Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника, его стаж работы и права на социальные выплаты․ В случае увольнения работник имеет право получить свой экземпляр; Если по каким‑то причинам он не может лично забрать книгу в день увольнения, ему необходимо подать письменное заявление о согласии на её отправку по почте․ Ниже приведены все ключевые моменты, которые помогут правильно оформить такое заявление и избежать юридических рисков․
Юридические основания
- Федеральный закон от № 113-ФЗ «О трудовой книжке» (редакция от ) регулирует порядок выдачи, хранения и передачи трудовой книжки․
- Судебная практика подтверждает, что работник имеет право требовать отправку трудовой книжки по почте, если он не может лично её забрать․
- При отсутствии письменного согласия работника работодателю запрещено отправлять книгу по почте (КонсультантПлюс, 2025‑2024‑2023 гг․)․
Когда необходимо отправлять по почте?
- Работник отсутствует в день увольнения и не может забрать книгу․
- Работник отказывается лично получать документ․
- Работник находится в другом городе/стране и не может приехать․
- В случае, если в день увольнения работодатель не успевает выдать книгу из‑за непредвиденных обстоятельств․
Как правильно оформить заявление
Заявление должно содержать:
- Полное имя и должность работника․
- Точный адрес, по которому необходимо отправить трудовую книжку;
- Форму письма (обычно в виде уведомления с просьбой о согласии на отправку)․
- Подпись работника и дату․
Важно: заявление может быть подано как от руки, так и в электронном виде (если компания ведет электронный кадровый документооборот); Однако в любом случае необходимо получить письменное согласие․
Пример заявления
Ниже приведён готовый образец, который можно скопировать в Word или PDF․ При печати используйте обычный шрифт 12pt, поля 2 см․
Уведомление работника о согласии на отправку трудовой книжки по почте Я, Иванов Иван Иванович, работник ООО «Пример» на должности менеджера по продажам, прошу работодателя отправить мне трудовую книжку по почте на следующий адрес: Иванов Иван Иванович
ул․ Ленина, д․ 10, кв․ 5
г․ Москва, 123456
Россия Согласен(на) на отправку трудовой книжки по заказному письму с уведомлением о вручении․ Подпись: _____________
Что делать работодателю после получения заявления
- Проверить наличие письменного согласия․
- Подготовить трудовую книжку, убедиться, что все записи актуальны․
- Отправить книгу заказным письмом с уведомлением о вручении (рекомендовано)․
- Составить акт о передаче (если работник лично не присутствует) с подписью свидетелей․
- Сохранить копию отправленного письма и актов в кадровом архиве․
Сроки отправки
Срок отправки определяется с даты получения заявления․ Согласно рекомендациям портала «Кадровик‑практик», срок не должен превышать 10 рабочих дней․ Если срок не соблюдается, работник вправе потребовать компенсацию за задержку․
Что делать, если работник не согласен на отправку?
Если работник отказывается от отправки по почте, работодатель обязан предоставить книгу в день увольнения․ В противном случае возможны претензии и штрафы․
Важные нюансы
- Отправка по почте должна быть заказным письмом с уведомлением о вручении․
- В письме обязательно указывайте точный адрес и фамилию получателя․
- Сохраняйте копии всех документов: заявление, уведомление, акт о передаче, подтверждение доставки․
- При отправке в электронном виде (если компания ведет электронный документооборот) обязательно подпишите письмо в электронном виде и сохраните копию․
Где можно скачать шаблоны и бланки?
Шаблоны и образцы заявлений доступны на следующих ресурсах:
- «Моё дело» – бесплатные формы в Word и PDF (редакция 2025‑06‑25)․
- КонсультантПлюс – образцы с примерами заполнения (2024‑08‑13)․
- Портал «Кадровик‑практик» – актуальные бланки 2025 года․
Правильное оформление заявления о выслании трудовой книжки по почте позволяет избежать конфликтов с работником, соблюсти законодательные требования и сохранить репутацию работодателя․ Не забывайте:
- Получать письменное согласие․
- Отправлять книгу заказным письмом с уведомлением․
- Соблюдать сроки и хранить все документы․
Если у вас возникнут вопросы, обратитесь к юристу или в отдел кадров вашей компании․