Трудовая книжка, это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ По закону‚ при увольнении работодатель обязан выдать её на руки в день прекращения трудового договора․ Однако на практике бывают ситуации‚ когда сотрудник не может лично забрать документ‚ и тогда возникает необходимость в оформлении заявления на возврат трудовой книжки․ В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно составить такой документ‚ в каких случаях он нужен и какие нюансы следует учитывать․
В каких случаях необходимо заявление?
Согласно Трудовому кодексу РФ и Порядку ведения трудовых книжек (в частности‚ п․ 37 Порядка № 320н)‚ работодатель не имеет права просто так отправить трудовую книжку по почте․ Для этого требуется обязательное согласие работника; Заявление необходимо в следующих ситуациях:
- Увольнение заочно: работник отсутствовал на рабочем месте в последний рабочий день (например‚ при увольнении за прогул или по приговору суда)․
- Отправка по почте: бывший сотрудник не может лично явиться за документом (находится в другом городе‚ болеет и т․д․) и просит переслать книжку почтовым отправлением․
- Временная выдача оригинала: для предоставления в социальные органы (например‚ для назначения пенсии)‚ где требуется именно оригинал документа․
Общие правила составления заявления
Законодательством не установлено строгой унифицированной формы для такого заявления‚ поэтому оно пишется в свободной форме․ Тем не менее‚ чтобы документ имел юридическую силу‚ необходимо придерживаться следующих правил:
- Способ заполнения: написать заявление можно как от руки‚ так и набрать на компьютере․ Однако при выдаче трудовой книжки кадровики рекомендуют отдавать предпочтение рукописному варианту (синей или чёрной шариковой ручкой)․ Это позволяет легко подтвердить авторство документа в случае спорных ситуаций․
- Структура документа: заявление должно содержать «шапку» (данные работодателя и работника)‚ наименование документа‚ содержательную часть‚ дату и подпись․
- Четкость формулировок: в тексте не должно быть двусмысленных фраз․ Работник должен прямо выразить свое согласие на конкретное действие с его документом․
Как правильно написать заявление на отправку трудовой книжки по почте
Самый частый запрос — пересылка документа после увольнения․ Чтобы работодатель не задерживал выдачу‚ заявление должно быть составлено максимально понятно․
Что обязательно должно быть в содержательной части?
- Фраза о том‚ что бывший работник дает согласие на отправку трудовой книжки по почте․
- Точный почтовый адрес‚ по которому работодатель должен выслать документ (с индексом и полными реквизитами получателя)․
- Упоминание способа отправки (например‚ заказным письмом с описью вложения, это защитит обе стороны)․
Примерная структура заявления
В правом верхнем углу (Шапка):
Директору ООО «Название»
Иванову И․И․
от бывшего работника
Петрова Петра Петровича‚
адрес: 123456‚ г․ Москва‚ ул․ Примерная‚ д․ 1‚ кв․ 1‚
телефон: ###-###-####
По центру:
ЗАЯВЛЕНИЕ
Основной текст:
Прошу выслать мою трудовую книжку по почте в связи с невозможностью явиться за ней лично после увольнения․ Даю согласие на отправку трудовой книжки заказным письмом с описью вложения по следующему адресу: 654321‚ г; Санкт-Петербург‚ ул․ Почтовая‚ д․ 10‚ кв․ 5‚ Петрову П․П․
Подпись и дата:
______________ / Петров П․П․ /
Заявление на временную выдачу оригинала на руки
Если трудовая книжка нужна вам не после увольнения‚ а для предоставления в ведомство (например‚ в Пенсионный фонд или Социальный фонд)‚ алгоритм немного отличаеться․ Работодатель обязан выдать оригинал в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления․
В таком заявлении необходимо указать:
- Фразу: «Прошу выдать трудовую книжку на руки»․
- Цель такой выдачи (например‚ «для предоставления в СФР для назначения пенсии»)․
- Подтверждение того‚ что вы уведомлены о сроке возврата: «О необходимости возврата трудовой книжки работодателю в срок до 3 рабочих дней с момента возвращения документа из ведомства уведомлен(а)»․
Важные нюансы и сроки
- Сроки отправки: Если работник не забрал трудовую книжку в день увольнения‚ работодатель должен направить ему уведомление с просьбой явиться за документом или дать согласие на отправку по почте․ Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи․
- Как передать заявление? Если вы находитесь в другом городе‚ отправьте заявление заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении в адрес работодателя․ Это станет доказательством вашей просьбы․
- Ответственность работодателя: Пока работодатель не получил от вас согласия на пересылку или заявления о выдаче‚ он обязан хранить вашу трудовую книжку у себя․
Написание заявления на возврат трудовой книжки, простая‚ но крайне важная процедура․ Отсутствие четко выраженного согласия на отправку по почте или указания точного адреса может привести к тому‚ что документ застрянет в отделе кадров․ Составляйте заявление аккуратно‚ указывайте все необходимые данные и‚ по возможности‚ используйте рукописный вариант — это сбережет ваши нервы и защитит ваши трудовые права․