В 2026 году переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) уже стал устоявшейся нормой российского трудового законодательства. Однако вопросы, связанные с оформлением выбора формы ведения трудовой книжки, по-прежнему актуальны, особенно при приеме новых сотрудников или в ситуациях, когда работник ранее не определился с форматом. В этой статье мы подробно разберем, что такое письменное заявление о переходе на ЭТК, кому и когда его нужно подавать, а также как правильно оформить документы.

Нужно ли писать заявление при приеме на работу в 2026 году?

Согласно Федеральному закону от № 439-ФЗ и сложившейся практике к 2026 году, правило следующее:

• Для работников, принятых до 1 января 2020 года: Они должны были сделать выбор между бумажной и электронной книжкой еще до 31 декабря 2020 года. Если они этого не сделали, то по умолчанию их трудовая деятельность велась только в электронном виде, а бумажный документ выдавался им на руки.
• Для работников, принятых на работу впервые после 1 января 2020 года: Бумажные трудовые книжки для них не заводятся. Сведения об их трудовой деятельности формируются исключительно в электронном виде. Написание заявления о «переходе» им не требуется, так как альтернативы (бумажного варианта) для них законодательно не предусмотрено.
• Для тех, кто не успел подать заявление ранее: Если сотрудник, работающий до 2020 года, по каким-то причинам не подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки вовремя, он имеет право сделать это в любое время, в т.ч. при трудоустройстве к новому работодателю (если он не был уволен) или по текущему месту работы.

Важно: При приеме на работу в 2026 году брать у нового сотрудника заявление о согласии или отказе от электронной трудовой книжки не нужно, если он принят впервые после 2020 года. Если же сотрудник пришел с предыдущего места работы и у него есть бумажная трудовая книжка, которую он решил сохранить, работодатель продолжает вносить в нее записи параллельно с отправкой данных в ПФР (СФР), но только если сотрудник ранее подал соответствующее заявление о сохранении бумажного формата.

Как убедиться, какая трудовая книжка у кандидата?

При приеме на работу работодатель обязан запросить у кандидата сведения о трудовой деятельности. Это можно сделать несколькими способами:

1. Попросить выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р или СТД-СФР), которую работник может получить у предыдущего работодателя или через портал Госуслуг.
2. Запросить бумажную трудовую книжку, если работник сохранил право на ее ведение.

Если у работника на руках бумажная трудовая книжка, это означает, что он ранее подал заявление о ее сохранении. Если бумажной книжки нет (или она выдана на руки с записью о переходе на ЭТК), то вся информация о стаже содержится только в электронном реестре Социального фонда России (СФР).

Как правильно оформить заявление о переходе на электронную трудовую?

Если работник ранее не определился с форматом или хочет окончательно зафиксировать переход на электронный формат (что актуально для тех, кто тянул с решением), он подает письменное заявление. Также заявление подается, если работник хочет, чтобы ему выдали бумажную трудовую книжку на руки в связи с переходом на ЭТК.

Образец структуры заявления

Заявление пишется в свободной форме или по форме, утвержденной локальным актом компании, но обязательно должно содержать следующие реквизиты:

• Шапка: Кому (должность, ФИО руководителя, название организации) и от кого (должность, ФИО работника).
• «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
• Основной текст: Просьба предоставить сведения о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
• Дата и подпись: Собственноручная подпись работника и дата подачи документа.

Пример формулировки:
«Прошу предоставлять мне сведения о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Бумажную трудовую книжку прошу выдать мне на руки.»

Действия работодателя после получения заявления

После того как работник подал заявление о переходе на электронную трудовую (или о выдаче бумажной в связи с переходом), работодатель обязан:

1. Внести запись в бумажную трудовую книжку (если она велась):
   • В графе 3 делается запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
   • Указывается дата подачи заявления.
   • Запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (при наличии).
2. Выдать трудовую книжку на руки:
   • В графе 13 (графы для подписи работника) сотрудник ставит свою подпись, подтверждая получение документа.
   • Рядом указывается: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».
3. Отправить отчет в СФР: Сформировать и отправить форму СЗВ-ТД (или аналогичный отчет в актуальной системе документооборота) с отметкой о подаче работником заявления.

Особенности работы в программах учета (1С и другие)

В современных системах автоматизации, таких как «1С:Зарплата и управление персоналом», процесс оформления заявления автоматизирован. Кадровик может сформировать документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» прямо в программе. Система автоматически:

• Сгенерирует печатную форму заявления для подписи работника.
• Создаст необходимые записи в регистрах учета.
• Подготовит данные для последующей отчетности в Социальный фонд.

Использование таких инструментов минизирует риск ошибок при внесении записей в бумажный документ и при формировании электронной отчетности.

Ответственность и сроки

Работодатель обязан уведомить работников об изменениях в законодательстве и праве выбора формы трудовой книжки. Хотя основные сроки массового уведомления (до конца 2020 года) прошли, обязанность информировать новых сотрудников и тех, кто не сделал выбор, сохраняется.

Невыдача трудовой книжки на руки при переходе на ЭТК или отсутствие записи о поданном заявлении может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Поэтому крайне важно внимательно проверять наличие заявлений от сотрудников и правильность внесения записей.

В 2026 году электронная трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж; Письменное заявление о переходе на этот формат или о выдаче бумажного аналога на руки — ключевой документ, фиксирующий волю работника. Правильное оформление этого заявления и сопутствующих записей защищает интересы как сотрудника, гарантируя сохранность его стажа, так и работодателя, освобождая от рисков штрафных санкций.

Помните: если работник не подал заявление о сохранении бумажной книжки вовремя, бумажный вариант ему больше не ведется, и вся информация уходит в «цифру». Своевременное оформление документов — залог спокойствия в кадровой службе.