С переходом Российской Федерации на электронный документооборот и внедрением электронных трудовых книжек (ЭТК), перед каждым работником встал выбор: оставить привычный бумажный формат или полностью перейти в «цифру»․ В данной статье мы подробно разберем, что представляет собой заявление о продолжении ведения трудовой книжки, кому оно нужно и как его правильно оформить․

Что это за заявление и зачем оно нужно?

Заявление о продолжении ведения трудовой книжки — это официальный документ, который работник подает работодателю, чтобы подтвердить свое желание сохранить бумажный вариант трудового стажа․

Согласно законодательству, с 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности могут вестись в электронном виде․ Однако закон сохранил за гражданами право выбора․ Если работник не хочет переходить на полностью электронный формат, он должен уведомить об этом работодателя письменно․

Основные правила и сроки подачи

• Первоначальный выбор: Основной массив заявлений подавался до 31 декабря 2020 года․ Те, кто сделал этот выбор, продолжили использовать бумажные книжки в обычном режиме․
• Подача в любое время: Если сотрудник по каким-то причинам не подал заявление в установленный срок, он имеет право сделать это в любое время в процессе трудовой деятельности․
• Право на изменение решения: Выбор не является окончательным․ Работник, который решил остаться с бумажной книжкой, может в любой момент подать новое заявление и перейти на получение сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК)․

Оформление заявления: пошаговая инструкция

Структура документа

Заявление составляется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:

• Шапка: Наименование организации, ФИО руководителя, должность и ФИО самого работника․
• «Заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки»․
• Основная часть: Четкая формулировка просьбы․ Рекомендуется ссылаться на статью 66 Трудового кодекса РФ․
• Дата и подпись: Без даты и личной подписи документ не имеет юридической силы․

Образец формулировки

В тексте заявления достаточно указать следующую фразу:

«Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации»․

Особые ситуации и нюансы

Если трудовая книжка утеряна или отсутствует

Если новый работодатель обнаруживает, что у сотрудника нет трудовой книжки, алгоритм действий следующий:

1. Обращение к предыдущему работодателю: Если прошлая организация не ликвидирована, работнику следует потребовать оформления и выдачи оригинала книжки․
2. Оформление новой книжки: Если работник отказывается обращаться к старому работодателю или книжка была утеряна, при наличии данных в форме СТД-Р (сведения о работе на ) и при выборе бумажного варианта, работодатель оформляет новую трудовую книжку․

Отражение в отчетности (ЕФС-1)

Для кадровиков и бухгалтеров важно помнить, что информация о выборе работника должна быть отражена в отчетности․ В подразделе 1․1 формы ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) указывается дата подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки․ Это позволяет государственным органам (СФР) корректно фиксировать статус учета стажа сотрудника․