Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Согласно законодательству РФ, при заполнении всех страниц основной трудовой книжки (в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях») работодатель обязан выдать работнику вкладыш в трудовую книжку. Этот вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки и имеет такую же юридическую силу. В этой статье вы найдете подробный образец заявления на выдачу вкладыша, инструкции по его оформлению, а также ответы на самые частые вопросы.

Когда нужен вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш выдается в следующих случаях:

• Заполнены все свободные строки в разделе «Сведения о работе» (обычно 20 страниц);
• Заполнены все строки в разделе «Сведения о награждениях и взысканиях»;
• Трудовая книжка повреждена (порвана, испачкана, выцвела) и не подлежит дальнейшему использованию;
• Допущены ошибки при заполнении ьного листа или первых страниц — в этом случае бланк уничтожается, и выдается новый вкладыш.

Важно: законодательно не ограничено количество вкладышей, которые могут быть выданы к одной трудовой книжке. Главное — соблюдать порядок их оформления и регистрации.

Кто инициирует выдачу вкладыша?

Выдача вкладыша, обязанность работодателя. Однако для начала процедуры работник должен подать заявление о выдаче вкладыша. Это формальное требование, которое фиксирует факт обращения работника и защищает работодателя от претензий.

Заявление может быть подано как в письменной форме, так и в электронном виде (если в организации используется электронный документооборот). Однако для юридической надежности рекомендуется подавать заявление в бумажном виде с подписью и датой.

Образец заявления на выдачу вкладыша в трудовую книжку

Ниже приведен официальный образец заявления, который можно использовать в 2026 году. Форма не строго регламентирована, но должна содержать обязательные реквизиты.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Руководителю [ФИО руководителя полностью]
[Должность руководителя]
[Наименование организации]
[Адрес организации]

От: [ФИО работника полностью]
[Должность]
[Табельный номер (если есть)]

Прошу выдать мне вкладыш в трудовую книжку в связи с заполнением всех свободных страниц основной трудовой книжки.

Основание: заполнены все строки в разделе «Сведения о работе» (стр. 1–20).

Приложение: трудовая книжка № [номер трудовой книжки], выданная [дата выдачи].

Подпись: _______________

Ф.И.О. (расшифровка): _______________

ВАЖНО!

• Заявление пишется от руки или печатается — оба варианта допустимы.
• Обязательно указывайте номер трудовой книжки и дату её выдачи.
• Подпись работника должна быть собственноручной.
• Не забудьте поставить дату подачи заявления.

Как оформляется вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш оформляеться работодателем в строгом соответствии с Постановлением Правительства РФ № 225 от и Порядком № 320н от ;

Порядок оформления:

1. Работодатель получает заявление от работника.
2. Проверяет наличие свободного места в трудовой книжке — если оно отсутствует, оформляет вкладыш.
3. Выдает вкладыш в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления.
4. На ьном листе основной трудовой книжки ставится штамп: «Вкладыш выдан» с указанием серии, номера и даты выдачи вкладыша.
5. Если на ьном листе основной книжки нет места — штамп ставится на ьном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка № 320н).
6. Вкладыш заполняется аналогично трудовой книжке: указываются серия, номер, ФИО, дата рождения, образование, профессия, дата и основание выдачи.
7. Вкладыш сшивается с трудовой книжкой и скрепляется печатью организации (если она есть).

Образец записи в трудовой книжке о выдаче вкладыша:

Запись должна быть сделана в разделе «Сведения о работе» и выглядит так:

«Вкладыш выдан г. Серия 12 № 345678»

Важно: с 2020 года запись от руки о выдаче вкладыша не допускается. Только штамп (печать) с указанием серии и номера. Это требование закреплено в Порядке № 320н.

Что делать, если вкладыш испорчен?

Если при заполнении вкладыша допущена ошибка (например, неверно указано ФИО, дата рождения, или запись нечитаема), то:

• Неправильно заполненный вкладыш уничтожается;
• Выдается новый вкладыш с тем же номером и серией (если это возможно) или с новыми реквизитами;
• На ьном листе основной книжки делается запись: «Вкладыш № [номер] уничтожен, выдан новый».

Все действия фиксируются в специальном журнале учета трудовых книжек и вкладышей (форма № Т-2).

Где взять бланк вкладыша?

Бланки вкладышей в трудовую книжку изготавливаются по единому образцу, утвержденному Минтрудом РФ. Работодатель обязан приобретать их только у утвержденных поставщиков — например, через специализированные типографии или в организациях, имеющих лицензию на печать бланков строгой отчетности.

Скачать пустой бланк вкладыша можно на официальных сайтах:

• КонсультантПлюс — в разделе «Документы» → «Трудовое право»;
• Роструд — в разделе «Документы» → «Формы»;
• Сайт «Моё дело» — в разделе «Трудовая книжка».

Бланки доступны в форматах Word и PDF для печати.

Хранение вкладышей

Вкладыши в трудовой книжке хранятся вместе с основной книжкой в архиве организации в течение:

• 75 лет — после увольнения работника (если он умер или уволен по возрасту);
• 50 лет — в остальных случаях.

При увольнении работника вкладыш выдается ему на руки вместе с трудовой книжкой. Не допускается разъединение вкладыша и основной книжки.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли подать заявление на вкладыш через электронную почту?

Да, если в организации действует электронный документооборот и есть подтверждение получения. Однако для юридической безопасности рекомендуется подать и бумажную копию.

Можно ли отказаться от вкладыша?

Нет. Работодатель обязан выдать вкладыш, если основная книжка заполнена. Отказ — нарушение трудового законодательства.

Что делать, если вкладыш утерян?

Работник подает заявление о восстановлении. Работодатель выдает дубликат вкладыша на основании архивных данных и записей в журнале учета.

Нужно ли платить за вкладыш?

Нет. Все расходы на приобретение бланков, печать, оформление, несет работодатель. Работник не должен ничего платить.

Выдача вкладыша в трудовую книжку, это не формальность, а важный этап ведения кадровой документации. Правильно оформленный вкладыш обеспечивает сохранность трудового стажа работника и защищает работодателя от претензий со стороны контролирующих органов.

Помните:

• Заявление — обязательный документ;
• Штамп, единственный допустимый способ фиксации выдачи вкладыша;
• Вкладыш, не отдельный документ, а продолжение трудовой книжки;
• Ошибки в заполнении — повод к уничтожению и выдаче нового вкладыша.

Соблюдение этих правил поможет избежать штрафов от Государственной инспекции труда и сохранит юридическую чистоту трудового стажа вашего сотрудника.

📌 Совет: всегда ведите журнал учета трудовых книжек и вкладышей (форма № Т-2). Это сэкономит вам время при аудите и проверках.

Если вы сомневаетесь в правильности оформления — обратитесь к кадровому специалисту или юристу. Лучше перестраховаться, чем получить штраф за нарушение трудового законодательства.