Важно! Данная статья актуальна на 23 мая 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ, в частности на Постановлении Правления ПФ РФ от № 730п, утвердившем форму и формат отчета СЗВ-ТД.
Что такое СЗВ-ТД и зачем он нужен?
СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности работников) — это отчетная форма, которую работодатель обязан ежемесячно направлять в Социальный фонд России (СФР). В этом отчете отражаются все кадровые события: прием, увольнение, перевод, изменение условий труда и т.д.
Одним из таких событий является информация о способе ведения трудовой книжки (ТК) конкретного сотрудника: в электронном виде (ЭТК) или на бумажном носителе (бумажная ТК). Эта информация формируется в СЗВ-ТД на основании письменного заявления работника.
Когда и зачем подавать заявление о бумажной трудовой книжке?
С 1 января 2020 года ведение ЭТК стало основным способом. Однако работник вправе выбрать бумажный носитель. Для этого необходимо подать работодателю письменное заявление.
Ключевые случаи, когда требуется заявление:
- При приеме на работу. Если сотрудник хочет получить бумажную ТК вместо ЭТК, он должен сразу об этом заявить.
- Если ранее велась ЭТК, а работник решил перейти на бумажную. Он подает заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (ст. 66 ТК РФ).
- Если работник уже имеет бумажную ТК (например, с прошлых мест работы) и хочет, чтобы и у текущего работодателя она велась на бумаге.
Образец заявления (шаблон)
Заявление должно быть простым письменным документом. Примерная структура:
Директору ООО «Пример»
(ФИО руководителя, наименование организации)От сотрудника: (ФИО полностью)
Заявление
Прошу вести мою трудовую книжку на бумажном носителе (бумажную трудовую книжку).
Подпись: _____________ / (ФИО) /
Как работодатель отражает заявление в СЗВ-ТД?
Получив заявление, кадровик или бухгалтер при формировании отчета СЗВ-ТД должен указать выбранный способ ведения ТК в соответствующей графе.
Где именно отражается информация:
- В электронном отчете СЗВ-ТД (передается в СФР в электронном виде) эта информация заносится в специальный реквизит (поле) отчета.
- В печатной форме отчета ЕФС-1 (которая формируется на основе СЗВ-ТД) эта информация отображается в графе «Трудовая книжка». В этой графе будет указано, например, «заявление о ведении ТК на бумажном носителе» или аналогичная формулировка.
Порядок действий работодателя: пошаговая инструкция
- Получить от работника письменное заявление о выборе бумажного носителя для трудовой книжки. Заявление хранится в личном деле сотрудника.
- При формировании ежемесячного отчета СЗВ-ТД (за отчетный месяц, в котором было подано заявление или произошло кадровое событие) внести соответствующую запись в отчет.
- Сдать отчет СЗВ-ТД в территориальный орган ПФР/СФР в установленные сроки (обычно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным).
- Вести бумажную трудовую книжку сотрудника, если заявление подано. При этом помните: сведения о трудовой деятельности, возникшие после 1 января 2020 года, должны быть внесены и в бумажную книжку, и (при наличии заявления о бумажном носителе) в отчет СЗВ-ТД. Закон не требует конвертации всей старой бумажной истории в электронный вид.
Что будет, если заявление не подать?
Если работник не подал заявление о способе ведения ТК, работодатель действует по умолчанию:
- С 1 января 2020 года для вновь принимаемых на работу сотрудников предполагается ведение ЭТК в Единой биржевой системе (ЕБС) без issuance бумажного документа.
- Если у работника уже есть бумажная ТК с предыдущих мест работы, он может хранить ее самостоятельно. Новые сведения о его трудовой деятельности будут формироваться только в электронном виде в ЕБС.
Важно: Отсутствие заявления не освобождает работодателя от обязанности сдавать СЗВ-ТД. В отчете в графе «Трудовая книжка» будет указано, что сведения представлены в соответствии с законодательством (т.е. подразумевается ЭТК).
Ответы на частые вопросы (FAQ)
Можно ли отозвать заявление о бумажной книжке?
Да. Работник вправе в любой момент подать новое письменное заявление с просьбой перевести ведение ТК на электронный носитель. Работодатель обязан учесть это при формировании следующего отчета СЗВ-ТД.
Нужно ли подавать заявление каждый месяц?
Нет. Заявление подается один раз на весь срок действия трудового договора с данным работодателем (или до момента отзыва). Информация о выборе будет «проставляться» в каждом ежемесячном отчете СЗВ-ТД автоматически, пока не изменится.
Что делать, если работник уволился, а бумажная книжка у него на руках?
При увольнении работодатель обязан внести запись об увольнении:
- В бумажную трудовую книжку (если она велась).
- В отчет СЗВ-ТД за месяц увольнения (событие «Увольнение»).
Таким образом, сведения о трудовой деятельности этого работника будут дублироваться: в его бумажном документе и в электронной базе СФР (ЕБС).
Подача заявления о бумажной трудовой книжке, это право работника, реализуемое через простой письменный документ. Для работодателя это означает:
- Обязанность принять и сохранить заявление.
- Обязанность корректно отразить информацию в ежемесячном отчете СЗВ-ТД.
- Обязанность вести бумажную трудовую книжку в соответствии с ТК РФ.
Соблюдение этих правил обеспечивает правильное формирование пенсионных сведений в СФР и защищает интересы как работника, так и работодателя.
Примечание: Настоящая статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных кадровых ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом или официальными источниками ПФР/СФР.
Ключевые теги для поиска: заявление о бумажной трудовой книжке, СЗВ-ТД, графа Трудовая книжка в отчете, ведение бумажной ТК, Постановление ПФР 730п, ЕФС-1, СФР, электронная трудовая книжка.