С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако законодательство сохраняет право работника выбирать способ ведения сведений о трудовой деятельности: в электронном виде либо на бумажном носителе. Для оформления такого выбора необходимо подать заявление работника о ведении трудовой книжки в бумажном варианте. Ниже подробно рассмотрены правовые основания, порядок подачи, образец документа и рекомендации для работников и работодателей.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 66 – регулирует ведение трудовых книжек.
• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части введения электронных трудовых книжек».
• Постановление Правительства РФ № 1525 от «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
• Приказ Минтруда России № 18н от «Об утверждении формы заявления о выборе способа ведения трудовой книжки».

Согласно указанным нормативным актам, работник вправе в любой момент подать заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе, даже если ранее он выбрал электронный формат.

Когда необходимо подать заявление?

• При приёме на работу – если работник желает, чтобы его трудовая книжка велась на бумаге с первого дня трудоустройства.
• При переходе с электронного на бумажный формат – если ранее был выбран ЭТК, но работник решил вернуться к бумажному варианту.
• При утере или повреждении бумажной трудовой книжки – после её восстановления работник может подтвердить выбор бумажного ведения.
• При изменении личных обстоятельств (например, переход на работу в организацию, не использующую ЭТК).

Заявление подаётся до дня начала трудовой деятельности (или до дня, с которого требуется изменить способ ведения). Если заявление подано позже, работодатель обязан внести сведения в выбранный формат с момента получения документа.

Требования к содержанию заявления

Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Название документа – «Заявление о ведении трудовой книжки в бумажном варианте».
2. Дата и место составления.
3. ФИО работника полностью.
4. Должность (если заявление подаётся при приёме на работу – указывается предполагаемая должность).
5. ИНН и СНИЛС (по желанию, для удобства идентификации).
6. Наименование организации (работодателя), к которой обращается работник.
7. ФИО и должность руководителя, которому адресовано заявление.
8. Чёткое выражение воли: «Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе в соответствии со ст. 66 ТК РФ и Федеральным законом № 439‑ФЗ».
9. Подпись работника и расшифровка подписи.

При желании можно добавить ссылку на приложение – копию паспорта, ИНН или СНИЛС, но это не является обязательным.

Образец заявления

ЗАЯВЛЕНИЕ
о ведении трудовой книжки в бумажном варианте

г. Москва «15» мая 2026 г.

Иванов Иван Иванович,
паспорт серии 45 № 123456,
ИНН 770123456789, СНИЛС 123-456-789 00,
проживающий: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5

Кому: Генеральному директору
ООО «ТехноПром»
Петрову Сергею Владимировичу

Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе
в соответствии со статьёй 66 Трудового кодекса Российской Федерации
и Федеральным законом № 439‑ФЗ от 16 декабря 2019 г.

Образец можно оформить на обычном листе формата А4, используя печатный или рукописный текст. Важно, чтобы документ был подписан лично работником.

Порядок действий работника

1. Подготовить заявление согласно образцу (или в свободной форме, соблюдая обязательные реквизиты).
2. Подписать документ и, при необходимости, приложить копию паспорта.
3. Передать заявление работодателю:
   • лично в руки руководителю или специалисту отдела кадров;
   • через внутреннюю систему документооборота (если таковая есть);
   • заказным письмом с уведомлением о вручении (если работник находится в удалённом режиме).
4. Получить от работодателя подтверждение получения (например, отметку о принятии на экземпляре заявления или письменное подтверждение).
5. Дождаться внесения записи о выборе способа ведения трудовой книжки в личную карточку сотрудника и, при необходимости, выдачи бумажной трудовой книжки.

Обязанности работодателя после получения заявления

• В течение трёх рабочих дней зарегистрировать заявление в журнале incoming документов или в электронной системе документооборота.
• Оформить запись о выборе способа ведения трудовой книжки в личную карточку сотрудника (форма Т-2 или аналог в 1С:ЗУП).
• Если работник ранее не имел бумажной трудовой книжки – выдать новый бланк трудовой книжки и внести в неё сведения о предыдущих местах работы (по данным из ЭТК или иных источников).
• Обеспечить ведение всех последующих записей о приёме, переводе, увольнении, награждениях и т.д. исключительно в бумажном трудовом книжке.
• При необходимости предоставить сотруднику выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД‑Р) для подтверждения стажа, если такая информация требуется.
• Хранить оригинал заявления в личном деле сотрудника в течение всего периода его работы у данного работодателя и ещё 50 лет после увольнения (в соответствии с требованиями к хранению кадровых документов).

Возможные сложности и способы их решения

<Т>Восстановить трудовую книжку через бывшего работодателя (запрос form СТД‑Р) и оформить новый бланк, после чего продолжить ведение.

Полезные рекомендации

• Всегда сохраняйте копию поданного заявления (скан или фото) – это упростит подтверждение вашего выбора в случае споров.
• Если вы устраиваетесь на новую работу, подавайте заявление одновременно с другими документами о приёме (анкета, согласие на обработку персональных данных).
• При переходе с электронного на бумажный формат запросите у предыдущего работодателя выписку из ЭТК (форма СТД‑Р) – она понадобится для заполнения новой бумажной трудовой книжки.
• Следите за сроками хранения кадровых документов: оригинал заявления хранится не менее 75 лет после окончания трудовой деятельности (50 лет после увольнения + 25 лет архивного хранения).
• В случае работы в нескольких организациях одновременно (совместительство) каждый работодатель должен получить отдельное заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.

Заявление работника о ведении трудовой книжки в бумажном варианте – это простой, но юридически значимый документ, позволяющий реализовать право на выбор формы учёта трудовой деятельности. Соблюдение установленного порядка подачи и обработки заявления гарантирует, что трудовая книжка будет вестись корректно, а права работника будут защищены. Работодатели обязаны оперативно принимать такие заявления, обеспечивать выдачу и ведение бумажных трудовых книжек, а также сохранять всю связанную документацию в соответствии с законодательством.

Если у вас остались вопросы по оформлению заявления или взаимодействию с отделом кадров, рекомендуется обратиться за консультацией к юристу по трудовому праву или воспользоваться онлайн-сервисами, предоставляющими образцы и пошаговые инструкции (например, портал Explawyer или официальные сайты органов государственной власти).