Увольнение — это процесс, который требует внимательного отношения к документам. Одним из самых важных этапов является получение трудовой книжки. В 2026 году, когда электронные трудовые книжки стали стандартом, а бумажный формат сохранился для определенных категорий работников, вопрос правильного оформления заявления на выдачу или подтверждение записей остается актуальным.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление, какие нюансы учесть и что делать, если работодатель затягивает с выдачей документа.

Нужно ли писать заявление на трудовую книжку?

Согласно актуальному трудовому законодательству РФ, процедура зависит от формата ведения вашей трудовой книжки:

Электронная трудовая книжка (ЭТК): Сведения о работе хранятся в Социальном фонде России (СФР). При увольнении работодатель обязан передать эти данные в фонд. Сотрудник может получить выписку из ЭТК в любое время через портал «Госуслуги», в клиентской службе СФР или МФЦ. Писать заявление работодателю именно на «выдачу» ЭТК не нужно, так как она не выдается на руки в виде документа. Однако, если вам нужна заверенная копия приказа об увольнении или справка о стаже для конкретных целей, заявление может потребоваться.
Бумажная трудовая книжка: Если вы относится к категории работников, за которых продолжают вести бумажную книжку (например, поступили на работу до 2021 года и не переходили на ЭТК, или являетесь госслужащим в определенных случаях), работодатель обязан выдать ее вам в день увольнения.

Важно: По закону работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний день работы. Если вы не забрали её в день увольнения (например, были на больничном), она хранится у работодателя. В этом случае, чтобы её получить, часто требуется написать заявление о выдаче.

Когда необходимо писать заявление?

Заявление на выдачу трудовой книжки пишется в следующих ситуациях:

• Получение документа после фактического увольнения. Если в день увольнения вы не присутствовали на работе и не получили книжку, работодатель обязан уведомить вас о необходимости её забрать. Для фиксации факта обращения и получения документа на руки лучше оформить письменное заявление.
• Запрос копий документов. Если вам нужны заверенные копии записей из трудовой книжки или выписки из неё для банка, визы или других инстанций.
• Восстановление утерянного документа. Если трудовая книжка была утеряна работодателем, заявление служит основанием для начала процедуры восстановления записей и выдачи дубликата.

> Обратите внимание: Шаблон такого заявления законодательно не утвержден. Оно пишется в произвольной форме от руки или печатается на компьютере.

Структура заявления: что обязательно должно быть

Несмотря на свободную форму, документ должен соответствовать правилам делового оборота. Вот основные элементы, которые должны присутствовать:

«Шапка» документа. В правом верхнем углу указывается:

• Должность и ФИО руководителя организации (или ИП).
• Наименование организации-работодателя.
• Должность и ФИО сотрудника (заявителя).

Заголовок. По центру листа пишется слово Заявление.
Основная часть. Текст должен быть лаконичным и содержать:

• Просьбу выдать трудовую книжку.
• Указание периода работы (даты приема и увольнения).
• Причину обращения (например, «в связи с увольнением» или «в связи с неполучением документа в день увольнения»).
• Если книжка электронная, просьба предоставить заверенную выписку или копию приказа.

Приложения. Если к заявлению прилагаются копии документов (паспорта, приказа об увольнении), их нужно перечислить.
Дата и подпись. Внизу слева ставится дата составления, справа, личная подпись заявителя с расшифровкой.

Образец заявления на выдачу трудовой книжки

Ниже приведен универсальный образец, который можно использовать в 2026 году.

Генеральному директору ООО «Вектор»
Иванову Петру Сергеевичу
от менеджера отдела продаж
Сидорова Алексея Ивановича

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне трудовую книжку (бумажного формата) в связи с моим увольнением из ООО «Вектор» 20 мая 2026 года. В день увольнения документ получен мною не был по причине нахождения на больничном листе.

Также прошу предоставить заверенную копию приказа о моем увольнении № 45-к от г.

Подпись: _____________ /Сидоров А.И./

Если речь идет об электронной трудовой книжке, формулировка будет немного иной:

Директору ИП Петрову А.А.
от бухгалтера
Смирновой Елены Викторовны

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с увольнением 21 мая 2026 года, прошу предоставить мне заверенную выписку из сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р), отражающую период моей работы в вашей организации, а также заверенную копию приказа о прекращении трудового договора.

Подпись: _____________ /Смирнова Е.В./

Пошаговая инструкция действий сотрудника

Чтобы процесс прошел гладко и без бюрократических проволочек, следуйте этому алгоритму:

1. Подготовьте документ. Используйте приведенные выше образцы. Можно написать заявление от руки на листе А4 или распечатать на компьютере.
2. Зарегистрируйте заявление. Подайте документ в отдел кадров или секретарю. Обязательно попросите поставить входящий штамп на вашей копии заявления (если их два) или сделайте фото переданного документа с отметкой о принятии. Это докажет факт обращения.
3. Ожидайте ответа.
   • Бумажную трудовую книжку обязаны выдать в день обращения или в срок, согласованный сторонами, но не позднее 3 рабочих дней (если она хранится в архиве).
   • Форму СТД-Р (выписку из электронной трудовой) работодатель обязан выдать в течение 3 рабочих дней с момента обращения.
4. Проверьте записи. Получив документ, внимательно проверьте правильность внесенных данных: даты, должности, основания увольнения (статья ТК РФ). Ошибки должны быть исправлены сразу же с печатью организации.
5. Распишитесь в журнале. Факт получения бумажной трудовой книжки фиксируется в журнале учета движения трудовых книжек.

Что делать, если работодатель отказывает или затягивает?

Задержка выдачи трудовой книжки или отказ в предоставлении сведений о стаже, это нарушение трудового законодательства.

• Ответственность работодателя: За каждый день задержки выдачи трудовой книжки по вине работодателя он обязан выплатить сотруднику компенсацию в размере среднего заработка.
• Куда жаловаться:

1. Напишите претензию на имя руководителя с требованием выдать документ и выплатить компенсацию.
2. Обратитесь в Государственную инспекцию труда (ГИТ). Жалобу можно подать онлайн через сайт «Онлайнинспекция.рф».
3. Подайте исковое заявление в суд о взыскании компенсации за задержку выдачи трудовой книжки и обязании выдать документ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отправить заявление по электронной почте?

Да, если в организации налажен электронный документооборот и у вас есть усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), либо если работодатель согласен принять скан заявления с последующим предоставлением оригинала. Однако для гарантии юридической значимости лучше подать бумажный вариант лично или заказным письмом с уведомлением о вручении.

Нужно ли платить за выдачу трудовой книжки?

Нет. Выдача трудовой книжки и предоставление сведений о трудовой деятельности (выписок из ЭТК) осуществляются бесплатно. Работодатель не имеет права требовать оплату за бланки, печать или работу кадровика.

Что делать, если трудовая книжка утеряна работодателем?

Работодатель обязан оформить дубликат. Для этого он делает запросы в архивы и предыдущие места работы сотрудника для восстановления стажа. Сотрудник также пишет заявление о выдаче дубликата. За утерю трудовой книжки работодатель несет материальную ответственность.

Правильно составленное заявление на выдачу трудовой книжки — это ваш гарант получения важного документа, подтверждающего стаж. Помните, что в 2026 году, независимо от формата трудовой (бумажная или электронная), работодатель обязан оперативно реагировать на запросы сотрудника. Не бойтесь фиксировать свои требования письменно — это дисциплинирует организацию и защищает ваши права.

Всегда проверяйте данные в полученном документе перед тем, как расписываться в его получении. Бережное отношение к документам о стаже поможет избежать проблем при оформлении пенсии или получении кредитов в будущем.