Обновлено: 22 мая 2026 года

Что такое заявление о переводе и когда оно необходимо?

Заявление о переводе на другую работу — это письменное обращение работника к работодателю с просьбой перевести его на другую должность, в другой отдел или структурное подразделение. Такое заявление является обязательным основанием для внесения соответствующей записи в трудовую книжку.

Согласно статье 72.1 Трудового кодекса РФ, перевод на другую работу возможен только с письменного согласия работника. Именно заявление работника служит подтверждением его согласия на перевод.

Когда требуется заявление о переводе?

• При переводе на другую постоянную должность;
• При переводе в другое структурное подразделение;
• При изменении условий трудового договора, связанных с переводом;
• При переходе на электронную трудовую книжку (в этом случае также подается соответствующее заявление).

Правовые основы и нормативные акты

Основные нормативные документы, регулирующие порядок перевода и ведения трудовых книжек:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (статьи 72.1, 72.2, 66.1);
2. Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»;
3. Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
4. Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках».

Как правильно составить заявление о переводе?

Структура и обязательные реквизиты

Заявление о переводе должно содержать следующие элементы:

Основные разделы заявления:

1. Шапка:
   • Наименование организации;
   • ФИО руководителя;
   • ФИО работника;
   • Дата и место составления.
2. Основной текст:
   • Указание должности, на которую переводится работник;
   • Дата предполагаемого перевода;
   • Основание для перевода (по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.).
3. Подпись: ФИО работника, подпись, дата.

Порядок оформления перевода и внесения записи в трудовую книжку

Шаг 1: Подача заявления

Работник подает заявление в письменной форме на имя руководителя организации. Заявление может быть передано:

• Лично через кадровую службу;
• По почте (с уведомлением о вручении);
• Через электронные каналы связи (если это предусмотрено локальными нормативными актами).

Шаг 2: Издание приказа о переводе

На основании заявления работодатель издает приказ о переводе (форма № Т-5 или произвольная форма). Приказ должен содержать:

• ФИО работника;
• Должность, с которой переводится;
• Должность, на которую переводится;
• Дата перевода;
• Основание для перевода.

Шаг 3: Внесение записи в трудовую книжку

В соответствии с пунктом 9 Приказа Минтруда России от № 320н, запись о переводе вносится в трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа.

Пример записи в трудовой книжке:

Особенности перевода на электронную трудовую книжку

С 2020 года у работников появилась возможность выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой. Для этого необходимо подать соответствующее заявление.

Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку

После подачи такого заявления в трудовой книжке делается следующая запись:

Типичные ошибки и как их избежать

Ошибка 1: Отсутствие заявления работника

Проблема: Без заявления работника перевод не может быть оформлен, так как это противоречит статье 72.1 ТК РФ.

Решение: Обязательно требуйте от работника письменное заявление перед изданием приказа о переводе.

Ошибка 2: Неправильная формулировка записи в трудовой книжке

Проблема: Запись должна быть точной и соответствовать приказу. Не допускаются сокращения или неточности.

Решение: Используйте стандартные формулировки, проверяйте приказ перед внесением записи.

Ошибка 3: Нарушение сроков внесения записи

Проблема: Запись должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа.

Решение: Своевременно оформляйте приказы и вносите записи в трудовую книжку.

Ответственность за нарушения

За нарушение порядка ведения трудовых книжек или неправильное оформление перевода предусмотрена административная ответственность:

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей (статья 5.27 КоАП РФ);
• Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли писать заявление о переводе, если инициатором является работодатель?

Да, даже если инициатива исходит от работодателя, работник должен дать письменное согласие на перевод, что подтверждается его заявлением.

Можно ли оформить перевод без заявления, если работник согласен устно?

Нет, закон требует обязательного письменного заявления работника. Устное согласие не является достаточным основанием для внесения записи в трудовую книжку.

Что делать, если работник отказываеться писать заявление?

Если работник отказывается от перевода, работодатель не может его обязать. В этом случае перевод не оформляется, а трудовой договор продолжает действовать на прежних условиях.

Можно ли внести запись о переводе задним числом?

Нет, запись должна быть внесена своевременно — не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа. Внесение записей задним числом не допускается.

Заявление о переводе на трудовую книжку — это важный документ, который инициирует процедуру изменения должности или структурного подразделения работника; Правильное оформление заявления, издание приказа и внесение соответствующей записи в трудовую книжку — залог соблюдения трудового законодательства и предотвращения спорных ситуаций.

Помните, что:

• Заявление должно быть письменным и подписанным работником;
• На основании заявления издается приказ о переводе;
• Запись в трудовую книжку вносится не позднее 5 рабочих дней;
• Все документы должны соответствовать требованиям трудового законодательства.

Следуя этим правилам, вы сможете избежать ошибок и обеспечить правильное ведение кадрового учета.