В 2025‑году в России началась массовая миграция сотрудников из бумажных трудовых книжек в электронный формат․ Это изменение требует оформления специального заявления, которое фиксируется в трудовой книжке и в системе электронного кадрового учета․ Ниже приведена подробная инструкция, как правильно составить заявление, какие документы нужны, и какие шаги необходимо выполнить, чтобы перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК)․

Что такое перевод ведения трудовой книжки?

Перевод ведения трудовой книжки – это официальная процедура, при которой сведения о трудовой деятельности сотрудника, ранее хранились в бумажной форме, переходят в электронный формат․ Перевод осуществляется по инициативе сотрудника или работодателя и фиксируется в трудовой книжке в виде записи о переходе․

Почему перевод важен?

• Сокращение бумажных документов․
• Ускорение доступа к данным о трудовой истории․
• Уменьшение риска потери или повреждения трудовой книжки․
• Соответствие требованиям Федерального закона от 16 декабря 2019 г․ о цифровизации кадровой документации․

Законодательная база

Перевод ведения трудовой книжки регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 66․1, ст․ 2)․
• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г․ № 442‑ФЗ «О цифровизации кадровой документации» (часть 2, статья 2)․
• Постановление Правительства РФ от 25 июня 2025 г․ о порядке перехода на электронную трудовую книжку․

Когда нужно подавать заявление?

Заявление необходимо подавать:

1. При переходе сотрудника из одной организации в другую, если в новой организации ведется электронная трудовая книжка․
2. При переводе сотрудника на другую должность в рамках одной организации, если это сопровождается переходом на ЭТК․
3. При добровольном переходе сотрудника на электронную трудовую книжку, если он ранее работал в бумажной․

Как составить заявление?

Заявление о переводе ведения трудовой книжки составляется в свободной форме, но должно содержать обязательные сведения․ Ниже приведен образец заявления, который можно использовать как шаблон․

Образец заявления

Заявление о переводе ведения трудовой книжки

Я, ФИО (полностью), работаю в компании ООО «Название организации» на должности должность, прошу перевести сведения о моей трудовой деятельности из бумажной трудовой книжки в электронный формат согласно статье 66․1 Трудового кодекса РФ и статье 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г․ № 442‑ФЗ․

Дата выдачи бумажной трудовой книжки: число месяц год․

Прошу о внесении записи о переходе на электронную трудовую книжку в мою трудовую книжку․

Дата подачи заявления: число месяц год․

Подпись: _____________________

Обязательные поля:

• ФИО сотрудника․
• Наименование организации․
• Должность․
• Дата выдачи бумажной трудовой книжки․
• Дата подачи заявления․
• Подпись сотрудника․

Как подать заявление?

1. Соберите документы: заявление, копию паспорта, копию трудовой книжки (если есть), справку о трудовой деятельности (если требуется)․
2. Подайте заявление в отдел кадров: в бумажном виде или через электронную систему (например, Е-Офис 24, СБИС)․
3. Получите приказ о переводе: отдел кадров оформит приказ о переводе в электронную трудовую книжку․
4. Запись в трудовой книжке: в бумажной трудовой книжке будет сделана запись о переходе, а в системе ЭТК – соответствующая запись․

Пошаговый процесс в системе Е-Офис 24

1. Войдите в личный кабинет сотрудника․
2. Выберите раздел «Трудовая книжка» → «Запись о переводе»․
3. Заполните поля: дата выдачи бумажной книжки, дата перехода, подпись․
4. Сохраните и отправьте на утверждение руководителю․
5. После утверждения система автоматически создаст запись в ЭТК․

Пошаговый процесс в системе СБИС (Saby)

1. Войдите в систему и выберите «ЕФС‑1 Сведения о трудовой деятельности»․
2. Нажмите «Добавить сотрудников» → «По переводам и заявлениям»․
3. Выберите дату, укажите «Ведение электронной ТК»․
4. Нажмите «Подано» и подтвердите данные․
5. Система автоматически обновит запись в ЭТК․

Что делать, если перевод не прошёл?

Если после подачи заявления в системе не появилась запись о переходе, выполните следующие действия:

• Проверьте, что все поля заполнены корректно․
• Убедитесь, что у работодателя активирована электронная трудовая книжка․
• Свяжитесь с отделом кадров для уточнения статуса заявления․
• Если проблема в системе, обратитесь в техподдержку (например, к Е-Офис 24)․

Как проверить запись в трудовой книжке?

После успешного перехода в ЭТК вы можете проверить запись следующим образом:

1. Откройте электронную трудовую книжку в системе, где она хранится (Е-Офис 24, СБИС, etc․)․
2. Найдите раздел «Переводы» или «Записи о переходе»․
3. Убедитесь, что дата перехода совпадает с датой подачи заявления․
4. Скачайте PDF‑копию записи для личного архива․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли перейти на ЭТК без заявления? Нет, заявление является обязательным документом, подтверждающим согласие сотрудника․
• Нужна ли копия бумажной трудовой книжки? В большинстве случаев достаточно копии паспорта и справки о трудовой деятельности․
• Как быстро появляется запись в ЭТК? Обычно в течение 3–5 рабочих дней после утверждения заявления․
• Можно ли отменить перевод? Да, но только по согласованию с работодателем и в рамках установленного порядка․

Перевод ведения трудовой книжки – важный шаг в цифровой трансформации кадровой документации․ Соблюдение всех формальностей, правильное заполнение заявления и своевременное взаимодействие с отделом кадров помогут избежать ошибок и ускорить процесс перехода․ Следуйте приведенной инструкции, и ваш переход на электронную трудовую книжку пройдет без проблем․

Дата публикации: 22 мая 2026 г․