С 2021 года в России действует новый порядок ведения трудовых книжек, предусмотренный Приказом Минтруда России от  № 320н. Несмотря на переход к электронному учету, законодательство сохраняет право работника выбрать бумажный формат ведения трудовой книжки. Для реализации этого права необходимо подать заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде. Ниже представлена подробная инструкция, образец бланка и рекомендации по оформлению.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (ведение трудовой книжки) и ст. 66.1 (переход на электронный вид).
• Приказ Минтруда России от  № 320н – утвердил форму трудовой книжки, порядок её ведения и хранения, а также образец заявления о выборе способа ведения.
• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» – регулирует хранение первичных документов, в т.ч. заявлений.

Когда требуется подать заявление?

• При приёме на работу, если сотрудник желает вести трудовую книжку в бумажном виде.
• При переходе с электронного формата на бумажный (например, после увольнения и последующего трудоустройства у другого работодателя).
• При продолжении ведения уже существующей бумажной трудовой книжки после периода её электронного ведения.

Структура заявления

Заявление составляется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты, установленные Приказом № 320н:

1. Шапка – наименование организации (полное, согласно учредительным документам), её адрес, ИНН/КПП (по желанию).
2. Дата и номер документа – например, «Заявление № ___ от «__» __________ 20__ г.».
3. ФИО сотрудника – полностью, как в паспорте.
4. Должность и структурное подразделение (если известно на момент подачи).
5. Текст просьбы – формулировка о выборе бумажного вида ведения трудовой книжки.
6. Ссылка на нормативный акт – указание на ст. 66 ТК РФ и Приказ Минтруда № 320н.
7. Подпись сотрудника и расшифровка (ФИО).
8. Дата подачи заявления.

Образец бланка заявления

Ниже представлен готовый шаблон, который можно скопировать в любой текстовый редактор (Word, Google Docs) и распечатать.

ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ


Наименование организации: _______________________________________________
Адрес: _______________________________________________________________
ИНН/КПП: _____________________________________________________________


Заявление № ___
от «__» __________ 20__ г.


Я, Фамилия Имя Отчество, паспорт ___ № ____________, выдан ____________, residing at _______________________________,


прошу: вести мою трудовую книжку в бумажном виде в соответствии со статьёй 66 Трудового кодекса Российской Федерации и Приказом Минтруда России от № 320н.


Должность: _________________________________________________
Подразделение: _____________________________________________


Подпись: _____________________ / ______________________/
Расшифровка подписи: _______________________________________
Дата подачи: «__» __________ 20__ г.

Примечание: линии (___) предназначены для заполнения от руки или в электронном виде перед печатью.

Как правильно оформить и подать заявление

1. Скачайте пустой бланк (см. раздел «Где скачать бланк») или создайте документ по образцу выше.
2. Заполните все поля печатными буквами или от руки разборчивым почерком.
3. Подпишите документ собственноручно.
4. Передайте заявление сотруднику отдела кадров или непосредственно руководителю.
5. Сотрудник кадровой службы регистрирует заявление в журнале incoming documents и прилагает к личному делу сотрудника.
6. После получения заявления отдел кадров делает отметку в трудовой книжке (в разделе «Сведения о трудовой деятельности») о выбранном способе ведения.

Где скачать бланк заявления

Бесплатные шаблоны доступны на следующих ресурсах:

• Моё Дело – раздел «Бланки и формы», редакция от .
• КонсультантПлюс – форма заявления о ведении трудовой книжки в бумажном виде (обновлена 2026 г.).
• Налог‑Налог – архив с двумя бланками (бумажный и электронный вариант).
• Официальный сайт Минтруда России – раздел «Нормативные акты» → Приказ № 320н → приложение с образцом заявления.

При скачивании проверяйте, что файл имеет расширение .doc, .docx или .pdf и содержит обязательные реквизиты, указанные в пункте 3.

Особенности хранения заявления

• Заявление относится к первичным документам кадрового учёта и хранится в личном деле сотрудника не менее 50 лет после увольнения (в соответствии с Федеральным законом № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
• При переходе на электронный формат трудовой книжки заявление остаётся в бумажном виде в личном деле, а электронная трудовая книжка ведётся в системе 1С:ЗУП или аналогичной.
• Если сотрудник позже решит перейти на электронный вид, необходимо подать новое заявление о переходе на электронную трудовую книжку (форма по ст. 66.1 ТК РФ).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли подать заявление в электронном виде (например, по email)?

Да, если работодатель принимает электронные документы с электронной подписью или подтверждённым электронным документооборотом. Однако для соблюдения требований по хранению первичных документов рекомендуется также иметь подписанный бумажный экземпляр.

Нужно ли заверять заявление печатью организации?

Печать не является обязательной, но многие кадровые службы ставят её для дополнительной идентификации документа.

Что делать, если работник потерял заявление?

Можно оформить дубликат, указав в тексте, что это дубликат утраченного заявления от «__» __________ 20__ г., и приложить копию любого подтверждающего документа (например, выписку из приказа о приёме на работу).

Есть ли срок подачи заявления после приёма на работу?

Нормативный акт не устанавливает строгий срок, однако рекомендуется подать заявление в день приёма или в течение первых трёх рабочих дней, чтобы избежать недоразумений при ведении трудовой книжки.

Заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде – простой, но важный документ, позволяющий работнику реализовать своё право на выбор формата учёта трудовой деятельности. Правильное оформление и своевременная подача заявления обеспечивают соблюдение трудового законодательства, упрощают взаимодействие с кадровой службой и гарантируют корректное хранение трудовой книжки на протяжении всего периода работы.

Следуя представленной инструкции и используя предложенный бланк, вы сможете без труда оформить заявление и избежать возможных ошибок в документообороте.