Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в кадровом делопроизводстве за последние годы․ Несмотря на то, что основной этап выбора был завершен в 2020 году, вопрос о ведении трудовой книжки на бумажном носителе остается актуальным для многих работников и работодателей․ В этой статье мы подробно разберем, кто и когда должен писать заявление, нужно ли это делать при смене места работы, и как правильно оформить такой документ․
Историческая справка: право выбора
В соответствии с изменениями в трудовом законодательстве, работодатели были обязаны до 30 июня 2020 года включительно уведомить каждого работника в письменной форме о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве сотрудника сделать выбор․
В свою очередь, работники должны были сделать свой выбор до 31 декабря 2020 года включительно․ В этот период каждому нужно было подать работодателю письменное заявление:
- О сохранении и продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе (как прежде)․
- О переходе на электронную трудовую книжку (о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ)․
Нужно ли писать заявление при приеме на работу в 2026 году?
Один из самых частых вопросов у кадровиков: надо ли с нового работника брать заявление о ведении бумажной трудовой книжки, если у предыдущего работодателя он такое заявление уже писал?
Ответ однозначный: нет, не нужно․ Если при трудоустройстве работник предъявляет бумажную трудовую книжку, и в ней отсутствует запись об отказе от ее ведения (то есть он ранее не перешел на ЭТК), работодатель просто продолжает вести эту бумажную книжку․ При этом работодатель также обязан попутно предоставлять сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд (через отчеты СЗВ-ТД)․
Следующее заявление, которое данный работник при желании сможет подать новому работодателю — это уже заявление об отказе от бумажной формы трудовой книжки и переходе на получение электронных сведений о трудовой деятельности․
Когда работнику необходимо писать заявление?
На сегодняшний день заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе могут подать только те категории граждан, которые имели право не делать этого в 2020 году, либо те, кто только начинает свой трудовой путь․ К ним относятся:
- Впервые устраивающиеся на работу (после 31 декабря 2020 года)․ По закону на таких сотрудников бумажная трудовая книжка уже не оформляется․ Однако, если такой сотрудник изъявит желание иметь именно бумажный документ, он должен написать соответствующее заявление․
- Работники, желающие отказаться от ЭТК․ Если сотрудник в 2020 году выбрал электронную трудовую книжку, но позже передумал, он имеет право подать работодателю заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки․ В этом случае работодатель обязан завести ему новую бумажную трудовую книжку․
Что делать, если работник подал заявление о переходе на ЭТК в день приема на работу?
Такая ситуация также возможна․ Если новый сотрудник в день трудоустройства пишет заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель:
- Принимает бумажную трудовую книжку от работника․
- Вносит в нее запись о том, что работник подал заявление о переходе на электронный формат․
- Выдает бумажную трудовую книжку на руки работнику;
- В дальнейшем ведет сведения о трудовой деятельности только в электронном виде, подавая отчеты СЗВ-ТД․
Как составить заявление?
Законодательством не установлено унифицированной (обязательной) формы заявления․ Документ составляется в свободной форме․ Он служит подтверждением, что работник решил сохранить свою трудовую и хочет, чтобы данные о его работе и в дальнейшем отражались на бумаге․
Тем не менее, юридически корректный документ должен содержать следующие обязательные элементы:
- Шапку: должность руководителя, наименование организации, ФИО руководителя, ФИО и должность работника․
- Название документа: «Заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе»․
- Суть заявления: просьба продолжить вести трудовую книжку на бумажном носителе (или завести новую бумажную трудовую книжку) в соответствии с законодательством РФ․
- Дату составления․
- Личную подпись работника․
Оформление в программах 1С
Для автоматизации кадрового учета в современных программах предусмотрены специальные инструменты․ Например, в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред․ 3 можно сформировать заявление на сотрудника (или сразу на группу сотрудников) о выборе порядка ведения трудовой книжки на бумажном носителе или в электронном виде․
Это делается с помощью специального документа «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»․ Использование этого функционала позволяет кадровику не набирать текст заявления вручную, а распечатать готовый юридически корректный бланк для подписи работника․
Заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе — это важный документ, фиксирующий волеизъявление работника․ Если сотрудник уже сохранил бумажный формат у прошлого работодателя, при новом трудоустройстве писать заявление заново не нужно, кадровик просто продолжит вносить записи в предъявленный документ․ Если же работник впервые вступает в трудовые отношения или хочет вернуться к бумажному формату после выбора электронного, написание заявления обязательно․ Помните, что право выбора остается за работником, а задача работодателя — этот выбор корректно оформить и исполнять․