С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ К 2026 году этот институт полностью устоялся, а переход на электронный формат стал стандартной практикой․ Важно помнить: согласно части 1 статьи 66․1 Трудового кодекса РФ, переход на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде осуществляется только по письменному заявлению работника․ Работодатель не вправе инициировать такой переход самостоятельно․

Что такое электронная трудовая книжка и зачем нужно заявление?

Электронная трудовая книжка — это официальный документ в форме электронного файла, который ведется в государственной информационной системе «Сведения о трудовой деятельности» (ГИС «СТД»)․ В ней хранятся все сведения о работнике: прием, увольнение, повышения, награждения и т․д․

Заявление — это ключевой документ, который:

• Является юридическим основанием для работодателя прекратить ведение бумажной трудовой книжки․
• Позволяет работнику получить доступ к своим данным через портал «Госуслуги» или отделения банков-партнеров (например, Сбербанк)․
• Гарантирует, что все будущие записи будут вноситься исключительно в электронный формат․

Когда и как подавать заявление?

Работник, у которого ведется бумажная трудовая книжка, может подать заявление в любое время на протяжении всей трудовой деятельности․ Подать его можно как на основном месте работы, так и при увольнении (чтобы получить выписку из ЭТК вместо бумажной книжки)․

Ключевые правила подачи:

1. Заявление составляется в письменной форме (от руки или напечатанное)․ Установленного унифицированного бланка нет․
2. Оно подается работодателю по основному месту работы (в отдел кадров, на имя руководителя)․
3. Работодатель обязан принять заявление, внести соответствующую запись в бумажную книжку (если она есть) и начать ведение ЭТК․
4. После подачи заявления отозвать его нельзя․ Решение о переходе является окончательным․

Образец (шаблон) заявления о переходе на электронную трудовую книжку

Ниже представлен рекомендуемый образец заявления․ Его можно адаптировать под свою ситуацию․ Заявление пишется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты․

Директору ООО "Пример"
от [Должность, например: инженера]
[ФИО работника полностью]
паспорт: серия [XX] № [YYYYYY]

выдан [кем и когда]
адрес: [адрес регистрации]
телефон: [номер телефона]

ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу перевести ведение сведений о моей трудовой деятельности из бумажной трудовой книжки в электронную трудовую книжку в соответствии с частью 1 статьи 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации․
Настоящим подтверждаю, что ознакомлен с порядком получения и проверки сведений, содержащихся в электронной трудовой книжке, и даю согласие на обработку моих персональных данных, необходимых для ведения электронной трудовой книжки․

Бумажную трудовую книжку (серия [XX] № [YYYYYY], выдана [дата]) прошу вернуть мне после внесения в нее записи о переходе на электронную трудовую книжку․
Подпись: ___________________ / [Фамилия И․О․] /
 

Пояснения к образцу:

• Кому: Руководителю организации (или в отдел кадров, если в компании принят такой порядок)․
• От кого: ФИО, должность, паспортные данные для идентификации․
• Суть просьбы: Четко указать на желание перейти на ЭТК со ссылкой на закон (ст․ 66․1 ТК РФ)․
• Согласие на обработку ПДн: Обязательный пункт, так как ЭТК содержит персональные данные․
• Запрос о возврате бумажной книжки: После того как в нее вносится специальная запись о переходе, ее возвращают работнику․ Уточните этот момент․
• Дата и подпись: Без даты и подписи документ не имеет силы․

Что делает работодатель после получения заявления?

Получив заявление, работодатель обязан:

1. Внести в бумажную трудовую книжку (если она есть) запись установленного образца о переходе на электронную трудовую книжку․ Образец такой записи утвержден приказом Минтруда․
2. Передать сведения о трудовой деятельности работника (все предыдущие записи) в ГИС «СТД»․
3. Уведомить работника о том, что его сведения размещены в системе․
4. В дальнейшем все новые записи (о приеме, увольнении, отпусках и т․д․) вносить только в электронную трудовую книжку․

Где и как посмотреть свою электронную трудовую книжку?

После того как работодатель внес данные в систему, работник может получить доступ к своей ЭТК:

• Через портал «Госуслуги» (необходима учетная запись с подтвержденной личностью)․
• В отделениях банков-партнеров (в 2026 году это в основном Сбербанк, ВТБ и другие крупные банки, подключенные к системе)․ Доступ осуществляется через банковское приложение или в отделении с паспортом․
• Через работодателя — по запросу работодатель обязан предоставить работнику распечатку (выписку) из его электронной трудовой книжки на бумажном носителе․

Частые вопросы и ошибки

Можно ли написать заявление от руки?

Да, можно․ Закон не требует печатного варианта․ Главное — разборчивость и наличие всех обязательных реквизитов (ФИО, паспортные данные, дата, подпись)․

Что будет с бумажной книжкой после перехода?

В нее вносится специальная запись о переходе на ЭТК, после чего она возвращается работнику․ Хранить ее нужно так же, как и любой важный документ․ Если бумажная книжка утеряна, это не отменяет действие электронной․

А если я уволюсь, можно ли тогда подать заявление?

Да, и это очень важно․ При увольнении вы можете написать заявление о переходе на ЭТК․ Тогда вместо бумажной трудовой книжки с записью об увольнении вам выдадут выписку из электронной трудовой книжки (она имеет такую же юридическую силу)․ Это удобно, если бумажная книжка уже утрачена или вы не хотите ее получать․

Нужно ли согласие работодателя?

Нет․ Это право работника, а не обязанность работодателя․ Работодатель не может отказать в переходе на ЭТК․ Его задача — технически выполнить процедуру после получения вашего заявления․

Переход на электронную трудовую книжку в 2026 году — это простой и удобный процесс, инициируемый исключительно самим работником․ Ключевой шаг — правильно составленное письменное заявление․ Используйте приведенный выше образец как основу, уточнив свои данные․ Помните о необратимости решения и о том, что после перехода все ваши трудовые записи будут храниться в защищенной государственной системе, доступ к которой у вас всегда будет через «Госуслуги» или банк․

Информация в статье основана на положениях Трудового кодекса РФ (ст․ 66․1), приказе Минтруда России и актуальных разъяснениях на 2026 год․ Для получения персональной консультации рекомендуется обратиться к юристу или в службу кадров своей организации․