Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж работника и его профессиональный путь. Несмотря на глобальный переход на электронный формат (ЭТК), бумажная трудовая книжка по-прежнему остаеться важным кадровым документом. В некоторых ситуациях сотруднику необходимо написать заявление о выдаче новой трудовой книжки. О том, когда это нужно, как правильно составить документ и какие нюансы учесть в 2026 году, читайте в нашей подробной статье.
В каких случаях требуется заявление на новую трудовую книжку?
Согласно действующему трудовому законодательству, инициатива о оформлении или выдаче нового бланка всегда должна исходить от работника. Кадровик не имеет права заводить новую книжку или выдавать дубликат без соответствующего письменного обращения. Выделяют три основные причины для подачи такого заявления:
- Первое трудоустройство. Если сотрудник устраивается на работу впервые и у него нет стажа.
- Утрата или порча документа. Если трудовая книжка была утеряна (работником или работодателем), пришла в негодность (порвана, испачкана, обгорела).
- Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). В этом случае пишется заявление о переходе на ЭТК, после чего бумажный оригинал выдается сотруднику на руки, и работодатель прекращает ее ведение.
Особенности для лиц, поступающих на работу впервые
Здесь необходимо сделать важное уточнение. Если сотрудник трудоустраивается впервые начиная с 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка ему больше не оформляется. Работодатель сразу заводит на такого работника электронную трудовую книжку (ЭТК).
Однако, если по каким-то причинам работник, впервые устраивающийся на работу в 2026 году, настаивает на наличии бумажного документа, ему следует написать заявление об оформлении новой трудовой книжки. По закону работодатель обязан оформить бумажный бланк в течение недели после приема на работу, но только при наличии письменного заявления от сотрудника.
Заявление об оформлении новой трудовой книжки взамен утерянной
Если трудовая книжка была утеряна или испорчена, работник имеет право запросить у работодателя оформление дубликата (новой книжки). Для этого необходимо указать причину утраты. В заявлении обязательно следует написать: «Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с тем, что утрата документа произошла в связи с ____».
Вместо пропуска необходимо указать конкретную причину (например: «…в связи с утратой документа по моей вине» или «…в связи с утратой документа работодателем»). Работодатель, в свою очередь, обязан оказать содействие в восстановлении записей, запросив выписки из архивов или справки с предыдущих мест работы.
Заявление на выдачу трудовой книжки на руки
Иногда под «выдачей новой трудовой книжки» понимается получение оригинала документа на руки для предоставления в государственные ведомства (например, для назначения пенсии). В этом случае работник пишет заявление о выдаче трудовой книжки на руки. На основании полученного заявления кадровик обязан выдать оригинал документа в течение трех дней.
Также оригинал выдается на руки при подаче заявления о переходе на электронную трудовую книжку. Если в 2020 году сотрудник сделал выбор в пользу бумажной трудовой, то теперь, в 2026 году, он может подать новое заявление о переходе на ЭТК. После этого работодатель выдает бумажную книжку на руки, и она остается на хранении у работника.
Как правильно составить заявление: структура и реквизиты
Законодательством не установлено строгой унифицированной формы заявления, поэтому оно пишется в произвольной форме. Тем не менее, документ должен содержать обязательные реквизиты и быть составлен по правилам кадрового делопроизводства.
Структура заявления:
- Шапка (правый верхний угол):
- Должность руководителя организации, название компании, ФИО руководителя (в дательном падеже).
- Должность работника, его ФИО (в родительном падеже).
- Название документа: по центру листа пишется слово «Заявление».
- Основная часть: текст с просьбой о выдаче или оформлении трудовой книжки с обязательным указанием причины.
- Дата составления: указывается в нижнем левом углу.
- Подпись работника: располагается в нижнем правом углу.
Образцы заявлений
Ниже представлены актуальные шаблоны заявлений для различных ситуаций, актуальные на 2026 год.
Образец 1: Заявление об оформлении новой трудовой книжки (при первичном трудоустройстве)
Директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера
Петрова П.П.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с тем, что я поступаю на работу впервые и трудовой стаж отсутствую.
«23» мая 2026 г. _______________ / Петров П.П. /
Образец 2: Заявление об оформлении новой трудовой книжки взамен утерянной
Директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от бухгалтера
Сидоровой С.С.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу оформить мне новую трудовую книжку (дубликат) взамен утерянной в связи с тем, что утрата документа произошла в связи с его утерей по моей вине.
«23» мая 2026 г. _______________ / Сидорова С.С. /
Образец 3: Заявление о переходе на электронную трудовую книжку и выдаче бумажной на руки
Директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от инженера
Кузнецова К.К.
ЗАЯВЛЕНИЕ
На основании части 3 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ сообщаю о своем выборе и прошу вести сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде. Прошу выдать мне на руки бумажную трудовую книжку.
«23» мая 2026 г. _______________ / Кузнецов К.К. /
Ответственность работодателя
Работодатель несет ответственность за сохранность трудовых книжек. В 2026 году действуют новые правила оформления трудовых, которые обязывают кадровиков тщательно проверять основания для заведения новых бланков. Если книжка утеряна работодателем, он обязан восстановить ее за свой счет, собрав все подтверждающие документы. В этом случае в заявлении работника причина утраты будет указана как «в связи с утратой работодателем».
Составление заявления о новой трудовой книжке — обязательный юридический шаг, который защищает как работника, так и работодателя. Независимо от причины (первое трудоустройство, утеря или переход на ЭТК), важно четко формулировать свою просьбу и указывать основания. Используйте актуальные образцы 2026 года, чтобы избежать ошибок в кадровом делопроизводстве.