Трудовая книжка – важный документ, который хранит сведения о вашем трудовом стаже, начисленных зарплатах, отчислениях и т.д. Иногда, по разным причинам, вам необходимо, чтобы её отправили в ваш адрес по почте. Ниже приведена подробная инструкция, как правильно составить заявление и какие нюансы стоит учесть.
Что такое заявление о почтовой отправке трудовой книжки?
Это письменное обращение к работодателю (или к отделу кадров), в котором вы просите, чтобы трудовая книжка была отправлена вам по почте. В заявлении должно быть указано:
- ФИО сотрудника
- Должность и отдел
- Дата и место работы
- Требуемый способ доставки (почта России, курьерская служба и т.д.)
- Адрес доставки
- Дата, когда вы хотите получить документ
- Подпись и дата
Формат заявления
Согласно 9 августа 2024 г. – в законодательстве нет обязательного шаблона для такого заявления. Поэтому вы можете:
- Написать заявление от руки на обычном листе бумаги (80 г/м²).
- Составить его на компьютере в любой текстовой программе (Word, Google Docs, LibreOffice).
- Использовать готовый бланк (если он вам доступен).
Важно, чтобы форма заявления была свободной, но содержала все необходимые сведения. Ниже приведён образец заявления.
Образец заявления
[Ваше ФИО] [Должность] [Отдел] [Наименование организации] [Адрес организации] [Город], [дата] Заявление Прошу, с учётом обстоятельств, направить мне трудовую книжку по почте на указанный ниже адрес: [Ваше ФИО] [Ваш адрес] [Город, индекс] Требуемый способ доставки: Почта России (обычная/срочная). С уважением, [Подпись] [Дата]
Если вы используете бланк, просто замените поля в соответствии с вашими данными.
Пошаговая инструкция
- Соберите информацию. Убедитесь, что у вас есть актуальный адрес доставки, а также контактные данные отдела кадров.
- Составьте заявление. Используйте образец выше или ваш собственный вариант. Укажите все необходимые данные.
- Проверьте правильность. Убедитесь, что в заявлении нет орфографических ошибок и все поля заполнены.
- Подпишите заявление. Подпись должна быть от руки. Если заявление пишется на компьютере, подпишите сканированную копию.
- Отправьте заявление в отдел кадров. Можно передать лично, оставить в почтовом ящике, либо отправить по электронной почте (если у организации такой формат принят).
- Запросите подтверждение. Попросите HR подтвердить получение заявления и сообщить, когда планируется отправка.
- Отслеживайте посылку. После того как документ отправят, получите номер отслеживания и следите за доставкой.
Что может понадобиться в приложениях?
В некоторых случаях работодателю может потребоваться:
- Копия вашего паспорта (для подтверждения личности).
- Справка о месте жительства.
- Документ, подтверждающий ваш статус (например, справка о рождении).
Если вы не уверены, какие документы нужны, уточните это в отделе кадров.
Как избежать ошибок?
- Не забывайте про подпись и дату.
- Проверьте, чтобы в заявлении не было опечаток в адресе.
- Убедитесь, что вы указали правильный номер телефона для связи.
- Если заявление отправляется по почте, используйте серийную почту или срочную доставку для ускорения процесса.
Где можно найти готовые шаблоны?
Существует множество ресурсов, где можно скачать бесплатные шаблоны заявлений:
- Docspapers.ru – бесплатные шаблоны без регистрации.
- Домашний-юрист.ru – шаблоны и образцы документов 2026 года.
- Сервисы Google Docs и Microsoft Office также предлагают готовые шаблоны.
Соблюдая простую структуру и внимательно заполняя все поля, вы сможете быстро и без ошибок написать заявление о почтовой отправке трудовой книжки. Главное – убедиться, что вы указали правильный адрес и контактные данные, а также подписали документ. После отправки заявления в отдел кадров следите за статусом доставки, чтобы вовремя получить свой документ.
Удачи!