В 2026 году, несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный документ все еще остается актуальным для миллионов граждан. Законодательство четко регламентирует порядок выдачи трудовой книжки работнику как при увольнении, так и в период работы для целей социального страхования. В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление, в каких случаях оно необходимо и какие нюансы нужно учитывать работодателю и сотруднику.
Когда требуется заявление на выдачу трудовой книжки?
Существует два основных сценария, когда работник обращается к работодателю с просьбой выдать трудовую книжку:
- При увольнении. Это обязательная процедура. Работодатель обязан выдать документ в последний день работы.
- В период работы. Сотрудник может запросить книжку на руки временно для оформления пенсии, кредита, визы или других целей, связанных с обязательным социальным страхованием.
Важно помнить: если трудовая книжка запрашивается во время работы, сотрудник обязан написать заявление. Без письменного запроса работодатель не имеет права отдавать оригинал документа на руки, так как несет ответственность за его хранение.
Правила выдачи при увольнении
Согласно Трудовому кодексу РФ, в последний день работы работодатель обязан:
- Внести запись об увольнении в бумажную трудовую книжку.
- Выдать трудовую книжку работнику под роспись в книге учета движения трудовых книжек.
- Предоставить заверенные копии документов (по запросу) и справку о доходах.
Если в день увольнения сотрудник отсутствует, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку документа почтой. Однако, даже если сотрудник не написал отдельного заявления на выдачу при увольнении, факт получения документа фиксируется в журнале учета.
Как составить заявление в период работы (для соцстрахования)
Если вам нужна трудовая книжка, пока вы продолжаете работать (например, для подтверждения стажа в Пенсионном фонде или для банка), необходимо подать письменное заявление. Закон не устанавливает строгой формы этого документа, поэтому оно пишется в произвольной форме.
Что обязательно должно быть в заявлении:
- Шапка: Кому (должность, ФИО руководителя, название организации) и от кого (должность, ФИО сотрудника).
- «Заявление о выдаче трудовой книжки».
- Текст просьбы: Четкое указание на необходимость выдачи оригинала трудовой книжки.
- Цель получения: Указание причины (например, «для оформления пенсии», «для представления в органы соцзащиты»). Это важно, так как выдача возможна именно для целей обязательного социального страхования.
- Срок возврата: Сотрудник должен указать дату, когда он обязуется вернуть документ (обычно не позднее 3 рабочих дней, но срок может быть согласован).
- Дата и подпись: Личная подпись сотрудника и дата подачи.
Образец заявления (2026 год)
Ниже приведен универсальный образец, который можно использовать в текущем году.
Генеральному директору ООО «Вектор»
Иванову П.С.
от менеджера Петровой А.И.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать мне оригинал моей трудовой книжки для предоставления в территориальный орган Пенсионного фонда РФ с целью подтверждения страхового стажа для назначения пенсии;
Обязуюсь вернуть трудовую книжку в отдел кадров не позднее трех рабочих дней с момента получения (до «__» ______ 2026 года).
«__» ______ 2026 г. _____________ /Петрова А.И./
Особенности выдачи копии трудовой книжки
Часто работнику требуется не оригинал, а заверенная копия трудовой книжки. Для этого также пишется заявление, но в тексте указываеться просьба о выдаче именно заверенной копии. Работодатель обязан заверить копию в день обращения или в течение 3 рабочих дней. Копия должна содержать надпись «Копия верна», должность заверяющего лица, его подпись, расшифровку и дату.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Если трудовая книжка была утеряна или повреждена не по вине работодателя, а самим работником, или если у поступающего на работу человека ее никогда не было, он должен написать заявление о выдаче новой трудовой книжки; В заявлении указывается причина отсутствия документа (утрата, повреждение, первичное трудоустройство). Стоимость бланка новой книжки может быть удержана из зарплаты сотрудника или оплачена им наличными, в зависимости от политики компании.
Ответственность и важные нюансы
Работодатель не вправе отказать в выдаче трудовой книжки, если сотрудник предоставил заявление с указанием целей социального страхования. Отказ может быть расценен как нарушение трудового законодательства.
Однако, если сотрудник забрал книжку на время и не вернул ее в оговоренный срок, работодатель должен зафиксировать этот факт актом. В случае увольнения, пока сотрудник не вернет ранее взятую книжку, процедура выдачи при увольнении технически не может быть завершена (некуда поставить подпись о получении), что может затянуть процесс окончательного расчета.
Ключевые выводы:
- Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать цель получения и срок возврата.
- При увольнении отдельное заявление часто не требуется, достаточно записи в журнале учета, но во многих компаниях принято писать заявление для документооборота.
- Вернуть взятую на время трудовую книжку нужно обязательно, иначе могут возникнуть проблемы с будущим трудоустройством и подтверждением стажа.
- В 2026 году актуальны как бумажные, так и электронные форматы, но бумажный документ по-прежнему требует бережного обращения и правильного оформления выдачи.
Соблюдение правил оформления заявлений и выдачи трудовых книжек защищает права как работника, гарантируя ему доступ к документу о стаже, так и работодателя, снимая с него ответственность за сохранность документа после момента передачи.