С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). В связи с этим работодатели Алтайского края и других регионов обязаны в письменном виде уведомить сотрудников о способе ведения их трудовых книжек. Данная статья подробно рассматривает, как правильно оформить и подать такое заявление.

Когда необходимо подавать заявление

Заявление о ведении трудовых книжек в бумажном виде следует подать, если:

• Работник предпочитает иметь физический документ;
• Работодатель не может обеспечить доступ к электронной системе;
• В организации действует локальный нормативный акт, предусматривающий исключительно бумажный формат.

Подавать заявление рекомендуется до 30 июня 2026 года, чтобы избежать автоматического перехода на ЭТК.

Как правильно оформить заявление

Для корректного оформления заявления следуйте этим шагам:

1. Шапка документа – укажите название организации, ФИО работника и подразделение.
2. Текст заявления – чётко сформулируйте просьбу о ведении трудовых книжек в бумажном виде.
3. Подпись и дата – подпишите заявление и укажите дату подачи.
4. Сопроводительные документы – при необходимости приложите копию трудового договора.

Пример текста заявления

«Я, Иван Иванович Петров, прошу вести мою трудовую книгу в бумажном виде, так как мне удобнее хранить и обслуживать документ в традиционном формате.

С уважением,
И. И. Петров
»

Для наглядности ниже приведён готовый шаблон, который можно скопировать и адаптировать под свои нужды.

Заявление о ведении трудовых книжек в письменном виде

Наименование организации: ________________________
ФИО работника: _______________________________
Должность: ___________________________________
Подразделение: _______________________________

Я, ______________________ (ФИО), прошу вести мою трудовую книгу (трудовую книжку) в бумажном виде.
Подпись: ______________________

Последствия несоблюдения требований

Если работник не подаст заявление в установленный срок, с 1 июля 2026 года его трудовая деятельность будет документироваться автоматически в электронной форме. Это может привести к:

• Требованию использовать электронный доступ к книжке;
• Неудобствам при предоставлении документа в сторонних организациях (банки, Пенсионный фонд и др.);
• Требованию оформить дополнительные справки.

Что делать, если срок пропущен

В случае пропуска дедлайна:

1. Немедленно направьте письменное обращение в отдел кадров с просьбой оформить бумажную форму.
2. Приложите объяснительную с указанием причины (например, отсутствие доступа к компьютеру).
3. Ожидайте официального ответа и уточнения дальнейших действий.

Полезные рекомендации

Чтобы избежать недоразумений, соблюдайте следующие советы:

• Проверьте внутренний регламент организации на предмет требований к формату трудовых книжек.
• Сохраните копию заявления и подтверждение его получения (например, электронную почту с подтверждением).
• Уточните у HR‑отдела, какие именно документы требуются для перехода на бумажный формат.

Соблюдая эти рекомендации, вы сможете уверенно управлять своим трудовым стажем и избежать нежелательных автоматических переходов на электронные формы.