Вопрос о необходимости подачи заявления о ведении трудовой книжки (ТК) при приеме на работу актуален как для работников, так и для кадровых служб. Ниже рассмотрены нормативные основания, практические ситуации и рекомендации по оформлению.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – регулирует ведение и хранение трудовых книжек.
• Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О трудовой книжке» – вводит электронную трудовую книжку (ЭТК) и определяет порядок подачи заявлений о выборе способа ведения.
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» – детализирует процедуру оформления записей и заявлений.
• Письма и разъяснения Роструда (например, письмо от , разъяснения от ) – уточняют, когда заявление обязательно, а когда достаточно устного согласия.

Когда заявление о ведении ТК требуется?

Согласно ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ и пункту 26 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, работник должен подать письменное заявление о выборе способа ведения трудовой книжки в следующих случаях:

1. При первом трудоустройстве после , если он ранее не имел трудовой книжки.
2. При переходе с бумажной ТК на электронную (ЭТК) – заявление о переходе на ЭТК.
3. При возобновлении ведения бумажной ТК после периода ведения ЭТК (например, если работник решил вернуться к бумажному варианту).
4. Если работник устраивается на работу впервые и не предъявляет трудовую книжку – необходимо оформить заявление о выдаче новой ТК и указать причину отсутствия документа.

В остальных ситуациях (например, при продолжении работы у того же работодателя, когда способ ведения ТК уже выбран и зафиксирован) заявление не требуется. Работодатель вправе вести трудовую книжку в соответствии с ранее полученным согласием.

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Если сотрудник ранее работал с бумажной ТК, а теперь желает перейти на ЭТК, достаточно:

• Получить от работника письменное заявление о переходе на ЭТК (можно оформить в свободной форме, но обязательно указать ФИО, дату, подпись и дату подачи).
• Внести в бумажную ТК запись о приеме на работу (если она ещё не сделана) и отметить переход на ЭТК в соответствии с п. 26 Порядка.
• Выдать сотруднику подтверждение о переходе на ЭТК (например, выписку из ЕФС-1 или справку о ведении электронной трудовой книжки).
• Рекомендовать сотруднику сохранить бумажную ТК как документ, подтверждающий стаж до 2021 г.

После получения заявления работодатель освобождается от ответственности за ведение и хранение бумажной ТК (п. 26 Порядка). Однако он обязан обеспечить доступ к электронным сведениям в рамках ЕФС-1.

Особенности для сотрудников, не работавших с 2018 года

Если работник не имел трудовой деятельности с 2018 года и теперь устраивается на работу:

• Если у него есть бумажная ТК с записями до 2018 года – достаточно предъявить её; Заявление о ведении ТК не требуется, если способ ведения уже выбран ранее (например, он продолжает вести бумажную ТК).
• Если бумажной ТК нет или она утеряна – работник должен подать заявление о выдаче новой трудовой книжки и указать причину отсутствия документа (утеря, порча и т.д.).
• Если работник желает вести учёт в электронном виде – необходимо оформить заявление о переходе на ЭТК (см. пункт 3).

Права и обязанности сторон

Работодатель

• Обязан принять трудовую книжку (бумажную или электронную) и внести запись о приеме на работу.
• Хранит бумажную ТК в соответствии с требованиями Порядка (в сейфе, металлическом шкафу и т.п.).
• Обеспечивает ведение электронной трудовой книжки в системе ЕФС-1, если работник выбрал ЭТК.
• Не может отказать в приеме на работу solely из-за отсутствия заявления о ведении ТК, если иным образом подтверждена трудовая деятельность (например, через СЗВ-ТД, ЕФС-1 или иные документы).

Работник

• Имеет право выбрать способ ведения ТК (бумажный или электронный) и изменить свой выбор в любой момент, подав соответствующее заявление.
• Обязан предъявить трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности при приеме на работу.
• При утере или порче бумажной ТК должен написать заявление о выдаче новой книжки и указать причину.
• Сохраняет право в дальнейшем подать письменное заявление о ведении ТК в электронном виде, даже если ранее выбрал бумажный вариант.

Практические рекомендации по оформлению

1. При приеме на работу запросите у кандидата трудовую книжку (бумажную) или сведения из ЕФС-1/СЗВ-ТД. Если документ отсутствует – попросите написать заявление о выдаче новой ТК.
2. Если работник хочет перейти на ЭТК – получите письменное заявление о переходе, внесите запись о приеме в бумажную ТК (если она ещё не оформлена) и выдайте подтверждение о переходе.
3. Храните заявления в личном деле сотрудника не менее 50 лет (согласно требованиям к кадровой документации).
4. Информируйте сотрудников о праве изменить способ ведения ТК в любой момент, разместив информацию в внутренних нормативных актах или на корпоративном портале.
5. Используйте стандартные формы заявлений (можно взять из рекомендаций Минтруда или разработать собственную, но обязательно включить реквизиты: ФИО, должность, дату, подпись, расшифровку подписи).

Таким образом, необходимость подачи заявления о ведении трудовой книжки при приеме на работу зависит от конкретной ситуации:

• Заявление обязательно при первом трудоустройстве без ТК, при переходе с бумажной ТК на ЭТК, при восстановлении утерянной ТК и при изменении выбранного способа ведения.
• Заявление не требуется, если способ ведения ТК уже установлен и зафиксирован ранее (например, сотрудник продолжает работать у того же работодателя и ведет бумажную ТК или ЭТК без изменений).
• Работодатель обязан принять трудовую книжку и внести запись о приеме, а также обеспечить хранение бумажного варианта или доступ к электронным сведениям в соответствии с выбранным способом.

Соблюдение указанных правил позволит избежать споров с инспекцией труда и обеспечит корректное ведение трудовых книжек в вашей организации.