В современной России работники имеют право выбирать способ ведения сведений о трудовой деятельности – как в бумажном, так и в электронном виде. Для этого необходимо подать заявление работодателю, в котором указать желаемый порядок. Ниже приведена подробная инструкция, как правильно оформить заявление, какие сроки и формы применяются, а также как вести учет в системе 1С.

Что такое заявление о ведении трудовой книжки?

Заявление – это письменный документ, в котором сотрудник сообщает работодателю о своём желании вести трудовую книжку в определённом формате (бумажном, электронном или обоих). Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. 439-ФЗ), работник имеет право подать такое заявление в любой момент своей трудовой деятельности.

Когда и как подавать заявление?

2.1 Сроки подачи заявления

• При приёме на работу – заявление подаётся в момент оформления трудового договора.
• При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) – в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления работник получает бумажную запись о переходе.
• Не позднее 25 числа следующего месяца с момента подачи заявления работодатель обязан сдать подраздел 1.1 ЕФС‑1 (ст. 2 Закона N 439‑ФЗ, п. 35 Порядка ведения трудовых книжек).

2.2 Формы заявления

Существует несколько форм, которые можно использовать:

• Бумажная форма – стандартный бланк, который можно скачать с официального сайта Минтруда РФ.
• Электронная форма – в системе 1С: Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3 можно сформировать документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
• Онлайн‑заявление – через портал «Электронная государственная служба» (если ваш регион поддерживает такую услугу).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

3.1 Права и обязанности

• Работник, подавший заявление о переходе на ЭТК, имеет право на получение бумажной записи о переходе в течение 3 рабочих дней.
• Если работник отказывается от ведения ЭТК, работодатель обязан вести сведения как в сервисы Фонда пенсионного и социального страхования, так и в бумажную трудовую книжку.
• Сотрудник может подать заявление об учёте трудового стажа в электронном виде только один раз за всю профессиональную деятельность.

3.2 Как получить бумажную запись о переходе на ЭТК

1. Подать заявление в письменной форме.
2. В течение 3 рабочих дней работодатель выдает бумажную трудовую книжку с записью о переходе.
3. Не позднее 25 числа следующего месяца сдать подраздел 1.1 ЕФС‑1 в Фонд.

Порядок ведения в системе 1С

В программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3 можно:

• Сформировать заявление на сотрудника о выборе порядка ведения трудовой книжки.
• Выбрать вариант «бумажный носитель» или «электронный».
• Сформировать документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

После утверждения заявления работодатель автоматически обновляет данные в системе Фонда пенсионного страхования.

Пример заявления

Ниже приведён образец заявления, который можно использовать как шаблон:

Заявление
от ________________________ (ФИО сотрудника)

Я, ________________________ (ФИО сотрудника), прошу продолжить осуществлять ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе согласно Инструкции по заполнению и ведению трудовых книжек, утверждённой постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года, с 1 января 2021 года наряду с электронной трудовой книжкой.

Подпись: _____________

Если вы хотите перейти на электронную трудовую книжку, используйте следующий образец:

Заявление
от ________________________ (ФИО сотрудника)
Я, ________________________ (ФИО сотрудника), прошу перейти на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК).

Подпись: _____________

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли вести обе формы одновременно? – Да, работник может вести и бумажную, и электронную трудовую книжку одновременно.
• Что делать, если работодатель не выдал бумажную запись о переходе на ЭТК? – Обратитесь в Фонд пенсионного страхования с копией заявления.
• Как быстро обновляются данные в Фонде? – Обычно обновление занимает 1–2 рабочих дня после подачи заявления.

Правильное оформление заявления о ведении трудовой книжки – важный шаг для защиты ваших трудовых прав. Соблюдайте установленные сроки, используйте официальные формы и не забывайте о возможности вести обе формы одновременно. При возникновении вопросов всегда обращайтесь к официальным источникам: сайтам Минтруда, Фонда пенсионного страхования и порталу «Электронная государственная служба».

Удачной работы и пусть ваши трудовые записи всегда будут в порядке!