Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий стаж и опыт работы гражданина. Её выдача регулируется Трудовым кодексом Российской Федерации (ст. 66, 84.1, 84.2), и работодатель обязан выдать её работнику в строго установленные сроки. Однако в ряде случаев — при увольнении, необходимости предоставления в ПФР, банк, вуз или при временной выдаче на руки — сотрудник должен подать письменное заявление. В этой статье вы найдёте полную инструкцию, как правильно составить заявление «Прошу выдать трудовую книжку», с образцами, юридическими нюансами и рекомендациями.

Когда требуется заявление на выдачу трудовой книжки?

Заявление на выдачу трудовой книжки подаётся в следующих случаях:

• При увольнении (обязательно, если книжка остаётся у работодателя до последнего дня работы);
• При необходимости предоставления трудовой книжки в Пенсионный фонд РФ (ПФР), органы соцзащиты, банк, учебное заведение;
• При временной выдаче книжки на руки для оформления льгот, субсидий, ипотеки и т.п.;
• При запросе копии трудовой книжки;
• При выборе формы ведения трудовой книжки (бумажной или электронной) — в рамках перехода на электронные трудовые книжки (с 2020 г.);
• При смерти работника — заявление от родственника для получения книжки по наследству.

Юридические основания

Согласно статье 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку в день прекращения трудового договора. Если работник не явился за ней — работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за документом.

Статья 66.1 ТК РФ устанавливает право работника на выбор формы ведения трудовой книжки: бумажной или электронной. Если работник не подал заявление до , книжка продолжает вестись в бумажной форме по умолчанию.

Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя в течение трёх рабочих дней предоставить копии документов, связанных с работой, в т.ч. — копию трудовой книжки, по письменному заявлению работника.

Как правильно написать заявление: структура и правила

Форма заявления не унифицирована — закон не требует строгого шаблона. Однако для юридической силы и избежания отказа в выдаче, заявление должно содержать следующие обязательные элементы:

1. Наименование организации — полное название работодателя;
2. ФИО и должность руководителя — кому адресуется заявление;
3. ФИО, должность и подразделение работника — кто подаёт заявление;
4. Название документа — «Заявление» или «Заявление о выдаче трудовой книжки»;
5. Суть просьбы — чётко сформулированная фраза: «Прошу выдать трудовую книжку»;
6. Цель выдачи — почему нужна книжка (например: «для предоставления в ПФР», «для оформления ипотеки», «в связи с увольнением»);
7. Способ получения — на руки, по почте, через представителя;
8. Дата и подпись, обязательно собственноручная подпись с расшифровкой (ФИО);
9. Контактные данные, желательно указать телефон и email для связи.

Важно!

Заявление пишется от руки на листе А4 или печатается на компьютере. В обоих случаях подпись — только собственноручная. Электронная подпись не принимается для таких заявлений.

Образцы заявлений

Образец 1: Заявление на выдачу трудовой книжки при увольнении

Заявление

Генеральному директору
ООО «Светлый Путь»
И.В. Петрову
от сотрудника отдела продаж
Сидорова Алексея Владимировича
ИНН 770123456789

Прошу выдать мне трудовую книжку в связи с увольнением по собственному желанию, в соответствии со ст. 80 и 84.1 Трудового кодекса РФ.

Получить трудовую книжку прошу лично в день увольнения.

Подпись: ___________ /Сидоров А.В./

Образец 2: Заявление на выдачу трудовой книжки для предоставления в ПФР

Руководителю ООО «ТехноСервис»
А.С. Кузнецову
от бухгалтера
Морозовой Елены Сергеевны

В связи с необходимостью подтверждения трудового стажа для назначения пенсии, прошу выдать мне трудовую книжку для предоставления в территориальный орган Пенсионного фонда РФ по месту жительства.

Прошу выдать книжку на руки . После предоставления в ПФР — верну книжку в отдел кадров в течение 5 рабочих дней.

Контактный телефон: +7 (916) -23-45-67

Подпись: ___________ /Морозова Е.С./

Образец 3: Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Начальнику отдела кадров
АО «РосСтрой»
О.Н. Волковой
от инженера-конструктора
Григорьева Дмитрия Алексеевича

В связи с подачей документов на получение жилищной субсидии, прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки в соответствии со ст. 62 ТК РФ.

Копию прошу предоставить в бумажном виде с печатью и подписью ответственного лица.

Подпись: ___________ /Григорьев Д.А./

Образец 4: Заявление на отправку трудовой книжки по почте

Генеральному директору
ООО «МирТех»
М.А. Смирнову
от уволенного сотрудника
Козловой Натальи Петровны

В связи с отъездом на постоянное место жительства в другой регион, прошу направить мою трудовую книжку по почте заказным письмом с уведомлением о вручении на следующий адрес:

603000, г. Владимир, ул. Ленина, д. 45, кв. 12
Козловой Н.П.

Прошу уведомить меня о дате отправки. Книжка выдана в день увольнения, но не была получена вовремя.

Подпись: ___________ /Козлова Н.П./

Что делать, если работодатель отказывает в выдаче?

Если работодатель отказывает в выдаче трудовой книжки без законных оснований — это нарушение ст. 234 ТК РФ и ст. 84.1 ТК РФ. В таком случае:

• Напишите повторное заявление с пометкой «Повторное заявление» и укажите дату первого обращения;
• Отправьте заявление заказным письмом с уведомлением, это станет доказательством;
• Обратитесь в Государственную инспекцию труда (Роструд) или в прокуратуру;
• Подайте иск в суд о взыскании морального вреда и компенсации за вынужденный простой (до 3-х средних заработков за каждый день задержки).

Важно! Срок исковой давности по таким делам, 1 год с момента нарушения.

Особенности при электронных трудовых книжках

С 2020 года работники могут выбрать: бумажную или электронную трудовую книжку. Если вы не подавали заявление до — книжка продолжает вестись в бумажной форме. Если вы хотите перейти на электронную форму — подаётся заявление в отдел кадров. Образец:

Заявление о выборе формы ведения трудовой книжки

Генеральному директору
ООО «ИнноваТех»
Е.В. Лебедеву
от сотрудника
Тимофеева Ивана Сергеевича

В связи с обязательным переходом на электронные трудовые книжки, в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ, прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажной форме.

Подпись: ___________ /Тимофеев И.С./

Если вы хотите перейти на электронную форму — замените фразу «продолжить ведение в бумажной форме» на «перейти на ведение трудовой книжки в электронной форме».

• Заявление пишется в произвольной форме, но должно быть чётким и содержать все обязательные реквизиты;
• Подпись, только собственноручная, даже если заявление напечатано;
• Цель выдачи обязательно указывайте — это снижает риски отказа;
• Сохраняйте копию заявления с входящим номером и подписью работодателя;
• Если книжка выдаётся по почте, требуйте уведомление о вручении;
• При отказе, действуйте быстро: обращайтесь в Роструд или в суд.

Правильное оформление заявления — залог быстрой и законной выдачи трудовой книжки. Не бойтесь требовать свои права: это не только формальность, а важный шаг в защите вашей трудовой биографии.

Помните: трудовая книжка — ваш личный документ. Работодатель не имеет права удерживать её без законных оснований.