Трудовой книжка (или сведения о трудовой деятельности в электронном виде), это основной документ, подтверждающий стаж и опыт работы. При увольнении, особенно по собственному желанию (статья 80 Трудового кодекса РФ), работник имеет законное право получить свою трудовую книжку в день увольнения. Для этого необходимо направить работодателю соответствующее заявление.
В этой статье вы найдете подробное объяснение, зачем нужно это заявление, как его правильно составить, актуальный образец 2026 года с комментариями, а также ответы на частые вопросы.
Зачем нужно заявление на выдачу трудовой книжки?
Хотя Трудовой кодекс обязывает работодателя выдать трудовую книжку в день увольнения (ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ), на практике часто требуется письменное подтверждение от самого работника. Заявление выполняет несколько функций:
- Формальный запрос. Это официальный документ, который фиксирует ваше требование.
- Защита прав. При наличии заявления у работодателя не останется аргументов для задержки выдачи.
- Подтверждение даты. Дата подачи заявления важна для расчета возможной компенсации за задержку выдачи (ст. 84.1 ТК РФ).
- Переход на электронную форму. Если вы работали с электронной трудовой книжкой (ЭТК), заявление нужно для получения распечатанного выписки из Сведений о трудовой деятельности (СТД) на бумажном носителе.
Когда подавать заявление?
Оптимальный срок: за 1-2 рабочих дня до дня увольнения. Это даст бухгалтерии и отделу кадров время подготовить документ;
Минимальный срок: в день увольнения, одновременно с подачей заявления об увольнении по собственному желанию. Но такой подход рискован: если возникнут задержки, вы можете уйти без документа.
Куда подавать заявление?
Заявление подается на имя руководителя организации (генеральному директору, ректору и т.д.) через отдел кадров (ОК) или бухгалтерию. Рекомендуется сделать две копии: одну сдают в ОК, на второй ставят входящий номер и дату приема, вторую оставляют у себя.
Образец заявления (шаблон 2026 года)
Ниже представлен универсальный и корректный образец заявления. Заполняйте его внимательно, используя данные из вашего паспорта и трудовой книжки.
Шаблон для заполнения
Директору ООО "Пример" (ФИО руководителя полностью) от сотрудника: Иванова Ивана Ивановича (ФИО полностью) паспорт: серия 1234 № 567890, выдан ОВД района ..., г. ..., дата выдачи табельный номер: 123 отдела: (название отдела/подразделения) ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу выдать мне мою трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности) в день увольнения, то есть , в связи с прекращением трудового договора по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ). Подпись: _____________ / Иванов И.И. /
Пояснения к пунктам шаблона:
- Руководитель. Указывайте точное наименование организации и ФИО руководителя. Если не знаете ФИО, можно написать «Директору ООО «Пример»».
- Данные сотрудника. Указывайте ФИО полностью, как в паспорте. Табельный номер и отдел — для точной идентификации.
- Суть просьбы. Четко укажите, что вам нужна именно трудовая книжка (если она у вас была) или выписка из Сведений о трудовой деятельности (СТД) на бумаге (если вы работали с ЭТК). Ссылка на ст. 80 ТК РФ и дата увольнения обязательны.
- Дата и подпись. Не забудьте поставить дату подачи и свою подпись.
Важные нюансы на 2026 год
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Если с 2025 года вы работали только с ЭТК (т.е. работодатель не выдавал вам бумажную книжку), то при увольнении вы имеете право на бесплатную печать выписки из СТД на бумажном носителе. В заявлении это нужно прямо указать: «Прошу выдать мне распечатанную выписку из Сведений о трудовой деятельности…».
Задержка выдачи
Если работодатель не выдал документ в день увольнения, вы имеете право на компенсацию. За каждый день просрочки с 3-го по 14-й день — не менее 1/300 среднего заработка, с 15-го дня — не менее 1/150 среднего заработка (ст. 84.1 ТК РФ). Ваше заявление — первый шаг для взыскания этой компенсации.
Запись в трудовой книжке
Само заявление не влияет на формулировку записи об увольнении. Она определяется исключительно основанием увольнения (приказом). При увольнении по собственному желанию запись должна быть: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Частые ошибки при составлении заявления
- Неуказание конкретного документа. Пишите «трудовая книжка» или «выписка из СТД», а не просто «документы».
- Отсутствие даты увольнения. Это ключевой параметр для работодателя.
- Неясная формулировка. Избегайте фраз «прошу предоставить», «прошу выдать мне все документы». Будьте конкретны.
- Подача только устного заявления. Без письменного документа в случае спора будет сложно доказать факт обращения.
Что делать, если работодатель отказывает?
Если в день увольнения вам отказали выдать документ, требуйте письменный отказ (или хотя бы пометку на вашем экземпляре заявления о принятии). Затем действуйте по алгоритму:
- Обратитесь с письменным заявлением (повторным) в государственную инспекцию труда (ГИТ).
- Подайте иск в суд о взыскании заработной платы за время вынужденного прогула (если из-за отсутствия трудовой вы не смогли устроиться на работу) и компенсации за задержку выдачи.
- Обратитесь в прокуратуру.
Подача простого, но грамотного заявления — это ваша гарантия получения важнейшего документа в установленный законом срок. Используйте приведенный образец, адаптируйте его под свою ситуацию (бумажная книга или ЭТК) и подавайте заблаговременно. Помните, что ваши права в этой сфере защищены Трудовым кодексом РФ, и работодатель обязан их соблюдать.
Важно: Данный материал является информационно-справочным и не заменяет профессиональную юридическую консультацию. В сложных спорных ситуациях рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву.
Дата актуальности информации: 22 мая 2026 года. Учитывайте возможные изменения в законодательстве.