Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых значимых изменений в трудовом законодательстве последних лет. В процессе этого перехода многие работники сталкивались с необходимостью писать специальный документ. Итак‚ заявление о продолжении ведения трудовой книжки, что означает этот документ‚ для чего он нужен и каковы последствия его подачи?
Суть заявления и что оно означает
Заявление о продолжении ведения трудовой книжки, это письменный документ‚ который выражает добровольное волеизъявление работника сохранить традиционный бумажный формат учета его стажа‚ отказавшись от полного перехода на электронные сведения о трудовой деятельности (СТД-Р).
Подача такого заявления означает следующее:
- Сохранение бумажного носителя: Работодатель обязан продолжать вносить записи о приеме на работу‚ переводах‚ увольнениях и награждениях в физическую трудовую книжку работника.
- Двойной учет: Выбор бумажной формы не отменяет передачи данных в Пенсионный фонд (СФР). Работодатель по-прежнему будет сдавать отчеты в электронном виде‚ но параллельно обязан вести и бумажный документ.
- Право на выбор: Согласно ч. 2‚ 4 ст. 2 Федерального закона от № 439-ФЗ‚ каждый сотрудник‚ имевший стаж до 2020 года‚ имеет право сделать выбор между продолжением ведения трудовой книжки работодателем или представлением ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Как происходит выбор: бумага или электронный формат
До конца 2020 года работодатели были обязаны уведомить своих сотрудников о грядущих изменениях. В ответ на это уведомление работник должен был написать одно из двух заявлений:
- О согласии на предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде (отказ от бумажной книжки).
- О продолжении ведения трудовой книжки в бумажной форме.
Что если работник не написал заявление?
Если работник представил работодателю трудовую книжку‚ в которой нет записи о подаче заявления о ее ведении в электронном виде‚ работодатель вправе полагать‚ что тот такое заявление не подавал. В этой ситуации необходимо продолжить вести трудовую книжку до подачи работником заявления о его праве сделать выбор. То есть «молчание» работника приравнивается к сохранению бумажного формата.
Особенности для новых сотрудников (прием на работу)
Часто возникает вопрос: надо ли при приеме на работу работника брать у него заявление о согласии или отказе от бумажной книжки?
Если новый сотрудник устраивается на работу впервые (до 2021 года не имел стажа)‚ на него сразу заводится электронная трудовая книжка‚ и бумажная не оформляется. Если же сотрудник уже где-то работал‚ ситуация зависит от его предыдущего выбора:
- Если в его бумажной трудовой книжке стоит штамп или запись о том‚ что он подал заявление о переходе на ЭТК‚ работодатель ведет только электронные сведения.
- Если такой отметки нет‚ кадровик обязан продолжить вести бумажную трудовую книжку.
Что делать‚ если трудовая книжка утеряна предыдущим работодателем?
На практике встречаются сложные ситуации. Например‚ работница приходит устраиваться на работу‚ но ее предыдущий работодатель не выдал ей трудовую книжку или она была утеряна.
В таком случае алгоритм действий следующий:
- Если предыдущий работодатель не ликвидирован‚ необходимо предложить работнице обратиться по прошлому месту работы с требованием оформления и выдачи именно трудовой книжки.
- Если работница по какой-то причине отказывается обращатся по последнему месту работы и пишет новому работодателю заявление об оформлении новой трудовой книжки‚ то при наличии данных в СТД-Р (сведениях о трудовой деятельности) о ее работе на года и подтвержденном выборе бумажной трудовой книжки‚ новый работодатель обязан оформить ей новую трудовую книжку.
Как правильно составить заявление
Законодательством не установлено жесткой унифицированной формы‚ однако существуют рекомендованные образцы (например‚ формы от КонсультантПлюс или ГАРАНТ). В заявлении обязательно должны быть указаны:
- Шапка: ФИО и должность руководителя‚ ФИО и должность работника.
- Название документа: «Заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки».
- Ссылка на уведомление‚ в ответ на которое подается заявление (например: «В ответ на уведомление от [число‚ месяц‚ год] № [значение] о выборе между продолжением ведения трудовой книжки или предоставлением сведений о трудовой деятельности…»).
- Суть просьбы: прошу продолжить вести мою трудовую книжку в бумажном виде на основании статьи 66.1 Трудового кодекса РФ.
- Дата и подпись работника.
Резолюция руководителя
Многие кадровики задаются вопросом: какую резолюцию должен наложить руководитель на заявлении работника о продолжении ведения трудовой книжки в бумажной форме? Как правило‚ руководитель пишет: «Не возражаю»‚ «Принять к сведению»‚ «В кадровую службу» или «Оформить». Это подтверждает ознакомление и дает сигнал отделу кадров продолжать вести записи в бумаге.
Можно ли изменить решение позже?
Важно помнить‚ что выбор не является окончательным на всю жизнь. Работник‚ который ранее написал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки‚ имеет право в любой момент подать новое заявление о переходе на электронный формат. В этом случае работодатель внесет в бумажную книжку запись о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде‚ выдаст ее на руки работнику‚ и далее будет передавать сведения только в цифровом виде.
Заявление о продолжении ведения трудовой книжки, это важный документ‚ гарантирующий сохранение привычного бумажного формата учета стажа. Если вы цените физический документ‚ который всегда находится у вас на руках‚ и не хотите зависеть от сбоев в электронных базах данных‚ этот документ обеспечит ваше право на бумажную трудовую книжку. Разночтений в законах на данный момент нет: бумажная трудовая книжка продолжает вестись до тех пор‚ пока вы сами не решите от нее отказаться.