Вопрос о получении копии трудовой книжки возникает у многих сотрудников: необходимо подтвердить стаж перед новым работодателем, оформить пенсионные выплаты, оформить страховку или решить другие юридические задачи. В этой статье мы подробно разберём, какие реквизиты должно содержать заявление, какие нормы регулируют процесс выдачи копии, а также предоставим готовый образец заявления, который можно сразу использовать.

Правовая база

Выдача копии трудовой книжки регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 71, 73, 78);
• Приказ Минтруда России № 6н от «Об утверждении формы заявления работника о выдаче копии трудовой книжки»;
• Федеральный закон «Об обязательном социальном страховании» (для подтверждения страхового стажа).

Согласно ТК РФ, работодатель обязан выдать копию трудовой книжки в течение 5 рабочих дней со дня получения заявления, если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами организации.

Когда может потребоваться копия трудовой книжки?

1. При трудоустройстве на новое место работы;
2. Для оформления пенсионных прав и расчёта страхового стажа;
3. Для получения государственных пособий (по болезни, по беременности и родам и др.);
4. При необходимости предоставить доказательства трудового стажа в суде или в органы соцзащиты;
5. В случае утери оригинала трудовой книжки (выдаётся заверенная копия).

Что должно содержать заявление?

Заявление может быть составлено в произвольной форме, однако рекомендуется использовать типовой шаблон, в котором присутствуют все обязательные реквизиты. Ниже перечислены основные элементы:

• Шапка заявления – адресат (наименование организации, ФИО руководителя или кадровика);
• Дата и место составления;
• Полные данные работника:
  • ФИО;
  • дата рождения;
  • паспорт (серия, номер, кем и когда выдан);
  • идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – по желанию;
  • трудовой стаж (даты начала и окончания работы в организации);
• Основание для выдачи копии (например, «для подтверждения страхового стажа»);
• Требуемый объём копий (обычно одна заверенная копия);
• Подпись работника и её расшифровка;
• При необходимости – приложения (копия паспорта, справка о необходимости копии и т.д.).

Готовый образец заявления

Ниже представлен полностью готовый шаблон, который можно скопировать в любой текстовый редактор и заполнить своими данными.

Заявление
на выдачу заверенной копии трудовой книжки

Кому: ________________________________
(наименование организации, ФИО руководителя, должность)

От кого: ________________________________
(ФИО работника)

Я, ________________________________ (ФИО полностью),
дата рождения: «___» ___________ 19__ г.,

паспорт: серия ___ № ________, выдан ________________________,
ИНН: _____________ (по желанию),

прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки (№ _____________),
в целях: _______________________________________________
(указать цель: подтверждение страхового стажа, предоставление в новый
работодатель, и т.п.).

Сведения о периоде работы в организации:
дата приема на работу: «___» ___________ 20__ г.
дата увольнения (если применимо): «___» ___________ 20__ г.

Приложения:

 
Копия паспорта – 1 экз.
 
Справка о необходимости копии (при наличии) – 1 экз.


Подпись работника: _______________________/_____________________

М.П. (при необходимости)

Как правильно заполнить заявление?

1. Укажите точные реквизиты организации. Если в компании есть отдельный отдел кадров, адресуйте заявление туда.
2. Проверьте правильность персональных данных. Ошибки в ФИО, дате рождения или номере паспорта могут привести к задержке.
3. Чётко сформулируйте цель получения копии. Это ускорит согласование с бухгалтерией и юридическим отделом.
4. Приложите копию паспорта. По статье 71 ТК РФ копия трудовой книжки должна быть заверена работодателем, а для этого требуется удостоверить личность работника.
5. Подпишите заявление от руки. Электронная подпись допускается только в случае, если в организации внедрена система электронного документооборота.

Куда подавать заявление?

Заявление подаётся в один из следующих способов (выберите удобный):

• Лично в отдел кадров – получаете расписку о приёме.
• По внутренней корпоративной почте (если предусмотрено регламентом).
• Электронно через корпоративный портал (при наличии функции электронных подписей).

Сроки и порядок выдачи

Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой книжки в течение 5 рабочих дней с момента получения полностью заполненного заявления и всех необходимых приложений. Если срок превышен, работник имеет право обратиться в инспекцию по труду.

Возможные проблемы и их решения

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить копию трудовой книжки без подписи работодателя?

Нет. По закону копия считается официальным документом только после её заверения подписью и печатью работодателя.

Сколько копий можно запросить одновременно?

Обычно запрашивается одна копия. При необходимости более одного экземпляра следует указать это в заявлении и получить отдельные заверения.

Что делать, если оригинал трудовой книжки утерян?

Требуется написать заявление о выдаче заверенной копии трудовой книжки, приложив к нему копию паспорта и заявление о потере (при наличии). После получения копии оригинал можно восстановить в отделе кадров.

Можно ли получить копию в электронном виде?

С 2024 года многие крупные компании внедряют электронные трудовые книжки. В таком случае заявление оформляется в электронном виде, а копия предоставляется в PDF‑формате с цифровой подписью работодателя.

Оформление заявления на выдачу копии трудовой книжки – простая, но важная процедура. Соблюдая нормативные требования и используя готовый образец, вы сможете быстро получить необходимый документ без лишних задержек. Помните о необходимости приложить копию паспорта, чётко указать цель получения копии и подписать заявление от руки. При возникновении проблем не стесняйтесь обращаться в Трудовую инспекцию – закон защищает ваши права.

Дата актуализации статьи: . Информация взята из открытых источников (КонсультантПлюс, Росстандарт, официальные приказы Минтруда) и проверена юристами.