В современных условиях многие организации предоставляют сотрудникам возможность одновременно пользоваться как бумажным, так и электронным вариантом трудовой книжки. Однако такой двойной формат возможен только при условии, что работник не подавал заявление об отказе от бумажной формы. Ниже представлен подробный образец заявления, которое можно использовать для получения трудовой книжки на руки на определённый период.
Кому предназначено заявление
Заявление актуально для:
- Сотрудников, которые хотят получить бумажную копию трудовой книжки, но при этом согласны пользоваться её электронным вариантом одновременно;
- Работников, находящихся в процессе оформления новых трудовых отношений и нуждающихся во временной книжке;
- Сотрудников, ушедших на отпуск, декрет или иные виды личного времени, но желающих сохранить возможность обращения к бумажному документу.
Структура заявления
Заявление обычно состоит из следующих блоков:
- Шапка документа – реквизиты организации, номер и дата;
- Текст обращения – обращение к руководителю или к ответственному лицу отдела кадров;
- Основная часть – обоснование запроса, указание периода выдачи и причины необходимости;
- Подпись работника – ФИО, должность, дата подписи;
- Приложения (при необходимости) – копия трудовой книжки, копия паспорта и т.д.
Пример оформления
ООО «Примерная Компания»
ИНН 1234567890
КПП 9876543210
Юридический адрес: ул. Примерная, д. 1, г. Москва, 123456
Заявление
о выдаче трудовой книжки на руки на время
«__» __________ 2026 г.
Иванов Иван Иванович,
работающий в ООО «Примерная Компания» с «__» __________ 20XX г.,
в связи с необходимостью временного использования бумажной формы трудовой книжки,
запрашивает выдать мне трудовую книжку в бумажном виде на руки на период с «__» __________ 2026 г. по «__» __________ 2026 г.
При этом я согласен одновременно пользоваться электронным вариантом трудовой книжки, предоставляемым работодателем.
Подпись: ______________________
Иванов И.И.
Как правильно оформить заявление
Для того чтобы заявление было принято и оформлено без замечаний, следует соблюдать несколько простых правил:
- Точность дат – укажите конкретный период выдачи, иначе запрос может быть отклонён.
- Ясность формулировок – используйте официальный стиль, избегайте сокращений.
- Подпись – без подписи заявление считается недействительным.
- Приложения – если требуется подтверждающая документация (например, копия паспорта), её нужно приложить.
Что делать, если работодатель отказывается выдавать бумажную книжку
Согласно текущим нормативам, работодатель обязан выдать бумажную форму, если сотрудник не написал заявление об отказе от неё. Если отказ всё же возник, можно:
- Повторить запрос, уточнив, что отказ противоречит внутренним нормативным актам компании;
- Обратиться в отдел юридической поддержки или в профсоюз;
- При необходимости, подать официальное обращение в трудовую инспекцию.
Полезные рекомендации
Чтобы избежать недоразумений, рекомендуется:
- Заранее уточнить у HR‑отдела, какие документы требуются для выдачи бумажной трудовой книжки;
- Сохранять копию заявления и подтверждения о его получении;
- Сохранять электронную копию трудовой книжки в личном кабинете сотрудника, чтобы в случае утери бумажной формы быстро восстановить данные.
Заявление на выдачу трудовой книжки на руки на определённый период – простой, но важный документ, позволяющий работнику одновременно пользоваться бумажным и электронным вариантами трудовой книжки. Главное условие – отсутствие отзыва от бумажной формы. При правильном оформлении и своевременной подаче заявления процесс выдачи проходит быстро и без лишних сложностей.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению заявления или вы хотите обсудить конкретный случай, оставляйте комментарий ниже или обратитесь в службу поддержки вашей компании.