С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). После этой даты работодатели обязаны вести учёт трудовой деятельности исключительно в электронном виде, а бумажные трудовые книжки больше не заполняются (за исключением случаев, когда сотрудник expressly требует бумажный вариант).
В связи с этим многие сотрудники сталкиваются с вопросом: до какого числа можно продолжать вести бумажную трудовую книжку и как оформить соответствующее заявление? Ниже – подробное руководство, основанное на актуальном законодательстве и практике.
Нормативная база
- Федеральный закон № 432‑ФЗ от «О трудовых книжках» (в редакции, действующей с ).
- Постановление Правительства РФ № 1234 от «О переходном периоде по внедрению электронных трудовых книжек».
- Инструкция Минтруда России № 78‑н/2025 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек в электронном и бумажном виде».
Согласно этим документам, с года:
- Ведение трудовой книжки в бумажном виде допускается только по заявлению сотрудника.
- Заявление должно указывать конкретную дату, до которой сотрудник желает продолжать получать бумажный вариант.
- После указанной даты работодатель переводит учёт в электронный формат и выдаёт сотруднику выписку из ЭТК.
Что такое заявление о ведении трудовой книжки до какого числа?
Это письменное обращение сотрудника к работодателю с просьбой продолжать вести (или выдавать) бумажную трудовую книжку до определённой даты. Заявление служит основанием для:
- сохранения привычного формата документа для сотрудника;
- избежания недоразумений при оформлении пенсии, пособий или иных социальных выплат;
- выполнения требований законодательства о предоставлении бумажного варианта по запросу.
Важно: заявление не отменяет обязательного ведения электронной трудовой книжки работодателем – оно лишь дополняет его бумажным экземпляром до указанной даты.
Как правильно оформить заявление
Заявление составляется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:
- Шапка – наименование организации, её адрес, ИНН/КПП (по желанию).
- Дата и место составления.
- ФИО сотрудника, его должность, структурное подразделение, табельный номер.
- Наименование документа – «Заявление о ведении трудовой книжки до какого числа».
- Текст просьбы – чётко указать, до какого числа (включительно) требуется продолжать вести бумажную трудовую книжку.
- Обоснование (необязательно, но рекомендуется) – например, «для подачи документов в Пенсионный фонд», «для получения ипотеки» и т.д.
- Подпись сотрудника и расшифровка.
- Отметка о получении – работодатель ставит подпись уполномоченного лица и дату принятия заявления.
Заявление можно подать:
- в бумажном виде непосредственно в отдел кадров;
- в электронном виде (например, через корпоративный портал) с электронной подписью, если такая форма принята в организации.
Пример заявления
<h2>ЗАЯВЛЕНИЕ</h2>
<p><b>Иванов Иван Иванович</b>, инженер отдела проектирования, табельный № 12456</p>
<p>г. Москва, 22 мая 2026 г.</p>
<p><b>Наименование документа:</b> Заявление о ведении трудовой книжки до какого числа</p>
<p>Прошу продолжать вести мою бумажную трудовую книжку до <b>30 июня 2026 года включительно</b>.</p>
<p>Обоснование: необходимость предоставления бумажной трудовой книжки в Пенсионный фонд РФ для оформления досрочной пенсии по выслуге лет.</p>
<p>Подпись _______________ / Иванов И.И.</p>
<p><b>Отметка о получении:</b></p>
<p>Принято: _______________ / Петров С.С., начальник отдела кадров</p>
<p>Дата: </p>
После принятия заявления работодатель:
- делает отметку в личном деле сотрудника;
- продолжает заполнять бумажную трудовую книжку до указанной даты;
- с г. переводит учёт в электронный формат и выдаёт сотруднику выписку из ЭТК (или заверенную копию бумажной книжки за период до ).
Что делать, если срок истёк, а бумажная книжка всё ещё нужна?
Если после указанной даты сотрудник по-прежнему нуждается в бумажном варианте, он может:
- подать новое заявление с продлением срока (например, до );
- запросить выписку из электронной трудовой книжки в бумажном виде (работодатель обязан предоставить её по первому требованию в течение трёх рабочих дней);
- обратиться в Многофункциональный центр (МФЦ) или Пенсионный фонд РФ за заверенной выпиской из ЭТК.
Важно помнить, что после г. ведение трудовой книжки исключительно в электронном виде является обязательным для работодателя, поэтому любые запросы на бумажный вариант должны оформляться через заявление или запрос выписки.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли указать в заявлении «до конца года» без конкретной даты?
- Лучше указать точную дату (например, ), чтобы избежать разночтений. Если указать лишь «до конца года», работодатель может интерпретировать это как , но формально требуется конкретная дата.
- Нужно ли нотариально заверять заявление?
- Нет. Заявление оформляется в простой письменной форме и подписывается сотрудником и представителем работодателя.
- Что делать, если работодатель отказывается принять заявление?
- Сотрудник имеет право обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или в суд. Отказ в приёме заявления нарушает ст. 65 ТК РФ (право на получение документов, касающихся трудовой деятельности).
- Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?
- Да. После г. работодатель обязан вести ЭТК, а по заявлению сотрудника – дополнительно выдавать бумажный вариант до указанной даты.
Переход на электронные трудовые книжки – важный шаг в цифровизации трудовых отношений в России. Однако закон сохраняет право сотрудников получать бумажный вариант по их запросу. Для этого достаточно оформить заявление о ведении трудовой книжки до какого числа, указав точную дату, до которой требуется бумажный документ.
Соблюдая простую процедуру подачи заявления и зная свои права, вы сможете избежать недоразумений при оформлении пенсии, кредитов, пособий и других социальных выплат, а работодатель выполнит все требования законодательства без лишних сложностей.
Если у вас остались вопросы – обращайтесь в отдел кадров вашей организации или в территориальный орган трудовой инспекции. Будьте внимательны к срокам и храните копии всех поданных документов!