Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых значимых изменений в российском трудовом законодательстве. Сегодня каждый работник имеет право выбора: оставить традиционный бумажный формат или перейти на электронный. Чтобы реализовать это право, сотруднику необходимо внести заявление о ведении трудовой книжки в соответствии со статьями 66 и 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно составить такое заявление, какие существуют варианты ведения учета стажа, и как этот процесс автоматизирован в популярных программах вроде 1С.
Что такое заявление о ведении трудовой книжки?
Заявление о ведении трудовой книжки — это письменное волеизъявление наемного работника, в котором он информирует работодателя о своем выборе формата учета трудового стажа. Согласно законодательству, у сотрудника есть два основных варианта:
- Продолжить ведение в бумажном виде. В этом случае работодатель продолжает вносить записи в привычный бумажный бланк трудовой книжки.
- Перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК). В этом случае бумажная книжка выдается на руки работнику, а все дальнейшие сведения о трудовой деятельности направляются работодателем в Пенсионный фонд России в электронном виде.
Как правильно составить заявление?
Юридически корректный образец заявления не имеет строго утвержденной унифицированной формы, однако оно должно содержать всю необходимую информацию для кадрового учета. Рассмотрим оба варианта.
Заявление о продолжении ведения в бумажном виде
Если работник желает сохранить бумажный формат, ему необходимо написать соответствующее заявление. Достаточно простой формулировки.
Пример текста заявления:
«Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажной форме в установленном порядке в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации».
Или еще более краткий вариант:
«Прошу продолжать вести мою трудовую книжку в соответствии со статьей 66 ТК РФ».
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку
Если сотрудник решил отказаться от бумажного варианта, он также пишет заявление; После его обработки работодатель обязан внести в бумажную трудовую книжку запись о переходе на электронный формат и выдать её на руки работнику (под роспись), а также предоставить бланк СТД-Р.
Пример текста заявления:
«На основании письменного волеизъявления, руководствуясь статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде. От ведения трудовой книжки на бумажном носителе отказываюсь».
Обязательные реквизиты для обоих заявлений:
- Шапка (на имя руководителя организации, от кого — ФИО и должность работника).
- Название документа (Заявление о ведении трудовой книжки / Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки).
- Текст с четко выраженным намерением (с ссылками на ст. 66 или 66;1 ТК РФ).
- Дата подачи заявления.
- Личная подпись работника.
Оформление при приеме на работу
Особое внимание стоит уделить ситуации, когда заявление подается при приеме на работу. Если сотрудник устраивается впервые, он сразу выбирает формат. Если же он переходит из другой компании, он должен предоставить сведения о том, каким образом велась его трудовая книжка у предыдущего работодателя, и написать заявление текущему.
В случае утери бумажной трудовой книжки, работник может подать заявление об оформлении новой трудовой книжки взамен утерянной, одновременно указывая, в каком виде (бумажном или электронном) он желает её вести далее.
Отражение заявления в программе 1С:ЗУП
Для бухгалтеров и кадровиков автоматизация этого процесса имеет огромное значение. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3) и 1С:ЗКГУ 3 реализован удобный функционал для работы с заявлениями.
- Документ «Заявление о ведении трудовой книжки»: В программе можно создать и распечатать данный документ как в бумажном, так и в электронном виде. В печатном виде отчета наглядно видна форма ведения книжки и дата заявления.
- Приказ о приеме на работу: Начиная с релиза 3.1;14.208, в 1С:ЗУП была добавлена возможность прямо в документе «Приказ о приеме на работу» указать способ ведения трудовой книжки у предыдущего работодателя и дату подачи заявления новым сотрудником. Это значительно упрощает кадровый учет и исключает ошибки.
Где скачать образцы?
Найти и скачать юридически корректные бланки и образцы заявлений можно на профильных юридических порталах (например, КонсультантПлюс, система «ГАРАНТ», nalog-nalog.ru). Там представлены актуальные формы для 2024, 2025 и 2026 годов.
- Скачать пустой бланк заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде (.doc)
- Скачать образец заявления о продолжении ведения трудовой книжки в бумажной форме (.doc)
Процедура подачи заявления о ведении трудовой книжки — это законное право работника, которое должно быть реализовано без давления со стороны работодателя. Главное — четко сформулировать свое желание (оставить бумажный вариант согласно ст. 66 ТК РФ или перейти на электронный согласно ст. 66.1 ТК РФ) и своевременно передать документ в отдел кадров. Для работодателей же важно корректно отразить это волеизъявление в кадровом учете и специализированном ПО, таком как 1С.