В процессе работы сотрудника часто возникает необходимость получить трудовую книжку на временной основе – например, при увольнении, при оформлении копии или при передаче документа в другую организацию. Ниже представлено подробное руководство, как правильно составить заявление о временном предоставлении трудовой книжки, какие требования предъявляются к форме документа и какие шаги необходимо выполнить.
Правовая основа
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 65, ст. 66) работник имеет право запросить выдачу оригинала своей трудовой книжки. При этом:
- Работодатель обязан выдать документ в течение трёх рабочих дней с даты получения письменного заявления.
- Оригинал выдаётся только в случаях, предусмотренных законом (увольнение, переход в другую организацию, необходимость представления документа в сторонние органы и т.д.).
- В случае временного предоставления в трудовую книжку вносится отметка о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Когда требуется временное предоставление
Случаи, когда сотрудник просит выдать трудовую книжку на время:
- Увольнение и необходимость предъявить оригинал будущему работодателю.
- Перевод в другую организацию, где требуется предварительная проверка трудовой истории.
- Получение копии документа для подачи в пенсионный фонд, в суд или в другие инстанции.
- Возврат из отпуска, когда сотрудник временно утратил доступ к своей книжке.
Как правильно оформить заявление
Форма заявления не регламентирована законом, однако для избежания недоразумений рекомендуеться использовать шаблон, содержащий обязательные реквизиты.
Шапка заявления
Пример оформления шапки:
ООО «Название компании» ИНН ____________ / КПП ____________ Юридический адрес: ________________________
Текст заявления
В основной части указываются:
- ФИО работника полностью.
- Должность и подразделение.
- Номер и серия трудовой книжки (если известны).
- Период временного предоставления (указать количество дней).
- Причину запроса (увольнение, перевод, и т.д.).
- Подпись и дату.
Образец заявления
Заявление о выдаче трудовой книжки на время
ЗАЯВЛЕНИЕ
Я, ФИО Фамилия Отчество, паспорт: серия №, выдан кем и когда, прошу выдать мне оригинал моей трудовой книжки на временный срок до «__» __________ 20__ г.
Причина запроса: увольнение с предприятия / перевод в другую организацию / иное.
Копию заявления прошу направить в отдел кадров для оформления необходимых записей.
Подпись: ______________________
Пошаговый порядок выдачи
- Подготовка заявления. Сотрудник заполняет форму и передаёт её в отдел кадров.
- Получение подтверждения. Работодатель фиксирует дату получения заявления.
- Оформление записи. В трудовую книжку вносится отметка о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
- Выдача документа. В течение трёх рабочих дней работник получает оригинал книжки.
- Подписание акта приёма‑передачи. При получении подписывается акт, фиксирующий передачу документа.
Какие документы могут потребоваться
- Копия паспорта (для подтверждения личности).
- Копия трудового договора или приказа об увольнении.
- Справка о доходах (если требуется для пенсионного фонда).
- Документ, подтверждающий основание обращения (например, приказ об увольнении).
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие указания сроков. В заявлении обязательно указывайте конкретную дату окончания временного предоставления.
- Недостаточная подпись. Подпись должна быть читаемой и сопровождаться датой.
- Отсутствие причины. Хотя закон не требует обязательного указания причины, её наличие упрощает обработку заявления.
- Неправильный номер страницы в книжке. При выдаче оригинала проверяйте, что в книжке нет пропусков или ошибок.
Примеры оформления в разных ситуациях
Увольнение
В случае увольнения заявление часто сопровождается копией приказа об увольнении и указанием даты окончания трудовых отношений.
Перевод в другую организацию
Указывается цель перевода и требуемый срок выдачи, чтобы новый работодатель мог провести проверку.
Предоставление в пенсионный фонд
Заявление может содержать просьбу выдать копию трудовой книжки для подачи в ПФР, с указанием, что документ будет использован исключительно в этом цель.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли выдать копию вместо оригинала? Да, если работник согласен, но в этом случае в книжку вносится отметка о выдаче копии.
- Сколько дней действительно нужно указать? Обычно указывают срок, достаточный для выполнения необходимых действий (от 1 до 10 дней).
- Что делать, если работодатель отказывается выдавать книжку? В таком случае можно обратиться в трудовую инспекцию или в суд с требованием о выплате компенсации и выдаче документа.
Правильно составленное заявление о временном предоставлении трудовой книжки – ключ к своевременному получению необходимого документа. Соблюдая требования Трудового кодекса и используя приведённый шаблон, сотрудник минимизирует риск задержек и недоразумений. При возникновении вопросов рекомендуется обращаться в отдел кадров или в юридический отдел организации.
Для удобства вы можете скачать готовый образец заявления в формате Word и адаптировать его под свои нужды.