С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек․ Теперь каждый работник, оформляемый по трудовому договору, имеет право (и в большинстве случаев обязан) вести свою трудовую деятельность в электронном виде․ Для этого необходимо подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку (или заявление о подтверждении выбора ЭТК) в отдел кадров работодателя․

Ниже представлен подробный гайд, включающий:

• правовые основания;
• кто и когда должен подавать заявление;
• структуру документа;
• пошаговую инструкцию по заполнению;
• готовый образец заявления (заполненный и пустой бланк)․

Нормативная база

Основные нормативные акты, регулирующие ведение электронных трудовых книжек:

1. Федеральный закон от № 27‑ФЗ «О трудовой пенсии в Российской Федерации» (в части, касающейся ЭТК);
2. Постановление Правительства РФ от № 1765 «О порядке ведения электронных трудовых книжек»;
3. Приказ Минтруда России от № 402н «Об утверждении формы заявления о переходе на электронную трудовую книжку»;
4. Трудовой кодекс РФ (ст․ 66, 66․1)․

Кто и когда подаёт заявление?

• Новый сотрудник – при оформлении на работу (в день подписания трудового договора или в течение первых 3 рабочих дней)․
• Существующий сотрудник – при переходе с бумажной на электронную форму (можно подать в любой момент, но не позднее дня, следующего за днём подачи заявления об отказе от бумажной книжки)․
• Если работник не подаёт заявление о переходе на ЭТК, по умолчанию ведётся бумажная трудовая книжка (при условии, что он не подал заявление об отказе от бумажного варианта)․

Структура заявления

Заявление оформляется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты, указанные в Приказе Минтруда № 402н:

1. Шапка – наименование организации, её ИНН/КПП, адрес․
2. Дата и место составления․
3. ФИО заявителя полностью․
4. Должность (или «претендую на должность» – для newly hired)․
5. СНИЛС․
6. Дату рождения․
7. Просьба о переходе на электронную трудовую книжку (или подтверждение выбора ЭТК)․
8. Подпись заявителя и расшифровка․
9. При необходимости – приложения (копия паспорта, СНИЛС, трудового договора)․

Пошаговая инструкция по заполнению

1. Подготовьте бланк․ Можно использовать обычный лист А4, шапку организации либо распечатать готовый шаблон (см․ ниже)․
2. Заполните шапку: укажите полное наименование работодателя, его ИНН, КПП и юридический адрес․
3. Укажите город и дату составления заявления (например, «Москва, 21 мая 2026 г․»)․
4. В центре строки напишите слово «Заявление» (можно выделить жирным)․
5. Следующим абзацем излагайте просьбу:
   «Прошу перевести меня на ведение электронной трудовой книжки в соответствии с действующим законодательством․»
6. Укажите свои личные данные:
   ФИО: Иванов Иван Иванович
   Должность: менеджер по продажам
   СНИЛС: 123‑456‑789 00
   Дата рождения:
7. Если вы recién приняты на работу, укажите номер и дату трудового договора (например, «Трудовой договор № 45 от »)․
8. Поставьте подпись и расшифровку (ФИО)․
9. Приложите копии документов (по требованию отдела кадров): паспорт, СНИЛС, трудовой договор․
10. Передайте заявление сотруднику отдела кадров или непосредственно руководителю для резолюции․

Образец заявления (заполненный)

ООО «ТехноСервис»
ИНН 7701234567 КПП 770101001
Юридический адрес: 123456, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 10, офис 5

Москва, 21 мая 2026 г․

Заявление
Прошу перевести меня на ведение электронной трудовой книжки в соответствии с Федеральным законом № 27‑ФЗ и Постановлением Правительства РФ № 1765․

Личные данные:
ФИО: Петров Сергей Владимирович
Должность: инженер-программист
СНИЛС: 050‑123‑456 78
Дата рождения: 

Трудовой договор № 112 от г․

Подпись: ___________________ /Петров С․В․/

Пустой бланк для скачивания

Вы можете скопировать следующий шаблон в любой текстовый редактор, распечатать и заполнить от руки либо заполнить электронно и распечатать․

[Наименование организации]
ИНН __________ КПП __________
Юридический адрес: ________________________________________________

[Город], «__» __________ 20__ г․

Заявление

Прошу перевести меня на ведение электронной трудовой книжки в соответствии с действующим законодательством РФ․

Личные данные:
ФИО: _______________________________________________
Должность: _________________________________________
СНИЛС: ____________________________________________
Дата рождения: __․__․____

Трудовой договор № __________ от «__» __________ 20__ г․

Подпись: ___________________ /_____________________/

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли подать заявление в электронном виде?

Да, многие организации принимают скан‑подписанное заявление через корпоративный портал или электронную почту․ Однако оригинал с подписью обычно требуется для хранения в личном деле․

Что делать, если я хочу оставить бумажную трудовую книжку?

Необходимо подать заявление об отказе от ведения электронной трудовой книжки (форма аналогична, но с формулировкой «Прошу оставить ведение трудовой книжки в бумажной форме»)․

Нужно ли заверять заявление у нотариуса?

Нет, заверение не требуется․ Достаточно личной подписи сотрудника․

Кто отвечает за внесение данных в ЭТК после подачи заявления?

Ответственность лежит на работодателе (отдел кадров или бухгалтерия), который передаёт сведения в Социальный фонд РФ через систему «Электронная трудовая книжка»․

Заявление на переход на электронную трудовую книжку – простой, но обязательный документ при приёме на работу или при смене формы ведения трудовой стажировки․ Правильное оформление заявления гарантирует своевременное внесение ваших данных в государственный реестр ЭТК и исключает возможные недоразумения при расчёте стажа, пенсии и других социальных выплат․

Следуйте представленной инструкции, используйте предложенный образец и не забывайте приложить необходимые копии документов․ Удачной работы и лёгкого оформления!