В 2025‑2026 годах работодатели и сотрудники всё чаще сталкиваются с вопросом выбора способа ведения трудовой книжки: в бумажном виде или в электронном. Для официального перехода на выбранный способ необходимо составить заявление о способе ведения трудовой книжки. Ниже представлено подробное руководство‚ нормативно‑правовая база и готовый образец заявления‚ который можно использовать в 2025‑2026 годах.

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ‚ ст. 66 – 66.1 (переход и ведение трудовой книжки в электронном виде).
• Постановление Правительства РФ от № 1234 «Об утверждении формы заявления о способе ведения трудовой книжки».
• Руководство Минтруда «Ведение трудовых книжек в электронном виде с ».

Кому и зачем нужно подавать заявление

Заявление необходимо:

1. Сотруднику‚ который впервые оформляет трудовую книжку.
2. Сотруднику‚ желающему перейти с бумажного формата на электронный (или наоборот).
3. Работодателю‚ которому необходимо зафиксировать выбранный способ ведения документа в учетных системах (1С‚ ЗКГУ и др;).

Общий порядок подачи заявления

1. Сотрудник заполняет форму заявления.
2. Заявление подписывается и передается в отдел кадров.
3. Кадровый отдел вносит выбранный способ в 1С:ЗУП (или в другую учетную систему).
4. Система автоматически генерирует соответствующий документ – приказ о приеме/продолжении ведения трудовой книжки.

Образец заявления

Заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде

Заявление
о ведении трудовой книжки в бумажном виде

Я‚ _______________________________ (ФИО)‚ паспорт: _______________ выдан _______________ (кем)‚ № _______________ 
от _______________ (дата выдачи)‚ 
запрашиваю продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажном виде 
с _______________ (дата начала) в соответствии с п. 66 ТК РФ.
Подпись: ________________________ Дата: «__» __________ 20__

Заявление о переходе на электронную форму

Заявление
о переходе на электронное ведение трудовой книжки

Я‚ _______________________________ (ФИО)‚ 
паспорт: _______________ выдан _______________ (кем)‚ № _______________ 
от _______________ (дата выдачи)‚ 
сообщаю‚ что желаю перейти на электронное ведение своей трудовой книжки 
с _______________ (дата перехода) в соответствии с п. 66.1 ТК РФ.

Подпись: ________________________ Дата: «__» __________ 20__

Пошаговая инструкция заполнения

1. Определите способ: бумажный или электронный. При выборе электронного укажите‚ что вы согласны с требованиями Минтруда к защите персональных данных.
2. Заполните шапку: ФИО‚ паспортные данные‚ дата выдачи.
3. Укажите выбранный способ в соответствующем пункте заявления (бумажный/электронный).
4. Укажите дату начала (для электронного – дату перехода‚ для бумажного – дату продолжения).
5. Подпишите заявление и укажите дату подачи.
6. Передайте в кадровый отдел. При необходимости приложите копию паспорта.
7. Ожидайте подтверждения в системе 1С (или иной учетной программе).

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли одновременно вести две трудовой книжки? – Нет‚ в РФ допускается только один способ ведения.
• Как оформить заявление‚ если сотрудник меняет работодателя? – При приёме на новую работу сотрудник подаёт новое заявление с выбранным способом.
• Что делать‚ если в системе 1С не отображается выбранный способ? – Обновите конфигурацию до версии 3.1.14.208 или выше‚ где добавлена возможность выбора способа.
• Есть ли сроки подачи заявления? – Заявление необходимо подать до начала работы с выбранным способом‚ обычно в течение 5 рабочих дней.

Правильно оформленное заявление о способе ведения трудовой книжки – это ключ к корректному учету в кадровой системе и соблюдению требований Трудового кодекса. Используйте приведённые выше образцы‚ учитывайте актуальные нормативные акты и следите за своевременной подачей документа в отдел кадров.

Для удобства вы можете скачать пустой бланк заявления в формате .doc или PDF‑версию и заполнить её в любой текстовой программе.