В 2021 году в России began переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Тем не менее, в ряде случаев работодатели и сотрудники всё ещё оформляют бумажную трудовую книжку. Если у сотрудника уже есть такая книжка, но её срок действия истекает, или требуется добавить сведения о новом месте работы, необходимо подать заявление о продлении.
Когда и почему может потребоваться продление
Продление бумажной трудовой книжки актуально в следующих ситуациях:
- Сотрудник начал работу в новой организации, но у него нет электронного варианта.
- В организации, где работает сотрудник, требуется подтверждение трудового стажа в бумажном виде.
- Работник переходит из одной организации в другую, где по решению работодателя оформление производится только на бумажном носителе.
- Сотрудник утратил оригинальную книжку и требуется её восстановление.
Основания для продления
В соответствии с Трудовым кодексом РФ продление оформляется по следующим основаниям:
- Изменение места работы (перенос в другой отдел, филиал, дочернее предприятие).
- Восстановление утраченной или повреждённой книжки.
- Переход на новую форму ведения кадров (например, переход с ЭТК на бумажный вариант).
Составление заявления
Заявление о продлении должно быть оформлено в свободной форме, но обязательно содержать основные реквизиты:
Форма заявления
Ниже приведён образец заявления, который можно адаптировать под конкретные условия.
Заявление о продлении записи в бумажной трудовой книжке Я, [ФИО сотрудника], паспорт: [серия, номер], выдан [кем и когда], проживающий по адресу [адрес], прошу продлить запись в моей бумажной трудовой книжке (№ [номер]) в связи с [указать основание: заключением нового трудового договора, переводом в другое подразделение и т.д.]. Согласно Трудовому кодексу РФ, я имею право на внесение сведений о новых условиях труда и продолжительности работы. Прошу оформить соответствующую запись и выдать мне обновлённую копию трудовой книжки.
Заявление подписывается и датируется.
Какие документы прилагаются
- Копия трудового договора (или его приложения).
- Копия паспорта (страница с паспортными данными).
- Копия старой трудовой книжки (если требуется подтверждение прежних записей).
- Приказ о переводе/приёме на работу (при наличии).
Процедура оформления
Сотрудник подаёт заявление в отдел кадров или в отдел по персоналу.
Работодатель проверяет наличие необходимых документов.
На основании полученных материалов вносятся сведения в бумажную трудовую книжку.
Обновлённая книжка подписывается обеими сторонами и выдаётся сотруднику.
При необходимости копия новой записи отправляется в Социальный фонд России для ведения электронного архива.
Важные нюансы
Сроки. По закону работодатель обязан внести изменения в трудовую книжку в течение трёх рабочих дней с даты поступления заявления.
Стоимость. Оформление продления бумажной трудовой книжки обычно не взимает государственную пошлину, однако в некоторых регионах может потребоваться уплата символической сборной за выдачу новой копии.
Переходный период. С 1 января 2026 года завершается переходный период внедрения ЭТК. Поэтому в 2026 году многие организации всё ещё оформляют бумажные книжки, особенно при приёме граждан, не имеющих электронного статуса.
Заявление о продлении трудовой книжки в бумажном виде – обязательный документ при изменении условий труда, при переносе сотрудника или при восстановлении утраченной записи. Правильное оформление и своевременная подача заявления позволяют избежать задержек в оформлении трудового стажа и обеспечить корректное ведение кадровых документов.
Если у вас возникнут вопросы по оформлению заявления или необходимым документам, рекомендуем обратиться в отдел кадров вашей организации или проконсультироваться с юристом по трудовому праву.