В современной практике кадрового делопроизводства, особенно с учетом перехода на электронные трудовые книжки, вопрос выдачи бумажного бланка на руки сотруднику остается важным. Несмотря на цифровизацию, бумажный документ по-прежнему может потребоваться для подтверждения стажа, оформления пенсии или предоставления в другие организации. В данной статье мы подробно разберем, когда требуется заявление, как его правильно составить и какие сроки должен соблюдать работодатель.

Когда необходимо писать заявление?

Согласно действующему законодательству РФ (в частности, ст. 84.1 ТК РФ и Порядку заполнения СТД-Р), процедура выдачи трудовой книжки зависит от ситуации:

• При увольнении: Если работник увольняется, работодатель обязан выдать трудовую книжку (или форму СТД-Р) в последний день работы. В этом случае отдельное заявление от сотрудника не требуется. Работодатель обязан сам инициировать выдачу.
• В период работы: Если действующий сотрудник хочет получить трудовую книжку на руки (например, для обращения в Социальный фонд России (СФР) для назначения пенсии, оформления визы или кредита), он обязан написать письменное заявление. Просто так, без документального запроса, отдавать трудовую книжку на руки нельзя.
• Для получения копии или выписки: Если работнику нужна не оригинал, а заверенная копия или выписка из трудовой книжки, он также пишет заявление в произвольной форме.

Сроки выдачи документа

Это один из самых важных моментов для кадровика и работника. Согласно нормативным актам:

1. Работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления.
2. Если заявление подано менее чем за три дня до истечения срока, выдача производится в день увольнения (если заявление связано с увольнением) или в согласованный срок, но с соблюдением логистики (особенно если книжку нужно отправлять почтой).

Как правильно составить заявление: структура и содержание

Заявление на выдачу трудовой книжки пишется в произвольной форме, однако должно содержать обязательные реквизиты, чтобы считаться юридически значимым документом.

Шапка документа

В правом верхнем углу указывается:

• Кому: Должность руководителя, наименование организации, ФИО директора (в дательном падеже). Например: Генеральному директору ООО «Вектор» Иванову И.И.
• От кого: Должность сотрудника, его ФИО (в родительном падеже). Например: от менеджера Петрова П.П.

Наименование документа

По центру строки пишется слово «Заявление».

Основная часть (Текст)

Здесь сотрудник формулирует свою просьбу. Важно указать:

• Просьбу выдать трудовую книжку (оригинал) или ее копию/выписку.
• Цель получения (например: «для предоставления в Социальный фонд России при оформлении пенсии» или «для оформления визы»).
• Способ получения: лично в руки или почтовым отправлением (указав адрес).

Дата и подпись

Внизу слева ставится дата написания заявления, справа — личная подпись сотрудника и ее расшифровка.

Образец заявления на выдачу трудовой книжки (2026 год)

Ниже приведен актуальный шаблон, который можно использовать в текущем году.

Генеральному директору
ООО «ТехноСтрой»
Сидорову А.В.
от главного бухгалтера
Кузнецовой Е.С.

Заявление

Прошу выдать мне на руки оригинал моей трудовой книжки в связи с необходимостью обращения в Социальный фонд России (СФР) для назначения страховой пенсии по старости.

Трудовую книжку обязуюсь вернуть в отдел кадров по окончании процедуры или в срок до «__» ______ 20__ года (если требуется временная выдача).

Примечание: В некоторых случаях, если книжка нужна только для просмотра и снятия копий в госорганах, ее могут не забирать навсегда, но по закону она хранится у работодателя. Если книжка нужна для постоянного хранения у гражданина (что сейчас редкость, так как основной документ — электронный), формулировка меняется.

Более распространенный вариант для временной выдачи:

«Прошу выдать мне трудовую книжку для предоставления в Пенсионный фонд РФ. Обязуюсь вернуть трудовую книжку работодателю в течение 3 (трех) рабочих дней после получения запрашиваемых услуг.»

Подпись: ___________ /Кузнецова Е.С./

Важные нюансы и рекомендации

• Фиксация выдачи: При выдаче трудовой книжки на руки (особенно в период работы) работодатель должен зафиксировать этот факт. Обычно сотрудник ставит подпись в журнале учета движения трудовых книжек или в личной карточке сотрудника (форма Т-2) с указанием даты выдачи и даты предполагаемого возврата.
• Электронная трудовая: Напоминаем, что с 2020 года основным документом является электронная трудовая книжка. Для большинства целей (пенсия, пособия) достаточно заказать выписку из электронной трудовой (форма СТД-Р или СТД-СФР) через Госуслуги или работодателя. Бумажная книжка выдается на руки только тем, кто ранее написал заявление о выборе бумажного формата и не отказался от него.
• Ответственность: Работник несет ответственность за сохранность документа, пока он находится у него на руках. В случае утери восстановление записей может занять много времени.

Заявление на выдачу трудовой книжки — простой, но важный документ, который защищает интересы обеих сторон трудовых отношений. Правильно составленный запрос помогает избежать путаницы и гарантирует, что вы получите необходимый документ в установленные законом трехдневный срок. Помните, что в 2026 году приоритетным остается электронный документооборот, но бумажная трудовая книжка сохраняет свою юридическую силу для тех, кто сохранил этот формат.