Дата подготовки материала: 04:25:58 ()

С 1 января 2021 года в Российской Федерации действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ При приеме на работу впервые сотрудник имеет право потребовать, чтобы его трудовая деятельность фиксировалась в электронном виде․ Для этого необходимо подать заявление о ведении электронной трудовой книжки работодателю․ В данной статье подробно рассмотрены правовые основания, порядок составления заявления, примерный шаблон и типичные ошибки․

Нормативная база

• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовых книжках» – вводит понятие электронной трудовой книжки и регулирует её ведение․
• Постановление Правительства РФ № 1155 от «Об утверждении Порядка ведения электронных трудовых книжек» – детализирует процедуры подачи заявлений, хранения и предоставления сведений․
• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66, ст․ 66․1) – устанавливает обязанность работодателя вести трудовую книжку (в т;ч․ электронную) и право работника требовать её ведения в электронном виде․

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки, хранящийся в единой государственной информационной системе ЕГИСЗ (Единая государственная информационная система о застрахованных лицах)․ В ЭТК фиксируются:

• сведения о приёме, переводе и увольнении;
• данные о профессии, должности, квалификации;
• сведения о наградах и поощрениях;
• иные сведения, предусмотренные законодательством․

Ведение ЭТК осуществляется работодателем посредством передачи сведений в Пенсионный фонд РФ (ПФР) через систему «Соцстрах» или непосредственно в ЕГИСЗ․

Когда необходимо подавать заявление?

Заявление о ведении электронной трудовой книжки подаётся:

1. При приёме на работу впервые (т․е․ когда у сотрудника ещё нет трудовой книжки ни в бумажном, ни в электронном виде)․
2. При переходе с бумажной трудовой книжки на электронную форму (по желанию работника)․
3. При утере или порче бумажной трудовой книжки и желании вести учёт исключительно в электронном виде․

В остальных случаях (если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка и он не желает переходить на электронную форму) подача заявления не обязательна․

Как правильно оформить заявление?

Законодательно установленного единого бланка нет, поэтому заявление может быть составлено в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты․ Ниже представлен примерный шаблон, соответствующий требованиям ПФР и лучшей практике кадрового делопроизводства․

Обязательные элементы заявления

• Шапка: наименование организации (или ФИО ИП), её адрес, ИНН/КПП (при наличии)․
• Дата и место составления․
• ФИО заявителя полностью․
• Должность, на которую принимается работник (или «при приеме на работу впервые»)․
• Просьба: вести трудовую книжку в электронном виде и передавать сведения в ПФР/ЕГИСЗ․
• Ссылка на нормативный акт: Федеральный закон № 439‑ФЗ, Постановление Правительства РФ № 1155․
• Подпись заявителя и расшифровка подписи․
• Приложения (при необходимости): копия паспорта, ИНН, СНИЛС, трудовая книжка (если есть)․

Образец заявления

ООО «Ромашка»
ИНН 7701234567 КПП 770101001
Адрес: 123456, г․ Москва, ул․ Ленина, д․ 10, офис 5

Заявление

Я, Иванов Иван Иванович, паспорт серии 45 06 № 123456, выдан ОВД г․ Москвы , проживающий по адресу: г․ Москва, ул․ Пушкина, д․ 5, кв; 12,
прошу принять меня на работу в должность менеджера по продажам с  и вести мою трудовую книжку в электронном виде в соответствии с Федеральным законом № 439‑ФЗ от «О трудовых книжках» и Постановлением Правительства РФ № 1155 от ․

Сведения о моей трудовой деятельности прошу передавать в Пенсионный фонд Российской Федерации через ЕГИСЗ․

Приложение:
Копия пастрана (стр․ 2‑3);
Копия СНИЛС;
Копия ИНН․

Подпись ___________________ /Иванов И․И․/

Примечание: документ можно распечатать и подписать от руки, либо оформить в электронном виде с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП) – в этом случае подпись ставится в соответствии с требованиями ФЗ‑63 «Об электронной подписи»․

Пошаговая инструкция по подаче заявления

1. Подготовьте документы: паспорт, СНИЛС, ИНН, (при наличии) трудовая книжка․
2. Составьте заявление: используйте образец выше или заполните онлайн‑форму на сайте вашей организации (если таковая имеется)․
3. Проверьте реквизиты: убедитесь, что указаны полные наименования организации, ваши ФИО, дата и подпись․
4. Подпишите документ: от руки или с помощью КЭП․
5. Передайте заявление работодателю: лично в руки руководителю или кадровому специалисту, либо отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении․
6. Получите подтверждение: работодатель обязан в течение 3 рабочих дней зарегистрировать заявление и внести сведения в ЕГИСЗ (обычно это делает бухгалтерия/кадровая служба)․
7. Контролируйте поступление сведений: через личный кабинет на портале «Госуслуги» или сайт ПФР можно проверить, что ваша электронная трудовая книжка ведётся․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли подать заявление после начала работы?

Да․ Если вы уже приступили к обязанностям, но хотите перейти на электронную форму, заявление подаётся в любой момент трудовой деятельности․

Нужно ли получать согласие работодателя на ведение ЭТК?

Нет․ Работник имеет unilateral право требовать ведения трудовой книжки в электронном виде․ Работодатель обязан исполнить это требование в течение установленного срока․

Что делать, если работодатель отказывается принимать заявление?

Сначала направьте письменную претензию с указанием нарушения прав (ст․ 66 ТК РФ)․ Если ответ не получен или отказ сохраняется, можно обратиться в трудовую инспекцию или суд․

Нужно ли заверять заявление нотариусом?

Нет․ Нотариальное заверение не требуется, достаточно личной подписи заявителя (или КЭП)․

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Да․ Закон не запрещает дублирование сведений, однако при наличии обеих форм приоритет отдаётся электронной, если работник явно выразил такое предпочтение․

Заявление о ведении электронной трудовой книжки при приеме на работу впервые – простой, но важный документ, который гарантирует соблюдение ваших прав в сфере трудового отношения и обеспечивает удобный учёт трудовой стажа в цифровом формате․ Следуя представленной инструкции и используя предложенный шаблон, вы сможете оформить заявление быстро и без ошибок, а работодатель выполнит свои обязательства по передаче сведений в ПФР и ЕГИСЗ․

Помните: своевременное подача заявления защищает вас от возможных споров при подтверждении трудового стажа, расчёта пенсии и получения социальных выплат․

Статья подготовлена 04:25:58 () на основе актуального законодательства и информации из открытых источников․