В процессе работы в организации сотрудник может потребоваться выдача копии или оригинала трудовой книжки. Для этого необходимо правильно оформить заявление на подачу трудовой книжки. Ниже – полное описание, требования, примеры и пошаговая инструкция.

Когда требуется заявление на выдачу трудовой книжки?

• Необходимо подтвердить свой стаж при оформлении страховой пенсии.
• Требуется копия для подачи в другую организацию (например, при переводе на новую работу).
• В случае потери оригинала – заявление помогает получить дубликат.
• При увольнении – оригинал выдается только в исключительных случаях, предусмотренных ТК РФ.

Юридическая основа

Согласно ст. 62 ТК РФ, работник имеет право потребовать выдачу оригинала трудовой книжки в следующих случаях:

1. Оформление страховой пенсии.
2. Требования органов государственной статистики или других контролирующих органов.
3. Перевод в другую организацию, если прежний работодатель отказывается выдать документ.

Как правильно составить заявление?

Заявление должно быть оформлено в письменной форме, подписано и направлено в отдел кадров (или в другую уполномоченную структуру). Ниже – образец заявления с пояснениями.

Шаблон заявления (общий вид)

Заявление

о выдаче копии (оригинала) трудовой книжки
Я, Ф.И.О. Фамилия Отчество, паспортные данные № паспорта: ХХ№1234567, выдано ОУФМС России по г. ХХ 12.12.20XX, 
работаю в организации [название организации] с Дата начала работы по настоящее время на должности [должность].

В связи с целью использования копии (оригинала) трудовой книжки (например: оформление страховой пенсии / перевод в другую организацию / подтверждение опыта работы) прошу выдать мне копию (оригинал) трудовой книжки.

Приложения:
Копия паспорта;
Документ, подтверждающий цель (при необходимости).

Подпись: ______________________

Важные детали

• ФИО полностью – без сокращений.
• Указать дату начала работы и должность.
• Четко обозначить цель выдачи (пенсия, перевод, подтверждение опыта).
• Перечислить приложения, которые будут прилагаться к заявлению.
• Поставить дату и подпись в конце документа.

Пошаговый порядок подачи заявления

1. Подготовка документа – заполнить шаблон, проверить корректность данных.
2. Сбор приложений – копия паспорта, справка о стаже, цель выдачи.
3. Подача в отдел кадров – лично или через внутренний электронный документооборот.
4. Ожидание обработки – обычно от 3 до 10 рабочих дней.
5. Получение документа – вручение копии (или оригинала) трудовой книжки.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли подать заявление онлайн? Да, многие организации допускают электронную форму заявления через корпоративный портал.
• Сколько стоит выдать копию? Выдача копии обычно бесплатна; дубликат оригинала может обойтись в небольшую административную плату (не более 500 ₽).
• Что делать, если работодатель отказывается выдавать документ? В таком случае можно обратиться в трудовую инспекцию или в суд.
• Можно ли оформить заявление в свободной форме? Да, но лучше использовать официальный шаблон, чтобы избежать недоразумений.

Пример заполненного заявления (для скачивания)

Ниже представлен готовый образец заявления в формате Word, который можно легко адаптировать под свои нужды.

Скачать шаблон заявления (DOCX)

Правильно составленное заявление на подачу трудовой книжки – ключ к своевременному получению необходимого документа. Соблюдайте требования ТК РФ, используйте официальный шаблон и не забывайте приложить все необходимые подтверждающие документы. При соблюдении этих простых правил процесс выдачи будет быстрым и без лишних осложнений.

Автор статьи: HR‑отдел, 2026 год.