Процедура увольнения и получения документов — важный этап для любого работника. Одним из ключевых документов является трудовая книжка. Хотя закон не обязывает работника писать заявление на её получение (работодатель обязан выдать её по первому требованию), составление такого заявления является правилом хорошего тона и юридически значимым действием. Оно фиксирует факт обращения и создаёт чёткую документальную базу для обеих сторон, исключая возможные споры.
В современной практике, с развитием электронных трудовых книжек (ЭТК), ситуация усложнилась. Работник может выбрать формат ведения сведений о трудовой деятельности. Эта статья подробно разбирает, как правильно оформить заявление на выдачу трудовой книжки в любом формате.
Когда требуется заявление на выдачу трудовой книжки?
Заявление обычно подаётся в следующих случаях:
- При увольнении по собственному желанию — для получения документа в день увольнения (ст. 79 ТК РФ).
- При увольнении по инициативе работодателя — для получения документа в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ).
- При переводе в другую организацию, если предыдущий работодатель вел бумажную книжку, а новый, электронную, или наоборот.
- Для получения дубликата в случае утраты оригинального документа.
- Для получения заверенной копии (если нужен оригинал для личного пользования, а копия остаётся у работодателя).
- При переходе на электронный формат — для оформления выбора формата и получения подтверждающих документов.
Ключевые аспекты: бумажная vs. электронная трудовая книжка
С 2021 года граждане имеют право выбора формата. Это фундаментально влияет на процедуру выдачи.
Бумажная трудовая книжка (ТК)
Классический формат. Заявление на её выдачу — стандартное письменное обращение. Работодатель обязан выдать её в день увольнения, заверенную по всем правилам (подпись, печать, дата выдачи).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Сведения хранятся в единой государственной системе. Физический документ не выдается. Вместо этого работодатель обязан:
- Направить работнику уведомление о выборе формата (электронного или бумажного) и получить от него письменное согласие на ведение ЭТК (если выбор пал на электронный формат).
- Передать сведения в СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) в Пенсионный фонд России (ПФР) в течение 15 дней с даты увольнения.
- Выдать работнику расписку или иной документ, подтверждающий факт передачи сведений в ПФР и согласие на ЭТК.
Важно: Если работник ранее уже выбрал электронный формат на другом месте работы, новый работодатель обязан продолжить ведение ЭТК без его согласия, но должен уведомить его об этом.
Образцы заявлений на выдачу трудовой книжки
Ниже представлены универсальные и ситуационные образцы. Заполняйте их аккуратно, указывая точные данные.
Образец 1: Стандартное заявление на выдачу бумажной трудовой книжки при увольнении
Директору ООО "Пример" от [Ваша ФИО полностью] паспорт: серия [XX] № [YYYYYY] выдан [кем и когда] адрес: [ваш адрес] телефон: [ваш телефон] ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу выдать мне мою трудовую книжку (серия [XX] № [YYYYYY] выданная [кем и когда]) в день моего увольнения с должностью "[ваша должность]" с [число, месяц, год]. Подпись: _____________ / [Ваша ФИО] /
Образец 2: Заявление о переходе на электронную трудовую книжку и направлении уведомления
Это заявление используется, если вы хотите получить сведения в электронном виде и соглашаетесь на отказ от бумажного носителя.
Директору ООО "Пример" от [Ваша ФИО полностью] ЗАЯВЛЕНИЕ В соответствии с частью 1 статьи 66.1 Трудового кодекса РФ сообщаю о своём выборе формата хранения сведений о трудовой деятельности — электронный. Прошу: Направить мне уведомление о выборе формата для постановки отметки. Не выдавать мне бумажную трудовую книжку при увольнении. Передать сведения о моей трудовой деятельности (СЗВ-ТД) в Пенсионный фонд Российской Федерации. Выдать мне расписку или иной документ, подтверждающий выполнение вышеуказанных действий. Подпись: _____________ / [Ваша ФИО] /
Образец 3: Заявление на получение заверенной копии трудовой книжки
Директору ООО "Пример" от [Ваша ФИО полностью] ЗАЯВЛЕНИЕ В связи с необходимостью иметь при себе оригинал трудовой книжки для [указать цель, например: "предоставления в учебное заведение"], прошу выдать мне заверенную копию моей трудовой книжки (серия [XX] № [YYYYYY]). Оригинал прошу оставить у работодателя для архивного хранения. Подпись: _____________ / [Ваша ФИО] /
Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?
Это важный вопрос для нового работодателя. Подтвердить наличие ЭТК можно двумя основными способами:
- Через личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Трудовая деятельность»). Там отображаются все сведения, переданные ПФР.
- Через официальный запрос в Пенсионный фонд России (например, через интернет-приёмную на сайте ПФР или через МФЦ).
С какого года? Формально ведение ЭТК стало возможным с 1 января 2021 года (дата вступления в силу закона). Однако массовый переход начался позже. При приёме на работу в 2023-2026 годах почти все новые сотрудники, не имеющие ранее бумажной книжки, оформляются в электронном формате по умолчанию.
Особые случаи: форма СТД-Р и уволенный сотрудник
Если сотрудник на предыдущем месте работы отказался от ведения бумажной трудовой книжки и выбрал электронный формат, то при увольнении ему не выдается бумажный документ. Вместо этого работодатель передает сведения в ПФР. Работник может получить выписку из ЭТК через Госуслуги.
Форма СТД-Р — это не новая «трудовая книжка», а распечатка сведений из ЭТК на бумажном носителе, которая выдается по запросу работника через ПФР; Она имеет юридическую силу, равную бумажной трудовой книжке, но не является её заменой в архиве работодателя. Работодатель обязан хранить только сведения в ПФР.
Права работника и обязанности работодателя: краткая шпаргалка
| Ситуация | Что должен сделать работодатель | Что имеет право сделать работник |
|---|---|---|
| Увольнение (любой формат) | Выдать документы (ТК или расписку о передаче в ПФР) в день увольнения. | Подать заявление (рекомендуется). Требовать выдачу в день увольнения. |
| Выбор формата при приёме на работу | Направить уведомление о выборе формата. Получить письменное согласие на ЭТК (если выбирает её). | Выбрать формат (бумажный или электронный). Поставить отметку на уведомлении. |
| Запрос копии | Выдать заверенную копию по первому требованию. | Потребовать заверенную копию (оригинал может остаться у работодателя). |
| Утрата трудовой книжки | Оформить дубликат (по заявлению работника). | Подать заявление на дубликат. |
Составление заявления на выдачу трудовой книжки — это простой, но эффективный способ защитить свои права. Оно:
- Фиксирует дату обращения.
- Чётко определяет, какой именно документ вы запрашиваете (бумажный оригинал, копию, подтверждение по ЭТК).
- Служит доказательством в случае спора о сроках выдачи или содержании документа.
Всегда уточняйте у кадровика или бухгалтера, в каком формате ведётся ваша трудовая книжка, и на основании этого выбирайте соответствующий образец заявления. Помните, что ваше согласие на электронный формат должно быть письменным (подписанным уведомлением).
Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ (Трудовой кодекс, Федеральный закон № 400-ФЗ «О страховых пенсиях») и практики Пенсионного фонда. Дата актуализации информации: май 2026 года.