С 1 января 2024 г. в России действует переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). Однако многие работники по разным причинам хотят сохранить бумажную трудовую книжку (БТК) в качестве официального документа. В этом случае необходимо оформить заявление о сохранении БТК. Ниже приведены подробные инструкции, юридические основания, образцы и рекомендации.

Что такое заявление о сохранении бумажной трудовой книжки?

Это письменный документ, который подаёт работник работодателю с просьбой вести трудовую книжку в бумажном виде, несмотря на наличие ЭТК. В заявлении указывается причина, по которой работник предпочитает бумажную форму, а также подтверждается согласие с условиями законодательства.

Юридическая база

• Статья 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) – определяет порядок ведения трудовой книжки.
• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования трудовых отношений» (часть 2 статьи 2).
• Письмо Минтруда России от  № 14‑6/ООГ‑5261 – регламентирует переход на ЭТК и сохранение БТК.
• Письмо Минтруда от 14‑2/В‑267 – подтверждает порядок записи о переходе в БТК.

Когда нужно подавать заявление о сохранении БТК?

1. Если работник уже получил бумажную трудовую книжку и не хочет переходить на ЭТК.
2. Если работник потерял, испорчена или иным образом не имеет бумажной трудовой книжки, но хочет, чтобы её продолжили вести в бумажном виде.
3. Если работник впервые устроился на работу после 1 января 2024 г. и хочет, чтобы его трудовая книжка оставалась бумажной.

Как оформить заявление?

Заявление должно быть составлено в произвольной форме, но в нём обязательно должны присутствовать следующие элементы:

• ФИО работника, должность, подразделение.
• Дата и место составления.
• Указание причины сохранения БТК.
• Подпись работника.
• Подпись руководителя (если требуется).

Ниже приведён образец заявления.

[Наименование организации]
[Адрес организации]

Заявление

Я, [ФИО работника], работник [должность], прошу сохранить мою трудовую книжку в бумажном виде. Причина: [указать причину, например, «необходимость иметь бумажный документ для личных целей»].

Подпись: ___________

Порядок подачи заявления

1. Составьте заявление в соответствии с образцом.
2. Подайте заявление в отдел кадров (или в руководителя подразделения).
3. Получите подтверждение о принятии заявления (можно в виде копии заявления с отметкой о принятии).
4. В БТК внесите запись о сохранении бумажной трудовой книжки. В графе 2 укажите дату выдачи БТК, а в графе 3 – запись «Сохранение бумажной трудовой книжки».
5. Подпишите запись в книге учета движения трудовых книжек.

Что делать, если БТК потеряна?

Если бумажная трудовая книжка потеряна, испорчена или недоступна, работник может написать заявление о продолжении ведения БТК. В заявлении необходимо указать причину отсутствия БТК и попросить работодателя оформить новую бумажную трудовую книжку.

Я, [ФИО работника], прошу оформить новую бумажную трудовую книжку, так как прежняя была потеряна/испортлена. Причина: [указать причину].

Подпись: ___________

Как оформить переход на электронную трудовую книжку?

Если в дальнейшем работник решит перейти на ЭТК, необходимо подать заявление о переходе. В БТК в графе 3 внесётся запись «Переход на электронную трудовую книжку», а в БТК больше не будут вноситься данные. При этом работник получает электронную трудовую книжку, а бумажная сохраняется только как копия.

Возможность возврата к бумажной трудовой книжке

Согласно письму Минтруда от  № 14‑6/ООГ‑5261, работник может вернуться с ЭТК на БТК, если новый работодатель требует бумажный документ. В таком случае необходимо подать заявление о переходе обратно и оформить новую бумажную трудовую книжку.

Где скачать образцы заявлений и уведомлений?

• КонсультантПлюс – образцы заявлений и уведомлений о переходе на ЭТК
• Е-Офис 24 – образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку
• Образец заявления о сохранении бумажной трудовой книжки можно скачать в формате PDF из раздела «Документы» на сайте компании.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли сохранить БТК, если я уже получил ЭТК?

Да, можно. В БТК внесётся запись о сохранении бумажной трудовой книжки, а в ЭТК будет храниться копия всех записей.

Нужно ли подписывать заявление в присутствии руководителя?

Подписывать заявление можно самостоятельно, но для подтверждения согласия руководитель может поставить свою подпись.

Что происходит, если работник не подаёт заявление о сохранении БТК?

В таком случае работодатель может автоматически перейти на ЭТК, если это предусмотрено внутренними правилами компании.

Сохранение бумажной трудовой книжки – это законный и удобный способ иметь официальный документ в бумажном виде. Главное – правильно оформить заявление, указать причину и получить подтверждение от работодателя. Если в дальнейшем понадобится перейти на электронную трудовую книжку, это тоже возможно без потери прав и льгот.

Не забывайте хранить копию всех документов, включая заявление и подтверждение о сохранении БТК, в личном архиве. Это поможет избежать недоразумений при проверках и при смене работодателя.

Удачной работы и пусть ваша трудовая книжка всегда будет в порядке!