Трудовая книжка — это один из самых важных документов, подтверждающих ваш трудовой стаж. В каких случаях требуется написать заявление на её выдачу, и как это сделать правильно? В этой статье мы подробно разберём все нюансы составления такого заявления, предоставим образцы и объясним, на что обратить особое внимание.
Когда требуется писать заявление на выдачу трудовой книжки
Заявление на выдачу трудовой книжки необходимо в следующих случаях:
- При увольнении — трудовая книжка должна быть выдана работнику в последний рабочий день (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ)
- При оформлении дубликата — если оригинал утерян или испорчен
- По запросу бывшего работника — если он не получил её при увольнении
- Для получения копии или выписки — если нужна выписка из трудовой книжки
- При переходе на электронную трудовую книжку — если работник выбирает электронный формат ведения трудовой
Общие правила составления заявления
Структура заявления
Любое заявление на выдачу трудовой книжки должно содержать следующие обязательные элементы:
- Шапка, указывается наименование организации, должность и ФИО руководителя
- Заголовок — «Заявление о выдаче трудовой книжки»
- Основной текст, формулировка просьбы с указанием причины
- Подпись — с расшифровкой и датой
Реквизиты, которые необходимо указать
- Дата составления заявления
- ФИО работника полностью
- Паспортные данные (серия, номер, кем выдан, дата выдачи) — только если это необходимо
- Контактные данные (телефон, электронная почта)
- Подпись и её расшифровка
Образцы заявлений
Заявление на выдачу трудовой книжки при увольнении
Директору ООО «Ромашка»
Иванову Ивану Ивановичу
от Петрова Сергея Михайловича
Заявление
о выдаче трудовой книжки
Прошу выдать мне мою трудовую книжку в связи с увольнением по собственному желанию, согласно п. 3 ч; 1 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Дата увольнения: 20 мая 2026 года
Контактный телефон: +7 (999) -23-45-67
Подпись: ________________ /Петров С.М./
Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки
Директору ООО «Ромашка»
Иванову Ивану Ивановичу
от Сидоровой Анны Васильевны
Заявление
о выдаче дубликата трудовой книжки
Прошу выдать мне дубликат трудовой книжки в связи с её утерей. Оригинал был утерян по причине [указать причину, например, «в результате пожара»].
Прошу также внести соответствующую запись в трудовую книжку при её оформлении.
Контактный телефон: +7 (999) -87-65-43
Подпись: ________________ /Сидорова А.В./
Заявление на выдачу копии трудовой книжки
Директору ООО «Ромашка»
Иванову Ивану Ивановичу
от Васильевой Елены Петровны
Заявление
о предоставлении копии трудовой книжки
Прошу предоставить мне копию моей трудовой книжки для предоставления в [указать организацию, например, «Пенсионный фонд»].
Контактный телефон: +7 (999) -11-22-33
Подпись: ________________ /Васильева Е.П./
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку
Директору ООО «Ромашка»
Иванову Ивану Ивановичу
от Николаева Дмитрия Сергеевича
Заявление
о выборе формы ведения трудовой книжки
В соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат. Прошу также выдать мне мою бумажную трудовую книжку на руки при оформлении перехода.
Дата перехода: 21 мая 2026 года
Подпись: ________________ /Николаев Д.С./
Как правильно подать заявление
Способы подачи
- Лично — принести заявление в отдел кадров или секретарю
- Через представителя — если вы не можете явиться лично, можно отправить заявление через доверенное лицо с нотариально заверенной доверенностью
- По почте — заказным письмом с уведомлением о вручении
- Через электронную почту — если в организации предусмотрен такой способ (уточните у работодателя)
Что делать, если работодатель отказывает в выдаче
Если работодатель необоснованно отказывает в выдаче трудовой книжки, вы можете:
- Направить письменное требование о выдаче с указанием срока (обычно 3 дня)
- Обратиться в трудовую инспекцию
- Подать иск в суд
- Написать жалобу в прокуратуру
Основание: статья 84.1 Трудового кодекса РФ, гарантирующая выдачу трудовой книжки в последний день работы.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли получить трудовую книжку по доверенности?
Да, можно. Для этого необходимо оформить нотариально заверенную доверенность на человека, который будет получать трудовую книжку за вас.
Что делать, если трудовая книжка утеряна работодателем?
В этом случае работодатель обязан выдать вам дубликат трудовой книжки в течение 15 дней со дня обращения. Основание: статья 66 Трудового кодекса РФ.
Можно ли получить трудовую книжку после увольнения через несколько лет?
Да, но работодатель может потребовать от вас написать заявление с указанием причины задержки. В некоторых случаях может потребоваться решение суда.
Нужно ли платить за выдачу трудовой книжки?
Нет, выдача трудовой книжки при увольнении, оформлении дубликата или копии — бесплатна для работника. Работодатель не вправе взимать плату за эту услугу.
Полезные документы и ссылки
Вы можете скачать образцы заявлений по следующим ссылкам:
- Скачать пустой бланк заявления на выдачу трудовой книжки при увольнении (.doc)
- Скачать образец заявления на выдачу трудовой книжки при увольнении (.doc)
- Скачать образец заявления о выдаче копии трудовой книжки (.docx)
- Скачать образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку
Правильно составленное заявление на выдачу трудовой книжки — это гарантия того, что вы получите документ в срок и без лишних хлопот. Не забывайте указывать все необходимые реквизиты, причину обращения и контактные данные. Если работодатель нарушает ваши права, не стесняйтесь обращаться в контролирующие органы.
Помните: ваша трудовая книжка — это ваш документ, и вы имеете полное право требовать его выдачи в установленные законом сроки!