С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. После этой даты все трудовые отношения должны оформляться исключительно в электронном виде. Поэтому важно знать, к какому моменту необходимо подать заявление о переходе на ЭТК, какие документы потребуются и какие последствия могут наступить при пропуске срока.
Нормативная база
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О трудовых книжках» (в редакции, действующей с ).
- Постановление Правительства РФ от № 1524 «О порядке ведения электронных трудовых книжек».
- Приказ Минтруда России от № 657н «Об утверждении формы заявления о переходе на ведение электронных трудовых книжек».
Что такое заявление о переходе на ЭТК?
Заявление о переходе на электронные трудовые книжки – это официальный документ, который работодатель направляет в Социальный фонд России (СФР) (ранее Пенсионный фонд) для информирования о том, что с определённой даты он начинает вести трудовые книжки сотрудников в электронном формате. Заявление подаётся один раз на организацию (или на отдельное обособленное подразделение, если ведение трудовых книжек осуществляется раздельно).
Срок подачи заявления
Согласно пункту 4 Постановления Правительства № 1524, заявление о переходе на ЭТК должно быть подано не позднее последнего дня переходного периода, то есть не позднее 31 декабря 2025 года. После этой даты:
- работодатель, не подавший заявление, считается продолжающим вести трудовые книжки в бумажном виде, что противоречит закону с ;
- СФР может применить меры ответственности (штрафы, предписания) за несвоевременное информирование о переходе на электронный формат.
Таким образом, крайний срок подачи заявления – . Рекомендуется подать документ заранее, чтобы избежать технических сбоев в последние дни года.
Как подать заявление?
Заявление можно направить следующими способами:
- Через личный кабинет работодателя на портале Госуслуг (раздел «Социальное обеспечение» → «Электронные трудовые книжки»).
- Через Электронный документооборот с Социальным фондом России (система СФР‑ЭДО).
- Почтой ценным письмом с описью вложения в адрес территориального органа СФР (рекомендуется только в случае отсутствия доступа к интернет‑сервисам).
При подаче через Госуслуги или СФР‑ЭДО заявление формируется автоматически на основе данных организации (ИНН, КПП, наименование, адрес). После отправки система выдаёт электронную квитанцию о приёме, которую необходимо сохранить.
Содержание заявления
Форма заявления утверждена Приказом Минтруда № 657н и включает следующие реквизиты:
- Наименование организации (или ИП).
- ИНН, КПП.
- Юридический адрес и фактический адрес места ведения деятельности.
- Дата, с которой планируется переход на ведение электронных трудовых книжек (обычно указывается или ранее, если работодатель решил перейти раньше).
- Сведения о лице, уполномоченном подписывать заявление (ФИО, должность).
- Подпись и дата заполнения.
В заявлении также указывается, что все трудовые книжки сотрудников, принятых до , будут переведены в электронный формат не позднее , а для сотрудников, принятых после этой даты, ведение осуществляется исключительно в электронном виде с момента приёма.
Последствия пропуска срока
Если работодатель не подаст заявление до , возможны следующие последствия:
- Предупреждение от территориального органа СФР с требованием подать заявление в течение 10 рабочих дней.
- Штраф в размере от 5 000 до 10 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ – нарушение порядка ведения трудовых книжек).
- При повторном нарушении – штраф до 30 000 рублей или дисквалификация должностных лиц на срок от 6 месяцев до 1 года.
- Возможные трудности при взаимодействии с сотрудниками при оформлении отпусков, больничных, пенсионных выплат, так как данные в электронном виде могут отсутствовать в базе СФР.
Практические рекомендации
- Начните подготовку заранее: соберите данные о всех сотрудниках, проверьте корректность их личных данных (СНИЛС, ФИО, дата рождения).
- Обеспечьте доступ ответственного сотрудника к личному кабинету на Госуслугах или к системе СФР‑ЭДО.
- Заполните заявление в тестовом режиме (если такая функция доступна) и проверьте отсутствие ошибок.
- Отправьте заявление не позднее 15‑20 декабря 2025 года, оставив запас на возможные технические задержки.
- Сохраните подтверждение отправки (квитанцию, скриншот, почтовый чек) в электронном и бумажном виде на срок не менее 5 лет.
- После подачи заявления информируйте сотрудников о переходе на ЭТК, разъясните порядок доступа к их электронным трудовым книжкам через личный кабинет на Госуслугах или через приложение «Социальный фонд».
Срок подачи заявления о переходе на электронные трудовые книжки – 31 декабря 2025 года. Соблюдение этого срока гарантирует легальное ведение трудовых отношений с и защищает организацию от административных санкций. Рекомендуется воспользоваться удобными онлайн‑сервисами (Госуслуги, СФР‑ЭДО) и подать заявление заблаговременно, чтобы избежать послед-minute проблем и обеспечить плавный переход к полностью электронному учету трудовой деятельности.