В современной России переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) становится все более актуальным. Для работодателя это значит, что часть работы по ведению трудовой книжки теперь выполняется в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) -. Ниже приведена подробная пошаговая инструкция, как правильно оформить заявление о выборе способа ведения трудовой книжки в 1С, как подготовить документы, а также какие сроки и требования к сдаче отчетности.

Что такое заявление о ведении трудовой книжки?

Заявление о ведении трудовой книжки – это документ, который сотрудник (или работодатель) подает в 1С для выбора между двумя режимами:

• Бумажная трудовая книжка – традиционный способ, при котором работодатель продолжает вести трудовую книжку на бумаге.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой формат, который хранится в системе 1С и передается в электронный фонд кадровых сведений (ЭФС).

В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ, работник имеет право выбрать один из этих способов. Если работник выбирает ЭТК, ему выдается бумажная трудовая книжка с отметкой о подаче заявления, но фактическое ведение будет происходить в электронном виде.

Кому необходимо подавать заявление?

Заявление необходимо подавать:

• Сотруднику, который уже работает в компании и хочет изменить способ ведения трудовой книжки.
• Нового сотрудника, если он имеет стаж работы до 2021 года (тогда он может выбрать любой способ).
• Сотруднику без стажа работы (в таком случае заявление не требуется, так как он автоматически попадает в режим ЭТК).

Важно помнить: если сотрудник до 2021 года нигде не работал, он не может выбирать способ ведения трудовой книжки – система автоматически назначит ЭТК.

Подготовка к подаче заявления в 1С

Перед тем как открыть 1С, убедитесь, что:

1. У вас есть доступ к модулю Зарплата и управление персоналом (ЗУП) -.
2. Вы знаете ФИО сотрудника, его ИНН и дату начала работы.
3. У сотрудника есть бумажная трудовая книжка (если он выбирает бумажный режим) или он готов получить электронную.

Пошаговая инструкция по созданию заявления в 1С

Открытие модуля «Заявления»

В главном меню 1С выберите пункт «Кадры» → «Заявления». Если вы видите список уже созданных заявлений, нажмите кнопку «Создать».

Выбор типа заявления

В открывшемся окне выберите тип документа: «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Это универсальный документ, который можно использовать как для бумажной, так и для электронной трудовой книжки.

Заполнение полей заявления

• ФИО сотрудника – введите полное имя;
• Дата начала работы – укажите точную дату.
• Номер и дата трудовой книжки – если сотрудник уже имеет бумажную книжку.
• Выбор способа ведения – отметьте одну из опций:
  • «Ведение в бумажном виде» (статья 66 ТК РФ)
  • «Ведение в электронном виде» (статья 66.1 ТК РФ)
• Подпись сотрудника – введите электронную подпись или подпишите документ вручную (если это предусмотрено в настройках 1С).

Сохранение и печать заявления

После заполнения нажмите кнопку «Сохранить». Затем выберите «Печать» и распечатайте два экземпляра документа:

1. Экземпляр для сотрудника (с подписью).
2. Экземпляр для бухгалтерии (для дальнейшего внесения в систему).

Если вы используете электронную подпись, печать можно не делать – достаточно сохранить в формате PDF.

Внесение записи о переходе в бумажной трудовой книжке

В течение трех рабочих дней со дня подачи заявления в 1С, бухгалтер должен внести запись о переходе на ЭТК в бумажную трудовую книжку и выдать её сотруднику. В бумажной книжке ставится отметка «Переход на электронную трудовую книжку».

Сдача ЕФС-1

Не позднее 25 числа следующего месяца после подачи заявления, необходимо сдать в налоговую службу подраздел 1.1 ЕФС-1 (статья 2 Закона N 439-ФЗ, пункт 35 Порядка ведения трудовых книжек).

Как изменить способ ведения трудовой книжки

Если сотрудник решил изменить ранее выбранный способ, процедура аналогична:

1. Создайте новое заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.
2. Укажите новый режим (бумажный или электронный).
3. Сохраните и распечатайте заявление.
4. Внесите соответствующую запись в бумажную трудовую книжку (если переход на бумажный режим).
5. Сдайте ЕФС-1 в срок.

Как отменить заявление о выборе способа ведения трудовой книжки

Если сотрудник ошибочно подал заявление, его можно отменить в 1С:

1. Перейдите в раздел «Заявления».
2. Выберите нужное заявление и нажмите «Отменить».
3. Подтвердите действие.
4. Убедитесь, что в бумажной трудовой книжке нет записей о переходе.

Практические советы

• Перед подачей заявления убедитесь, что у сотрудника есть актуальная информация о стаже работы.
• Используйте электронную подпись для ускорения процесса и уменьшения бумажной работы.
• Сохраняйте копии всех заявлений в архиве 1С для последующего аудита.
• Следите за сроками сдачи ЕФС-1 – нарушение может привести к штрафам.
• При работе с новыми сотрудниками без стажа не заполняйте заявление – система автоматически назначит ЭТК.

Переход на электронные трудовые книжки в 1С упрощает учет трудовой деятельности и снижает бумажную нагрузку. Следуя приведенной инструкции, вы сможете быстро и без ошибок оформить заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, внести необходимые записи в бумажную книжку и своевременно сдать ЕФС-1. Это поможет вашему предприятию оставаться в соответствии с законодательством и повысить эффективность кадрового учета.