В 2026 году вопросы ведения и выдачи трудовых книжек остаются одними из самых актуальных в кадровом делопроизводстве. Несмотря на активный переход на электронные форматы (ЭТК)‚ бумажный документ все еще имеет юридическую силу для тех‚ кто сохранил его или подал соответствующее заявление до конца 2020 года. Ситуации‚ когда требуется написать заявление о не выдаче трудовой книжки (или‚ точнее‚ заявление об отсутствии книжки‚ о выдаче новой взамен утраченной или о выдаче на руки при увольнении)‚ возникают регулярно.

В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно оформить документ в различных ситуациях‚ предоставим актуальные образцы и объясним юридические нюансы согласно Трудовому кодексу РФ.

Когда требуется писать заявление?

Термин «заявление о не выдаче» может трактоваться работником по-разному. В зависимости от контекста‚ речь может идти об одном из следующих случаев:

1. Утрата или порча трудовой книжки работником. Если сотрудник потерял документ‚ он должен написать заявление работодателю с просьбой выдать новую трудовую книжку‚ указав причину отсутствия старой (утрата‚ порча).
2. Невыдача трудовой книжки при увольнении. Если в день увольнения работнику не выдали документ на руки‚ он может написать заявление с требованием выдать трудовую книжку и компенсировать моральный вред или простой по вине работодателя.
3. Отказ от бумажной версии. Заявление о переходе на электронную трудовую (хотя сроки подачи основного заявления истекли в 2020 году‚ вопросы восстановления записей или выдачи сведений остаются актуальными).
4. Запрос сведений о трудовой деятельности. Заявление о предоставлении копии или выписки из трудовой книжки (или сведений из базы СФР) для личных целей.

Ситуация 1: Утеряна трудовая книжка (Заявление о выдаче новой)

Согласно законодательству‚ если трудовая книжка у работника отсутствует (утеряна‚ сгорела‚ испорчена)‚ он обязан уведомить об этом работодателя в письменной форме. Работодатель не восстанавливает старые записи самостоятельно, он заводит новую книжку.

Что должно быть в заявлении:

• ФИО работника и должность.
• Четкое указание на то‚ что трудовая книжка утеряна (или испорчена).
• Просьба выдать новую трудовую книжку.
• Дата и подпись.

Образец заявления об утрате трудовой книжки

Важно: С 2021 года новые сотрудники‚ не имеющие бумажной трудовой‚ сразу переходят на электронную. Однако‚ если человек ранее вел бумажную и потерял её‚ процедура выдачи новой бумажной книжки по заявлению сохраняется.

Ситуация 2: Невыдача трудовой книжки при увольнении

По статье 84.1 ТК РФ‚ работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний рабочий день. Если этого не произошло по вине работодателя‚ работник вправе потребовать документ и компенсацию.

Если работодатель задерживает выдачу‚ работник пишет требование (заявление) о выдаче трудовой книжки. Это важный документ для последующего обращения в суд или трудовую инспекцию.

Образец требования о выдаче трудовой книжки после увольнения

Ситуация 3: Заявление о предоставлении сведений (копии)

Часто под «заявлением о не выдаче» понимают ситуацию‚ когда работнику нужна копия или выписка‚ а оригинал находится в архиве или у работодателя. В этом случае пишется заявление о выдаче заверенной копии или сведений о трудовой деятельности.

Работодатель обязан предоставить заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее в течение 3 рабочих дней с момента обращения (ст. 62 ТК РФ).

Юридические последствия невыдачи трудовой книжки

Если работодатель игнорирует заявление работника‚ наступают следующие последствия:

• Материальная ответственность. Работодатель обязан компенсировать работнику неполученный заработок за все время задержки выдачи трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ).
• Штрафы. По ст. 5.27 КоАП РФ на организацию может быть наложен штраф за нарушение трудового законодательства.
• Судебные издержки. В случае суда работодатель также оплачивает госпошлину и возможные моральные компенсации.

Что делать работодателю‚ если работник не забрал трудовую?

1. Составить Акт об отказе (или невозможности) получения трудовой книжки в присутствии свидетелей.
2. Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку почтой (заказным письмом с описью вложения).
3. Хранить невостребованный документ в личном деле работника до момента востребования или 75 лет (если работник умер или не выходит на связь‚ действуют особые правила архивации).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить трудовую книжку почтой?

Да‚ но только по письменному заявлению работника‚ в котором он expressly просит выслать документ почтовым отправлением. Без такого заявления отправлять трудовую по почте работодатель не имеет права.

Что делать‚ если в 2026 году потерял бумажную трудовую‚ но хочу электронную?

Если вы уже перешли на электронную трудовую (подали заявление до )‚ то бумажная вам больше не нужна и не ведется. Вам нужно обратиться в СФР (через МФЦ или Госуслуги) для восстановления сведений в электронном виде. Если бумажная велась и потеряна — пишите заявление работодателю на выдачу новой бумажной‚ как описано выше.

Нужно ли платить за выдачу копии трудовой?

Нет‚ предоставление заверенной копии трудовой книжки или выписки из нее производится работодателем бесплатно.

Правильное оформление заявлений‚ связанных с трудовыми книжками‚ защищает права обеих сторон трудового договора. Для работника это гарантия стажа и пенсионных прав‚ для работодателя — отсутствие рисков штрафов и судебных исков. Всегда фиксируйте факты утраты‚ выдачи или отказа в получении документа в письменной форме.

Помните: данная статья носит информационный характер. В сложных юридических ситуациях рекомендуется консультация с юристом или специалистом отдела кадров.