В России трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника. С 2022 года работодатель имеет возможность вести трудовую книжку как в бумажном, так и в электронном виде. Сотрудник, желающий продолжить ведение бумажной трудовой книжки, обязан подать работодателю письменное заявление. Ниже разъясняем, как правильно оформить такое заявление, какие требования к нему предъявляются и какие последствия могут возникнуть при его отсутствии.
Что такое заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде?
Письменное заявление – это официальный документ, в котором работник выражает согласие на продолжение ведения трудовой книжки в бумажном виде. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работник имеет право выбирать форму ведения трудовой книжки. При этом работодатель обязан:
- выдать бумажную трудовую книжку в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления;
- сохранять сведения о трудовой деятельности в единой базе данных Пенсионного фонда.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие данную процедуру:
- Трудовой кодекс РФ – статья 66 (пункт 1) и статья 66.1 (пункт 1);
Статья 66.1 предусматривает возможность ведения трудовой книжки в электронном виде, но при этом работник может отказаться от неё и выбрать бумажную форму. - Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 1000 «Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек».
- Постановление Минтруда РФ от 1 января 2021 г. № 1 «Об утверждении порядка одновременного ведения бумажной и электронной трудовой книжки».
Когда нужно подавать заявление?
Заявление необходимо подавать в следующих случаях:
- при приёме на работу, если работник ранее не имел трудового договора и не имеет бумажной трудовой книжки;
- при переходе сотрудника на бумажную форму после выбора электронной;
- при изменении условий работы, которые требуют уточнения сведений в бумажной трудовой книжке (например, изменение должности, отдела, места работы).
Как оформить заявление?
Заявление должно быть составлено в письменной форме, подписано сотрудником и иметь следующие элементы:
- Наименование организации (работодателя) и его адрес;
- ФИО, должность, дата рождения, номер трудовой книжки (если уже есть);
- Текст заявления, в котором работник выражает согласие на продолжение ведения трудовой книжки в бумажном виде;
- Дата и подпись работника.
Пример формулировки:
«Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажном виде в соответствии с Инструкцией по заполнению и ведению трудовых книжек, утверждённой постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г., с 1 января 2021 г. наряду с электронной трудовой книжкой. Считаю, что сведения о моей трудовой деятельности в бумажном виде необходимы для моих личных и профессиональных целей. Пожалуйста, выдать мне бумажную трудовую книжку в срок не позднее трёх рабочих дней со дня подачи данного заявления.»
Пример заявления
Ниже приведён образец заявления, который можно использовать в качестве шаблона. При необходимости его можно адаптировать под конкретные условия компании.
Заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде
От ФИО сотрудника, должность, дата рождения, номер трудовой книжки (если есть), дата приёма на работу — дата — подпись
Я, ФИО сотрудника, прошу работодателя название организации продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажном виде в соответствии с Инструкцией по заполнению и ведению трудовых книжек, утверждённой постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г., с 1 января 2021 г. Наряду с электронной трудовой книжкой, прошу выдать мне бумажную трудовую книжку в срок не позднее трёх рабочих дней со дня подачи данного заявления.
Подпись: ____________________
Порядок выдачи бумажной трудовой книжки
После получения заявления работодатель обязан:
- Проверить наличие всех необходимых реквизитов в заявлении;
- Выдать бумажную трудовую книжку в течение трёх рабочих дней со дня получения заявления;
- Сохранить копию заявления в личном деле сотрудника.
Переход на электронную форму
Сотрудник, ранее выбравший бумажную форму, может в любой момент перейти на электронную трудовую книжку. Для этого необходимо:
- Подать работодателю письменное заявление об отказе от бумажной формы и переходе на электронную;
- Указать в заявлении, что он согласен на получение сведений о трудовой деятельности в электронном виде (форма ЕФС‑1);
- Получить подтверждение от работодателя о переходе.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки?
Да, работник может отказаться от бумажной формы и перейти на электронную, подав соответствующее заявление. - Что делать, если работодатель не выдал бумажную трудовую книжку в срок?
Работник может обратиться в отдел кадров с письменным запросом. При отсутствии ответа можно подать жалобу в Трудовой инспекцию. - Нужна ли бумажная трудовая книжка для новых сотрудников?
Если сотрудник ранее не имел трудового договора и не имеет бумажной трудовой книжки, то для него бумажный документ не обязателен. Сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.
Заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде – это важный документ, подтверждающий право сотрудника на сохранение личных трудовых записей в традиционной форме. Правильное оформление заявления, соблюдение сроков выдачи и хранение копии в личном деле помогают избежать конфликтов с работодателем и обеспечивают юридическую защиту прав работника.
Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, рекомендуется обратиться к специалисту по кадрам вашей организации или в Трудовую инспекцию.