В 2026 году переход на электронные формы ведения трудовой деятельности стал обязательным для большинства организаций. Программа 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) предоставляет все необходимые инструменты для оформления заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (СТД‑Р) и формы СЗВ‑ТД. Ниже – пошаговое руководство, которое поможет вам правильно подготовить и внести заявление в 1С.
Что такое заявление о ведении трудовой книжки?
Заявление – это письменный запрос сотрудника, в котором он выбирает способ ведения своей трудовой книжки:
- Ведение бумажной трудовой книжки (по статье 66 ТК РФ);
- Ведение сведений в электронном виде (по статье 66.1 ТК РФ).
После получения заявления работодатель вводит его в программу 1С, после чего данные автоматически попадают в отчётные формы СЗВ‑ТД и СТД‑Р.
Почему это важно?
Несоблюдение требований по оформлению заявления может привести к:
- Отказу от выдачи электронной трудовой книжки;
- Нарушению сроков подачи СЗВ‑ТД;
- Штрафных санкций со стороны ПФР.
Где найти нужный документ в 1С:ЗУП?
В программе 1С:ЗУП заявление создаётся в разделе Кадры → Электронные трудовые книжки. Последовательность действий:
- Откройте меню Кадры → Электронные трудовые книжки;
- Нажмите кнопку Создать;
- В выпадающем списке выберите пункт Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности;
- Укажите список работников, которым нужно оформить заявление (можно добавить через кнопку Подбор или Добавить).
После создания документа в нём автоматически заполняются сведения о приёме, переводе, увольнении и дате подачи заявления.
Как правильно заполнить заявление?
Заявление в 1С имеет две колонки – Вид заявления и Дата. Выбор варианта зависит от того, какой способ ведения книжки выбирает сотрудник.
- Ведение бумажной трудовой книжки – выбираеться, если сотрудник хочет, чтобы его данные фиксировались в традиционном документе.
- Ведение сведений в электронном виде – выбирается, если сотрудник переходит на электронную форму.
Важно, чтобы дата заявления совпадала с датой, указанной в самом заявлении сотрудника. По умолчанию 1С подставляет текущую дату, поэтому её необходимо изменить вручную.
Пример заполнения
Вид заявления: Ведение электронной формы Сотрудник: Иванов Иван Иванович Подпись: ______________________
Как отразить заявление в отчётных формах?
После ввода заявления в 1С необходимо включить его в соответствующие отчёты:
- СЗВ‑ТД – форма, в которую вносятся сведения о переходе на электронную форму ведения трудовой книжки.
- СТД‑Р – справка, которая автоматически формируется при создании документа Сведения о трудовой деятельности (СТД‑Р).
Для отражения заявления в СЗВ‑ТД:
- Перейдите в раздел Отчетность → СЗВ‑ТД;
- Выберите нужный период;
- Нажмите кнопку Заполнить – в документ автоматически попадут все сотрудники, для которых создано заявление.
Для формирования СТД‑Р:
- В том же меню Кадры → Электронные трудовые книжки создайте документ Сведения о трудовой деятельности работника (СТД‑Р);
- Выберите сотрудника, для которого формируется справка;
- Система автоматически заполнит данные о приёме, переводе, увольнении и дате подачи заявления.
Как изменить способ ведения трудовой книжки?
Если сотрудник хочет изменить выбранный ранее способ (например, с бумажной на электронную), необходимо:
- Создать новое заявление с новым вариантом Вид заявления;
- Указать корректную дату, которая должна соответствовать дате изменения;
- Внести изменения в форму СЗВ‑ТД и СТД‑Р.
Для отмены ранее данного заявления используйте кнопку Отменить заявление в том же документе.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Где хранить подпись сотрудника?
Ответ: Подпись ставится вручную в печатном виде заявления. В электронном документе 1С подпись не требуется, но в отчёте СЗВ‑ТД указывается, что сотрудник подписал заявление. - Вопрос: Можно ли сразу сформировать несколько заявлений?
Ответ: Да. При создании документа можно добавить несколько сотрудников через кнопку Подбор или Добавить. Каждому будет сформировано отдельное заявление. - Вопрос: Как проверить, что заявление принято?
Ответ: После сохранения документа в списке заявлений появится статус «Обработано». Также в отчёте СЗВ‑ТД будет отображен соответствующий период.
Оформление заявления на трудовую книжку в 1С:ЗУП – это обязательный шаг при переходе на электронные формы ведения кадровой документации. Правильное заполнение заявления, своевременное внесение данных в СЗВ‑ТД и СТД‑Р позволяют избежать штрафов и обеспечить корректную работу с персональными документами.
Помните, что:
- Дата заявления должна совпадать с датой, указанной в самом документе сотрудника;
- Выбор Вид заявления определяет способ ведения трудовой деятельности;
- Все изменения необходимо отражать в отчётных формах, иначе они не будут учтены при расчёте страховых взносов.
Следуя этому гайду, вы сможете быстро и без ошибок оформить заявление в 1С:ЗУП и обеспечить соответствие законодательным требованиям.