Работнику может понадобиться временно получить свою трудовую книжку на руки, например, для предоставления в Пенсионный фонд России (ПФР) при оформлении пенсии или для других действий, связанных с обязательным социальным страхованием. Важно знать: универсального официального бланка формы заявления не существует. Однако закон предписывает обязательное содержание документа, а также порядок его подачи. Данная статья объяснит, как правильно составить такое заявление.
Ключевой принцип: заявление — это ваше личное письменное обращение
Согласно действующему законодательству (в частности, Порядку заполнения формы СЗВ-ТД), работодатель обязан направить в ПФР сведения о трудовой деятельности каждого работника. Однако если сам работник временно нуждается в оригинале документа (например, для подачи заявления на пенсию), он должен написать заявление на имя руководителя организации.
Именно это заявление является основанием для выдачи трудовой книжки на руки и освобождает работодателя от ответственности за её утерю в период нахождения у работника.
Когда требуется заявление для ПФР?
Основные случаи, когда заявление пишут именно для предоставления в ПФР:
- Оформление пенсии (страховой) — для подтверждения трудового стажа.
- Уточнение или восстановление страхового стажа — если в данных ПФР есть расхождения.
- Получение социальных выплат, требующих подтверждения трудового пути.
Обязательные реквизиты и содержание заявления
Хотя бланка нет, заявление должно быть составлено в простой письменной форме и содержать следующие обязательные элементы:
«Шапка» (реквизиты адресата и автора)
- Наименование организации-работодателя (полное или сокращенное).
- ФИО руководителя (или должность, например, «Генеральному директору»).
- Ваши ФИО (как сотрудника), должность, подразделение, табельный номер (если есть).
Основная часть (суть просьбы)
Здесь нужно четко и без двусмысленностей указать:
- Цель выдачи: «…в целях предоставления в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР) для оформления пенсии / уточнения страхового стажа».
- Срок, на который вы берете документ: «…на срок до [число, месяц, год]» (например, до 30 дней). Это важно для кадрового делопроизводства.
- Фраза-просьба: «Прошу выдать мне на руки трудовую книжку».
Заключительная часть
- Дата составления заявления.
- Личная подпись с расшифровкой (ФИО).
Пример (образец) заявления
Ниже представлен типовой вариант, который можно адаптировать под свою ситуацию. Его можно оформить вручную или напечатать.
Директору ООО «Пример» [Ваши ФИО полностью] [Ваша должность] ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу выдать мне на руки мою трудовую книжку (серия XX № XXXXXXX) для предоставления в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР) в связи с оформлением страховой пенсии. Обязуюсь вернуть трудовую книжку в отдел кадров не позднее 30 (тридцати) календарных дней с даты её получения, то есть не позднее «___» ___________ 20__ г. «___» ___________ 20__ г. _________________ / [Ваши ФИО] /
Важные нюансы и практические советы
Что делать после получения заявления?
- Отдел кадров (кадровик) получит ваше заявление, проверит его соответствие требованиям и выдаст вам трудовую книжку под свою роспись в журнале учёта выдачи.
- Вам необходимо получить от кадровика расписку о том, что вы взяли документ. В расписке должна быть дата выдачи и ваша подпись.
- Срок хранения у вас должен быть минимально необходимым. Не затягивайте с возвратом.
Что, если заявление для ПФР, а не для пенсии?
Если цель — не оформление пенсии, а, например, уточнение стажа, формулировку в заявлении нужно изменить соответственно: «…в целях уточнения (восстановления) страхового стажа в ПФР». Суть остается той же: указать конкретную государственную инстанцию (ПФР) и цель.
А если нужно отправить по почте?
В редких случаях (например, если вы уже не работаете в организации) можно написать заявление с просьбой направить трудовую книжку заказным письмом с уведомлением. В этом случае в заявлении указывается почтовый адрес для отправки. Однако этот способ менее надежен и требует согласия работодателя.
Куда обращаться с заявлением?
Заявление подается не в ПФР, а в кадровую службу вашего последнего или текущего работодателя — той организации, которая ведёт вашу трудовую книжку. Именно она физически владеет документом и обязана его выдать на основании вашего заявления.
Таким образом, для получения трудовой книжки на руки с целью предоставления в ПФР вам необходимо:
- Составить простое письменное заявление по образцу выше, указав конкретную цель (для ПФР) и срок возврата.
- Подать его руководителю или в отдел кадров.
- Получить документ под расписку и в установленный срок вернуть его обратно.
Соблюдение этих простых правил защитит ваши права и обеспечит беспрепятственное взаимодействие с Пенсионным фондом.
Примечание: Информация актуальна на момент написания статьи. Для получения наиболее точных и индивидуальных консультаций рекомендуется обращаться в отдел кадров вашей организации или в консультационные службы ПФР.