Вопрос выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой актуален для всех работодателей и сотрудников. С 1 января 2023 года в России действует статья 66.1 Трудового кодекса РФ, которая вводит возможность перехода на электронный формат. Ниже приведены основные сведения о порядке подачи заявления, требованиях к его оформлению, сроках и последствиях для обеих сторон.
Что такое заявление о формате ведения трудовой книжки?
Это письменное (или электронное) письмо, в котором работник заявляет о своём выборе способа ведения трудовой книжки:
- на бумажном носителе (как раньше);
- в электронном виде (электронная трудовая книжка);
- продолжение ведения бумажной (если ранее был выбран электронный формат).
Заявление оформляется в соответствии с ст. 66.1 ТК РФ и может быть подано в любой момент, но обычно это делается при приёме на работу или при смене работодателя.
Законодательная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 66.1, ст. 66.2, ст; 66.3.
- Приказ Минтруда РФ № 66‑2020 «Об уведомлении работников о возможности перехода на электронную трудовую книжку» (с 30 июня 2020 г.).
- Постановление ФНС РФ о порядке ведения электронных трудовых книжек.
- Требования к программному обеспечению (1С:Зарплата и управление персоналом, КонсультантПлюс).
Кому и как подавать заявление?
Работник
Работник может подать заявление в любой момент, но рекомендуется оформить его до начала трудового периода, чтобы избежать разногласий. В заявлении должно быть указано:
- Полное ФИО, дата рождения, место работы.
- Выбор формата: бумажный, электронный, или продолжение бумажной.
- Дата начала выбранного формата.
- Подпись и дата.
Если работник не подал заявление, то по умолчанию трудовая книжка ведётся на бумажном носителе.
Работодатель
Работодатель обязан:
- Уведомить каждого работника до 30 июня 2020 г. о возможности перехода на электронную форму.
- Принимать заявления и фиксировать их в системе (1С, КонсультантПлюс).
- Если работник не выбрал формат, вести бумажную копию.
- Обеспечить доступ к электронному формату (если выбран).
Сроки подачи заявления
Закон не устанавливает конкретных сроков, однако для удобства учета рекомендуется:
- Подача заявления до начала трудового периода (при приёме на работу).
- Если заявление подаётся в течение 30 дней после начала работы, то новый формат начинает действовать с первого дня работы.
Как оформить заявление в 1С?
В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3 можно сформировать документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»:
- Откройте модуль «Кадры».
- Выберите «Документы» → «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
- Заполните поля: ФИО, дата рождения, выбранный формат, дата начала.
- Сохраните и отправьте в электронный архив.
При этом система автоматически обновит сведения в базе и сформирует электронный документ, если выбран электронный формат.
Как оформить заявление в КонсультантПлюс?
В системе КонсультантПлюс доступна форма «Заявление работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности» (ст. 66.1 ТК РФ). Она выглядит так:
- ФИО, дата рождения, место работы.
- Выбор формата (бумажный/электронный/продолжение бумажной).
- Дата начала выбранного формата;
- Подпись и дата.
После заполнения и отправки в систему, документ сохраняется в электронном виде и может быть использован при проверке работодателем.
Что делать, если работник подал заявление в день приёма?
Если заявление подано в первый день работы, то новый формат начинает действовать с первого дня. Работодатель обязан:
- Провести проверку подписи и даты.
- Обновить запись в системе.
- Если выбран электронный формат, предоставить доступ к электронному журналу.
Как убедиться, что у кандидата электронная трудовая книжка?
Перед приёмом на работу работодатель может запросить копию заявления о переходе на электронную трудовую книжку. Также можно проверить наличие записи в системе 1С или КонсультантПлюс. Если заявление отсутствует, работодатель обязан вести бумажную копию.
Пример заявления о выборе формата
Ниже приведён образец заявления, который можно использовать в любой форме (бумажной, электронной).
Заявление работника о выборе формата ведения трудовой книжки
Я, ________________________________ (ФИО), дата рождения ____________, работаю в ________________________________ (название организации), должность ________________________________. Прошу о выборе формата ведения трудовой книжки: - [ ] бумажный носитель (как раньше); - [ ] электронный формат (электронная трудовая книжка); - [ ] продолжение ведения бумажной трудовой книжки (если ранее выбран электронный формат). Дата начала выбранного формата: ____________. Подпись: ________________________________ Дата: ____________.
- Подача заявления обязательна, если работник хочет перейти на электронный формат.
- Если заявление не подано, трудовая книжка ведётся на бумажном носителе.
- Работодатель обязан уведомлять работников о возможности перехода и вести электронный журнал при согласии.
- Соблюдайте сроки и требования к оформлению, чтобы избежать конфликтов и штрафов.
- Используйте готовые шаблоны из 1С и КонсультантПлюс для упрощения процесса.
Таким образом, правильное оформление заявления о формате ведения трудовой книжки обеспечивает законность, прозрачность и удобство для обеих сторон.