Трудовая книжка (ТК) или её электронный аналог (ЭТК) — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника․ Процедура её получения, выдачи или перехода на электронный формат требует от сотрудника составления письменного заявления․ В этой статье подробно разберем, в каких случаях нужно заявление, как его правильно составить и какие нюансы важно учесть в 2026 году․
Ключевые ситуации, требующие заявления
Заявление на выдачу трудовой книжки (оригинала или копии) или на переход на ЭТК подается в письменной форме в строго определенных случаях:
- При увольнении — для получения оригинала бумажной трудовой книжки с внесенными записями․
- Для оформления пенсии или других социальных выплат, когда требуется подтвердить стаж․
- Для получения заверенной копии (выписки) из трудовой книжки, если оригинал остается у работодателя (например, при переходе на другую работу)․
- Для исправления ошибок в записях трудовой книжки․
- Для перехода с бумажной трудовой книжки на электронную (ЭТК) или, наоборот, для отказа от ЭТК в пользу бумажного носителя (в период, когда это еще возможно)․
- При первом устройстве на работу — для оформления новой (первой) трудовой книжки, если у работника её не было․
Особенности 2026 года: завершение переходного периода на ЭТК
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает, что с этой даты:
- Работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки для всех вновь принимаемых на работу сотрудников, если те не заявят об ином․
- Для сотрудников, уже имеющих бумажную трудовую книжку, возможно одновременное хранение обоих вариантов, если они не подали заявление об отказе от бумажного носителя․
- Работник вправе в любой момент подать заявление о переходе на ЭТК или, наоборот, о выдаче ему оригинала бумажной книжки (если он ранее выбрал ЭТК)․
Важно: Решение о форме ведения ТК (бумажная или электронная) принимает сам работник путем подачи соответствующего заявления работодателю․
Как составить заявление: структура и образцы
Заявление пишется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты․ Оно направляется на имя руководителя организации (директора, генерального директора) или в отдел кадров․
Образец 1: Заявление на выдачу оригинала трудовой книжки (при увольнении или для пенсии)
Наиболее частый случай․ Заявление подается в момент увольнения или когда нужен оригинал для подтверждения стажа․
Директору ООО "Пример" [ФИО сотрудника] [Адрес регистрации] [Телефон] Заявление Я, [ФИО полностью], работающий(ая) в вашей организации в должности [должность] с [дата приема на работу], в связи с [увольнением / оформлением страховой пенсии] и на основании ст․ 62 ТК РФ прошу выдать мне оригинал трудовой книжки с внесенными записями о моей работе․ Подпись: _____________ / [Фамилия И․О․] /
Образец 2: Заявление на получение заверенной копии (выписки) из трудовой книжки
Если оригинал остается у работодателя (например, при переходе на новую работу), можно запросить заверенную копию․
Руководителю отдела кадров [Название организации] [ФИО сотрудника] Заявление Прошу предоставить мне заверенную копию (выписку) из моей трудовой книжки, содержащую записи о работе в вашей организации с [дата приема] по [дата увольнения], для предоставления в [название организации/цель, например, Пенсионный фонд]․ Подпись: _____________ / [Фамилия И․О․] /
Образец 3: Заявление на переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Для сотрудников, которые хотят отказаться от бумажного носителя в пользу электронного․
Генеральному директору [Название организации] [ФИО сотрудника] [Должность] Заявление В соответствии с частью 3 статьи 66․1 Трудового кодекса РФ прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде (ЭТК) и не выдавать мне бумажный носитель․ Сведения о моей трудовой деятельности прошу внести в информационную систему "Электронная трудовая книжка" (ЭТК)․ Подпись: _____________ / [Фамилия И․О․] /
Образец 4: Заявление на выдачу бумажной трудовой книжки (при отказе от ЭТК)
Если ранее был выбран электронный формат, но теперь требуется бумажный оригинал․
Руководителю [Название организации] [ФИО сотрудника] [Должность] Заявление Прошу выдать мне бумажный носитель трудовой книжки (оригинал) с внесенными в него сведениями о моей трудовой деятельности, так как я отказываюсь от ведения моей трудовой книжки в электронном виде․ Подпись: _____________ / [Фамилия И․О․] /
Порядок действий и сроки
- Подача заявления․ Документ подается лично под роспись в отдел кадров или на имя руководителя․ Рекомендуется иметь при себе копию паспорта․
- Срок рассмотрения․ Работодатель обязан рассмотреть заявление и выдать документ в течение 3 рабочих дней с даты его подачи (ст․ 62, 66․1 ТК РФ)․
- Выдача документа․
- При увольнении — оригинал бумажной ТК выдается в день увольнения вместе с трудовой книжкой․
- При запросе копии/выписки, выдается заверенная копия․
- При переходе на ЭТК — работодатель обязан в течение 5 рабочих дней внести сведения в систему ЭТК и уведомить об этом работника․
- Проверка․ Получив документ, сразу проверьте правильность всех записей, дат, подписей и печати․
Важные нюансы и частые вопросы
- Бесплатно ли выдается? Первый экземпляр (оригинал) трудовой книжки выдается работнику бесплатно․ Замена утраченного документа, а также изготовление дубликата может осуществляться за счет работодателя или работника в зависимости от причины (утрата по вине работника или работодателя)․
- Что такое «введение» трудовой книжки? Под этим обычно понимают первый выпуск документа при приеме на работу человека, который ранее не имел трудовой книжки․ В этом случае заявление не требуется — обязанность по оформлению лежит на работодателе (ст․ 67 ТК РФ)․ Однако если работник уже имел бумажную книжку и переходит на ЭТК, требуется его письменное согласие (заявление)․
- Можно ли получить ТК до увольнения? Да, можно подать заявление о выдаче оригинала или заверенной копии в любое время, если есть основания (например, для подачи в ПФР)․ Работодатель обязан выдать документ в течение 3 дней․
- Что делать, если работодатель отказывает или затягивает? Обратитесь с письменным заявлением (жалобой) в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд․ Отказ в выдаче документа является нарушением Трудового кодекса․
Составление заявления на выдачу или введение (переход на) трудовую книжку — стандартная, но ответственная процедура․ Главное — четко сформулировать свою просьбу, указать правовые основания (статьи ТК РФ) и соблюдать сроки․ В 2026 году, с окончанием переходного периода, вопрос выбора между бумажной и электронной формой становится окончательно актуальным, и решение за ним остается за работником․ Сохраняйте копию поданного заявления с отметкой о приеме у работодателя — это ваш важный аргумент в случае споров․
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер․ В сложных спорных ситуациях рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву․