В современных условиях, когда сотрудники увольняются, переводятся или переезжают в другой город, возникает необходимость в пересылке трудовой книжки по почте. Это особенно актуально при увольнении по соглашению сторон, при уходе на пенсию, при переезде на новое место жительства или при получении новой работы в другом регионе. В таких случаях работнику необходимо подать официальное заявление с просьбой направить трудовую книжку по указанному адресу. Ниже вы найдете подробный образец заявления, пошаговую инструкцию по его составлению и важные правовые аспекты.

Зачем нужно заявление о направлении трудовой книжки?

Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 84.1), работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день увольнения. Однако если работник не явился за ней в день увольнения, работодатель должен:

• уведомить его о необходимости явиться за трудовой книжкой;
• предложить направить книжку по почте с уведомлением о вручении.

Если работник не может лично получить трудовую книжку, например, из-за переезда, болезни, командировки или нахождения в другом городе — он имеет право подать письменное заявление с просьбой направить документ по указанному адресу. Это гарантирует соблюдение его прав и законность действий работодателя.

Обязательные элементы заявления

Хотя закон не устанавливает строгой формы заявления, оно должно содержать следующие обязательные элементы:

1. Наименование организации — полное название работодателя.
2. ФИО и должность руководителя — кому адресуется заявление.
3. Ваши ФИО, должность, табельный номер — для идентификации сотрудника.
4. Суть просьбы — четкое указание: «Прошу направить мою трудовую книжку по адресу…»
5. Полный почтовый адрес — с индексом, городом, улицей, домом, корпусом, квартирой.
6. Способ отправки — рекомендуется указать «с уведомлением о вручении».
7. Дата и подпись, заявление обязательно подписывается лично работником.

Образец заявления о направлении трудовой книжки по адресу (2026 г.)

<h3>Заявление</h3>
<p>Руководителю <b>ООО «Прогресс»</b><br>
<b>Иванову И.И.</b><br>
<br>
От: <b>Петровой Марии Сергеевны</b><br>
Должность: <b>Бухгалтер</b><br>
Табельный номер: <b>1025</b><br>
<br>
Прошу направить мою трудовую книжку по адресу:<br>
<b>125009, г. Москва, ул. Тверская, д. 15, кв. 89</b><br>
<br>
Отправку просить <b>с уведомлением о вручении</b>.<br>
<br>
Подпись: <b>_________________ /М.С. Петрова/</b></p>

Как правильно подать заявление?

1. Напишите заявление — от руки или на компьютере. Рекомендуется печатный вариант для лучшей читаемости.
2. Подпишите его — подпись должна быть собственноручной, не печатной.
3. Сделайте копию — оставьте себе копию с отметкой о получении (например, подпись секретаря или входящий номер).
4. Подайте заявление — лично в отдел кадров, через почту или в личном кабинете на корпоративном портале (если таковой есть).
5. Уточните сроки, по закону работодатель обязан направить трудовую книжку в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления.

Что делать, если работодатель отказывается отправлять книжку?

Если работодатель игнорирует ваше заявление или отказывает в отправке трудовой книжки по почте — это нарушение статьи 84.1 ТК РФ. В таком случае вы можете:

• направить повторное заявление с пометкой «Повторное»;
• обратиться в трудовую инспекцию (Роструд) с жалобой;
• подать иск в суд о взыскании морального вреда и компенсации за задержку выдачи документа.

При этом работодатель может быть оштрафован на сумму до 50 000 рублей за нарушение трудового законодательства (статья 5.27 КоАП РФ).

Дополнительные рекомендации

• Укажите в заявлении телефон и электронную почту — для связи в случае вопросов.
• Если вы планируете устроиться на новую работу, уточните у нового работодателя, требуется ли оригинал трудовой книжки или достаточно копии.
• При отправке через почту сохраняйте чек и уведомление о вручении — это доказательство исполнения обязанности работодателем.
• Если вы уволены и живете за границей — заявление можно направить по электронной почте, но лучше сопроводить его нотариально заверенной копией и указать адрес на иностранном языке.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отправить трудовую книжку курьером?

Да, если вы согласны с этим и оплатите доставку. Однако работодатель не обязан использовать курьерскую службу, он может отправить книжку только через Почту России. Если вы хотите курьера — укажите это в заявлении и предложите оплатить расходы.

Можно ли отправить трудовую книжку по электронной почте?

Нет. Трудовая книжка — это официальный документ на бумажном носителе, заверенный печатью. Электронная версия не имеет юридической силы. Однако вы можете запросить заверенную копию в электронном виде для подачи в новую организацию, но оригинал всё равно должен быть отправлен по почте.

Что делать, если книжка потерялась при отправке?

В этом случае работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки по вашему заявлению. Для этого нужно подать заявление на выдачу дубликата, приложив копию уведомления о потере.

Заявление о направлении трудовой книжки по адресу, простой, но крайне важный документ, который защищает ваши права как работника. Соблюдение формальностей, четкое оформление и своевременная подача заявления помогут избежать задержек, конфликтов и юридических рисков. Используйте приведенный выше образец — он соответствует требованиям законодательства 2026 года и может быть использован в любых организациях России.

Не забывайте: ваша трудовая книжка — это история вашей профессиональной жизни. Отнеситесь к ней с ответственностью, и работодатель обязательно отнесется к вашему запросу с уважением.

Сохраните этот образец — он пригодится вам не раз!