Дата публикации: 21:42 (по информации из сети).

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Работник имеет право подать заявление о ведении своей трудовой книжки в электронном виде. Для отдела кадров важно знать‚ как правильно оформить такое заявление‚ избежать ошибок и обеспечить соблюдение трудового законодательства.

Правовые основания

• Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О трудовой книжке» (в редакции‚ действующей с ).
• Постановление Правительства РФ от № 1765 «Об утверждении Порядка ведения электронных трудовых книжек».
• Трудовой кодекс РФ‚ ст. 66 (ведение трудовой книжки).

Шаги отдела кадров после получения заявления

1. Приём и регистрация заявления
   • Заявление принимается в письменной форме (можно также в электронном виде‚ если у организации есть соответствующая система ЭДО).
   • В журнале incoming документов делается отметка о дате получения‚ ФИО сотрудника и номере заявления.
2. Проверка корректности содержания
   • В заявлении должны быть указаны:
     • ФИО сотрудника;
     • Дата рождения;
     • Номер СНИЛС;
     • Просьба о ведении трудовой книжки в электронном формате;
     • Подпись и дата.
   • Если какие‑то реквизиты отсутствуют – запрашиваем у сотрудника уточнение.
3. Согласование с руководителем подразделения
   • Информируем непосредственного руководителя о получении заявления‚ чтобы он был в курсе изменения формата ведения трудовой книжки.
4. Внесение данных в систему ЭТК
   • В корпоративной системе (например‚ «1С:ЗУП»‚ «Гармония»‚ «Контур.ЭТК» и др.) создаём запись о сотруднике‚ указывая‚ что ведение трудовой книжки будет электронным.
   • Переносим все уже накопленные сведения о трудовой деятельности (если они были в бумажном виде) в электронный формат.
5. Уведомление сотрудника
   • Выдаём сотруднику подтверждение о принятии заявления (можно в виде электронного письма с подписью УКЭП или печатного документа).
   • Сообщаем‚ где и как он сможет просматривать свою ЭТК (личный кабинет на портале госуслуг‚ корпоративный портал и т.д.).
6. Хранение и защита данных
   • Обеспечиваем соответствие требованиям ФЗ‑152 «О персональных данных»: ограничиваем доступ к ЭТК только уполномоченным лицам (HR‚ бухгалтерия‚ руководитель).
   • Настраиваем резервное копирование и журнал аудита изменений.

Особенности оформления электронной трудовой книжки

Что включает ЭТК

• Сведения о приёме на работу‚ переводах‚ увольнениях;
• Информация о наградах‚ поощрениях‚ дисциплинарных взысканиях;
• Сведения о периодах работы по совместительству‚ отпусках‚ больничных.

Как избежать типичных ошибок

• Неправильный СНИЛС – проверяем соответствие данных в заявлении и в базе ПФР.
• Отсутствие подписи – если заявление получено в электронном виде‚ требуем подтверждение через УКЭП или код из SMS.
• Несвоевременное внесение изменений – фиксируем каждое кадровое событие в ЭТК в течение трёх рабочих дней.

Что делать‚ если сотрудник передумал

Согласно ст. 66 ТК РФ‚ работник может в любой момент отозвать своё заявление о ведении ЭТК и вернуться к бумажному варианту. В этом случае:

1. Получаем письменное отзывное заявление.
2. Вносим запись в ЭТК о прекращении ведения электронной формы (с указанием даты).
3. Выдаём сотруднику бумажную трудовую книжку (или форму СТД‑Р при увольнении).
4. Архивируем электронную версию в соответствии с требованиями хранения персональных данных.

Получение заявления о ведении электронной трудовой книжки – стандартная процедура‚ требующая внимательного подхода со стороны отдела кадров. Соблюдение правовых норм‚ своевременная регистрация‚ проверка данных и корректное внесение информации в систему ЭТК позволяют избежать штрафов‚ трудовых споров и обеспечить прозрачность трудовых отношений.

Следуя представленному алгоритму‚ ваша организация сможет эффективно управлять переходом на электронный формат трудовых книжек и обеспечить соблюдение прав как работников‚ так и работодателя.