В 2026 году в России действует закон, позволяющий сотрудникам выбирать форму ведения трудовой деятельности – бумажную или электронную трудовую книжку. При этом работодатель обязан предоставить сотруднику возможность оформить запись в бумажном виде, если он этого желает. В статье подробно разберём, как правильно оформить заявление о введении трудовой книжки на бумажном, какие требования к нему предъявляются и какие нюансы следует учитывать.

Правовая основа

Основным нормативным актом, регулирующим порядок ведения трудовых книжек, является Федеральный закон № 439‑ФЗ от . Пункт 5 статьи 2 этого закона гласит, что:

• Сотрудник имеет право в любой момент перейти с бумажной формы на электронную.
• Работодатель не может отказать в приёме заявления о переходе на электронную форму.
• Переход на электронную форму осуществляется по письменному заявлению сотрудника.

При этом закон не отменяет возможность оформить и вести бумажную трудвую книжку. Если сотрудник желает её сохранить, он подаёт соответствующее заявление, после чего работодатель обязан оформить документ в бумажном виде.

Когда требуется заявление о введении бумажной трудовой книжки?

Заявление о введении бумажной трудовой книжки может потребоваться в следующих ситуациях:

1. Сотрудник отказался от электронного формата и хочет вести записи самостоятельно в бумажном виде.
2. Сотрудник потерял электронную книжку и просит оформить бумажный аналог.
3. Сотрудник получил бумажную книжку в результате перехода с электронной формы (например, по требованию СФР).
4. Работодатель не имеет доступа к электронной системе (например, в небольших организациях без ИТ‑инфраструктуры);

Как правильно оформить заявление

Заявление должно быть написано в свободной форме, но обязательно содержать основные элементы:

• ФИО сотрудника.
• Должность и подразделение.
• Номер и серия трудовой книжки (если уже есть).
• Требование о ведении записи в бумажном виде.
• Дата и подпись сотрудника.

Ниже представлен образец заявления, который можно использовать в 2026 году.

Заявление о введении трудовой книжки в бумажном виде

Я, _______________________________ (ФИО), паспорт: _______________ выдан _______________ (кем), выдан _______________ (дата), 
заявил(а) о желании вести трудовую деятельность в бумажном виде.

Прошу оформить и выдать мне бумажную трудовую книжку и вести в ней записи согласно Трудовому кодексу РФ и Федеральному закону № 439‑ФЗ.
Подпись: ______________________

Сроки и порядок рассмотрения

Согласно практике, после получения заявления работодатель обязан:

• В течение трёх рабочих дней выдать сотруднику бумажную трудовую книжку с отметкой о переходе на бумажный формат.
• Внести первую запись о приёме на работу (если сотрудник только что был принят).
• Обеспечить дальнейшее ведение записи в соответствии с требованиями трудового законодательства.

Если работодатель отказывается выполнить требование, сотрудник имеет право обратиться в прокуратуру или руководитель с официальной жалобой.

Особенности перехода с электронной на бумажную форму

Переход с электронного формата на бумажный возможен в любой момент, но требует соблюдения следующих правил:

1. Сотрудник подаёт письменное заявление о переходе.
2. Работодатель оформляет бумажную книжку и вносит в неё запись о переходе.
3. Запись о переходе фиксируется в электронной базе данных СФР (для контроля).
4. После выдачи бумажной книжки сотрудник может продолжать вести её самостоятельно.

Советы работодателям

• Подготовьте образцы заявлений и разместите их в открытом доступе для сотрудников;
• Обеспечьте хранение бумажных книжек в безопасном месте (офисный архив, сейф).
• Регулярно проверяйте соответствие записей в бумажных книжках требованиям трудового законодательства.
• При необходимости предоставляйте сотрудникам консультацию юриста или HR‑специалиста.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Вопрос: Можно ли одновременно вести электронную и бумажную книжки?
  Ответ: Нет. Сотрудник выбирает одну форму – либо электронную, либо бумажную.
• Вопрос: Что делать, если бумажная книжка потеряна?
  Ответ: Сотрудник может подать заявление о выдаче новой бумажной книжки, указав причину потери.
• Вопрос: Нужно ли уведомлять СФР о переходе на бумажный формат?
  Ответ: Да. При переходе на бумажный формат работодатель обязан обновить сведения в системе СФР.
• Вопрос: Сколько времени может храниться бумажная книжка?
  Ответ: Paper‑based трудовая книжка сохраняется до тех пор, пока сотрудник не перейдёт на электронный формат или не уйдёт с работы.

Заявление о введении трудовой книжки на бумажном – важный документ, позволяющий сотруднику реализовать своё право на выбор формы ведения трудовых отношений. Правильное оформление заявления и своевременное исполнение работодателем требований гарантируют юридическую безопасность обеих сторон.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.

Источники: Федеральный закон № 439‑ФЗ от ; материалы СФР, ПФР и консультантПлюс за 2025‑2026 годы.