При устройстве на новое место работы кандидату часто задают вопрос: «Хотите ли вы получать трудовую книжку в электронном или бумажном виде?». Ответ на этот вопрос formalизуется специальным заявлением. В этой статье мы подробно разберем‚ что это за документ‚ когда он нужен‚ как его правильно составить и какие нюансы важно учесть в условиях перехода на электронные трудовые книжки.

Что такое заявление о ведении трудовой книжки?

Заявление о ведении трудовой книжки, это письменное заявление работника‚ направленное работодателю при приеме на работу. В нем сотрудник указывает‚ в каком формате он желает получать документ‚ подтверждающий его трудовую деятельность: в форме электронной трудовой книжки (ЭТК) или в форме традиционной бумажной трудовой книжки.

Ключевое изменение: электронная трудовая книжка

С 1 января 2021 года в России начал действовать механизм электронных трудовых книжек. Информация о трудовой деятельности теперь может храниться в Социальном фонде России (СФР). Это означает:

• Основным документом‚ подтверждающим трудовой стаж‚ становится электронная трудовая книжка.
• В ней отражаются все те же данные‚ что и в бумажной: ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения‚ сведения о работодателях‚ должностях‚ датах приема и увольнения‚ основаниях прекращения трудового договора.
• Доступ к своей ЭТК у работника всегда есть через личный кабинет на портале Госуслуг или через мобильное приложение «Работа в России».

Когда и зачем нужно это заявление?

Заявление требуется в двух основных случаях:

1. При приеме на работу впервые (или после длительного перерыва)‚ когда у кандидата еще нет ни одной трудовой книжки (бумажной или электронной).
2. При увольнении с предыдущего места работы‚ если у работника уже есть электронная трудовая книжка в СФР‚ и он хочет продолжить ее ведение.

Главная цель заявления — дать работодателю четкое указание‚ как действовать дальше:

• Если сотрудник выбирает электронный формат‚ работодатель НЕ ОБЯЗАН выдавать ему бумажную книжку. Вся информация будет направляться в СФР для занесения в ЭТК.
• Если сотрудник выбирает бумажный формат‚ работодатель обязан оформить и выдать ему традиционную книжку‚ а также продолжать ее ведение.

Важное правило: одновременное хранение

Законодательство предусматривает возможность одновременного существования электронной и бумажной трудовых книжек у одного работника. Однако это возможно только при одном условии: если работник НЕ ПОДАЛ заявление об отказе от бумажной книжки.

То есть‚ если вы не написали заявление‚ работодатель вправе выдать вам бумажную книжку‚ а информацию также направить в СФР. Но если вы четко заявили о желании получать только электронную книжку‚ бумажный вариант вам выдавать не должны.

Как правильно составить заявление?

Заявление пишется в свободной форме‚ но должно содержать обязательные реквизиты и ясную формулировку. Рекомендуемый порядок:

Шапка документа

В правом верхнем углу указываются:

• Наименование работодателя (полное или сокращенное).
• Должность руководителя (например‚ Генеральный директор).
• ФИО руководителя.

Основная часть

Начинается со слова «Заявление». Далее необходимо указать:

• Свои ФИО (полностью‚ как в паспорте).
• Должность‚ на которую устраиваетесь.
• Четкий и однозначный выбор формата трудовой книжки. Используйте формулировки:
  • «Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде и не выдавать бумажный экземпляр».
  • «Прошу оформить и выдать мне бумажную трудовую книжку».

Реквизиты и подпись

Внизу документа:

• Дата составления заявления.
• Личная подпись заявителя.
• Расшифровка подписи (ФИО).

Пример заявления

Ниже представлен образец заявления‚ который можно адаптировать под свою ситуацию.

ООО "Технологии Будущего"
Генеральному директору
Иванову Петру Сергеевичу

от кандидата на должность менеджера по продажам
Сидорова Александра Владимировича

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу при приеме на работу вести мою трудовую книжку в электронном виде. В связи с этим прошу не оформлять и не выдавать мне бумажный экземпляр трудовой книжки. Все сведения о моей трудовой деятельности прошу направлять в Социальный фонд России для занесения в мою электронную трудовую книжку.

Мои данные для внесения в ЭТК:
СНИЛС: 123-456-789 00
Дата рождения: 

Подпись: _______________ / А.В. Сидоров /
 

Что еще важно знать?

При оформлении заявления помните о следующих моментах:

• Документы об образовании. Если должность требует предъявления диплома или иного документа об образовании‚ его нужно предоставить независимо от формата трудовой книжки.
• Справка об отсутствии судимости. На отдельные категории должностей (в госорганах‚ с детьми‚ в финансовой сфере) она требуется по закону.
• Отсутствие обязательного требования. Сам по себе выбор формата трудовой книжки не может быть основанием для отказа в приеме на работу.
• Изменение решения. Если после приема на работу вы передумали‚ вы можете в любой момент подать новое заявление с просьбой перевести ведение на бумажный носитель. Работодатель обязан выполнить ваше требование.

Заявление о ведении трудовой книжки — это простой‚ но юридически значимый документ. Его правильное составление защищает ваши права как работника и помогает работодателю корректно выполнить обязанности по ведению кадрового учета в цифровую эпоху. Всегда внимательно читайте текст своего заявления‚ убедитесь в четкости формулировок и правильности указанных реквизитов (особенно СНИЛС).

Примечание: Информация в статье актуальна на дату и основана на действующем законодательстве РФ (Трудовой кодекс‚ Постановление Правительства № 906). Для получения персональной консультации рекомендуется обращаться к юристу или в отдел кадров конкретной организации.