В 2026 году рынок труда России окончательно завершил переходный период к цифровому формату учета стажа. С 1 января этого года электронные трудовые книжки (ЭТК) стали основным и безальтернативным способом фиксации трудового стажа для всех новых сотрудников. Однако вопросы, связанные с бумажными версиями, выдачей документов на руки и подтверждением стажа, по-прежнему требуют грамотного документального оформления.

Ниже мы подробно разберем, когда и как писать заявление (письмо) работодателю, чтобы получить трудовую книжку, и какие нюансы важно учитывать в текущих реалиях.

Почему может потребоваться письмо работодателю?

Несмотря на цифровизацию, бумажная трудовая книжка не исчезла полностью для тех, кто вел ее до 2020 года и не отказался от нее в пользу электронного формата. Согласно законодательству, если работник ранее не подавал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан был продолжать вести бумажный вариант параллельно с электронным;

Письмо (заявление) работодателю необходимо в следующих ситуациях:

• Выдача на руки при увольнении: Работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку в день увольнения.
• Восстановление утерянного документа: Если книжка была утеряна или испорчена по вине работодателя, требуется письменное обращение для выдачи дубликата или справки о стаже.
• Получение выписки или копии: Для оформления пенсии, виз или кредитов может потребоваться заверенная копия или выписка из трудовой.
• Запрос сведений о стаже: Если данные в электронном реестре ПФР (СФР) и бумажном носителе расходятся.

> Важно: С 2026 года новым сотрудникам бумажные трудовые книжки больше не заводятся. Их стаж ведется исключительно в электронном виде. Письма о выдаче «новой» бумажной книжки писать бессмысленно.

Как правильно написать заявление на выдачу трудовой книжки

Документ, который часто называют «письмом», юридически является заявлением. Оно пишется в свободной форме на имя руководителя организации или в отдел кадров.

Структура документа

Чтобы заявление было принято и рассмотрено быстро, оно должно содержать следующие элементы:

Шапка: В правом верхнем углу указывается должность и ФИО руководителя, а также данные заявителя (должность, ФИО).
По центру строки пишется слово «Заявление».
Основная часть:

• Четкая просьба (выдать трудовую книжку, предоставить копию, оформить дубликат).
• Указание причины (увольнение, утрата документа, необходимость подтверждения стажа).
• Ссылка на период работы (даты приема и увольнения, если применимо).

Приложения: Если есть копии документов (паспорта, заявления об утере), их нужно перечислить.
Дата и подпись: Внизу слева ставится дата, справа — личная подпись и расшифровка.

Образец заявления на выдачу трудовой книжки при увольнении

Ниже приведен пример того, как должно выглядеть правильное заявление в 2026 году.

Генеральному директору ООО «Вектор»
Иванову П.С.
от менеджера отдела продаж
Петровой А;И.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне мою трудовую книжку (бумажный носитель) в связи с моим увольнением по собственному желанию 23 мая 2026 года.

Также прошу предоставить заверенную копию трудовой книжки и справку о периодах работы для представления в пенсионный фонд.

Напоминаю, что согласно ст. 84.1 ТК РФ, трудовая книжка должна быть выдана работнику в день увольнения.

Подпись: ___________ /Петрова А.И./

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если вы обнаружили, что ваша бумажная трудовая книжка утеряна (вами или работодателем), алгоритм действий зависит от виновника:

Утеря работником: Работник пишет заявление работодателю с просьбой выдать дубликат. В заявлении указываются известные данные о предыдущих местах работы. Работодатель обязан помочь в сборе сведений, но первичный запрос исходит от сотрудника.
Утеря работодателем: Если вина лежит на компании, она обязана восстановить стаж сотрудника, запросив данные в архивах и у предыдущих работодателей, и выдать дубликат в кратчайшие сроки. В этом случае также пишется заявление, но с требованием восстановить документ.

Электронная трудовая: нужно ли письмо для её получения?

С 2026 года понятие «получить электронную трудовую книжку» трансформировалось. Она не выдается на руки в виде файла или документа. Доступ к ней осуществляется через:

• Личный кабинет на портале Госуслуг.
• Личный кабинет на сайте Социального фонда России (СФР).
• Запрос через работодателя (выдается выписка по форме СТД-Р).

Если вам нужна официальная выписка из электронной трудовой, вы пишете заявление работодателю с просьбой предоставить выписку (справку) о трудовой деятельности. Работодатель обязан выдать ее в течение 3 рабочих дней.

Пример формулировки для электронной выписки:

> «Прошу предоставить мне заверенную выписку из сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р) за период работы в организации с [дата] по [дата] для предъявления по месту требования.»

Ключевые рекомендации в 2026 году

• Проверяйте данные онлайн: Перед тем как писать заявление о восстановлении бумажной книжки, проверьте свой стаж на Госуслугах. Возможно, все данные уже есть в электронном виде, и бумажная волокита не потребуется.
• Соблюдайте сроки: При увольнении трудовую обязаны выдать в последний рабочий день. За каждый день задержки работодатель несет материальную ответственность.
• Фиксируйте подачу: Заявление лучше подавать в двух экземплярах: один сдаете в канцелярию/кадры, на втором (вашем) ставят отметку о принятии с датой и входящим номером. Это ваша страховка на случай споров.

Грамотно составленное заявление — это первый шаг к быстрому решению вопросов с документами. Даже в эпоху тотальной цифровизации бумажный след в виде правильно оформленного запроса остается важным инструментом защиты прав работника.