Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж, квалификацию и право на пенсионные выплаты. При увольнении, переводе в другое подразделение или при желании получить оригинал книги необходимо оформить заявление о получении (выдаче) трудовой книжки. В статье подробно рассмотрены правовые основы, типовой образец заявления, пошаговая инструкция по заполнению и ответы на часто задаваемые вопросы.
Правовые основы
- Трудовой кодекс РФ (ст. 71, 73, 77) – определяет порядок ведения и выдачи трудовых книжек.
- Приказ Минтруда России № 3н от – регламентирует оформление электронных трудовых книжек (ЭТК) и порядок перехода с бумажного варианта.
- Федеральный закон № 273-ФЗ «Об электронных трудовых книжках» (2021) – устанавливает порядок подачи заявления на получение оригинала книги в бумажном виде.
Согласно этим нормативным актам, работник обязан подать письменное заявление, если хочет получить оригинал трудовой книжки, а работодатель – оформить выдачу в журнале учёта трудовых книжек.
Когда требуется заявление?
- При увольнении (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя).
- При переводе в другое юридическое лицо, где требуется передать оригинал книги.
- При желании получить книгу после её временного изъятия (например, для оформления командировки);
- При переходе с бумажного варианта на электронный (и наоборот) – требуется согласие работника в виде заявления.
Как выглядит типовой бланк заявления
Единого государственного образца заявления не существует, однако большинство организаций используют следующий шаблон, который соответствует требованиям ТК РФ.
Полный образец заявления (текст)
Заявление о выдаче (получении) трудовой книжки Город ____________ «___» ___________ 2026 г. Я, ФИО полностью, дата рождения, паспорт: серия ___ номер ___, выдан _______________, трудовой договор № ___ от «__» ___________ 20__ г., работаю (работал) в наименование организации, ИНН ______, ОКПО ______. Прошу выдать (выдать на руки) оригинал моей трудовой книжки (или: выслать трудовую книжку по почте: ______________________). Подпись _______________ /ФИО/
Как оформить документ в Word / PDF
- Откройте любой текстовый редактор (Word, Google Docs).
- Установите шрифт Times New Roman размером 12 пунктов.
- Выравнивание – по левому краю, отступы – 2 см слева и справа.
- Сохраните файл в формате .docx (для редактирования) и .pdf (для печати).
Готовые пустые шаблоны можно скачать бесплатно с ресурсов «Моё дело», «Налог‑Налог» и многих юридических порталов. Последние версии шаблонов датированы 2025‑2026 годами.
Пошаговая инструкция по заполнению заявления
- Шапка заявления – укажите город и дату оформления (день, месяц, год).
- Персональные данные – ФИО полностью, дата рождения, паспортные данные (серия, номер, кем выдан).
- Трудовой договор – номер и дату заключения договора (если есть несколько, укажите последний).
- Наименование работодателя – полное официальное название организации, ИНН и ОКПО (их можно найти в реквизитах компании).
- Содержание запроса – чётко сформулируйте, что именно вы просите: «выдать оригинал трудовой книжки», «выслать по почте», «передать в отдел кадров другого филиала» и т.д.
- Подпись – подпишите заявление собственноручно. При подаче в электронном виде подпись может быть заменена сканом подписи или электронной подписью.
После подачи заявления работодатель в течение трёх рабочих дней (по ТК РФ) обязан оформить выдачу книги и поставить отметку в журнале учёта трудовых книжек.
Как подать заявление
- Лично – в отдел кадров или бухгалтерию, получив расписку о получении.
- По почте – отправьте оригинал заявления заказным письмом с уведомлением о вручении.
- Электронно – через корпоративный портал или по e‑mail, приложив скан заявления и, при необходимости, электронную подпись.
В случае отправки по почте в заявлении укажите точный адрес получателя и согласие на оплату расходов по пересылке (если это предусмотрено внутренними правилами компании).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли писать заявление, если трудовая книжка уже находится у меня?
Нет. Если книга находится у вас, заявление не требуется. Однако при увольнении работодатель обязан оформить запись о прекращении трудовых отношений и выдать вам расписку.
Можно ли получить копию трудовой книжки вместо оригинала?
Да. Для получения копии оформляется отдельное заявление «О выдаче копии трудовой книжки». Копию можно использовать, например, при оформлении визы.
Что делать, если работодатель отказывается выдавать книжку?
Согласно ст. 73 ТК РФ, отказ работодателя считается нарушением трудового законодательства. Вы можете обратиться в Трудовую инспекцию или в суд с иском о принудительном выдаче книги.
Как перейти с бумажного варианта на электронный?
Необходимо написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК). Пример заявления:
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку Город ____________ «___» ___________ 2026 г. Я, ____________, прошу перевести мою трудовую книжку в электронный вид (ЭТК) в системе ФГИС Труд. Согласен(на) получать уведомления в электронном виде. Подпись ___________
Сколько времени даёт работодатель на выдачу книги?
Трудовой кодекс не устанавливает конкретный срок, но в практике принято выдавать книгу в течение трёх‑пяти рабочих дней после получения заявления.
Полезные ссылки для скачивания шаблонов
- Бланк заявления о выдаче трудовой книжки (Word, PDF) – Моё дело
- Образец заявления на получение трудовой книжки – Налог‑Налог
- Официальные формы и инструкции от правительства РФ
Оформление заявления о получении трудовой книжки – простая, но важная процедура, позволяющая гарантировать свои права в сфере трудовых отношений. Следуя приведённому образцу и рекомендациям, вы избежите задержек и недоразумений с работодателем. Не забывайте сохранять копию заявления и получать расписку о выдаче книги – это ваш документ, подтверждающий факт передачи.
Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь к юристу или в отдел кадров вашей организации.